張健森

（國網(wǎng)陜西省電力公司延安供電公司，陜西 延安 716000）

1 檔案信息化管理的重要作用

1.1 提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理方法因為存儲量大、信息分散復(fù)雜，管理人員對歸檔的文件進行信息的提煉和綜合編研處理很困難，并且檔案的質(zhì)量受人為因素影響較大，長時間保存易出錯。然而，信息技術(shù)的快速發(fā)展為提高檔案管理水平、創(chuàng)新服務(wù)方法提供了有力的技術(shù)保證。目前，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺拓展數(shù)據(jù)來源，及時采集準(zhǔn)確的信息，極大地提高了信息收集效率，同時還能縮短檔案歸檔流程，通過對各種信息的分類與整理，建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可以為后續(xù)快速準(zhǔn)確查閱，提高工作效率。

1.2 促進檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

首先要健全檔案管理體系，并進行有目標(biāo)、有針對性地管理，進行統(tǒng)一規(guī)劃、監(jiān)督和指導(dǎo)，優(yōu)化實體管理機構(gòu)，促進檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次要培養(yǎng)高端的檔案管理技術(shù)人才，保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全性和可靠性，保障管理工作有序?qū)嵤?。最后要加強與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商的緊密合作，保證網(wǎng)絡(luò)平臺的高級別。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 國有企業(yè)管理層對檔案管理工作相關(guān)制度不夠

不夠重視檔案管理就會影響整個企業(yè)的管理工作，從而導(dǎo)致普通的工作人員認為只要掌握豐富的學(xué)識和學(xué)歷就可以晉升管理層，所以國有企業(yè)的考核就會偏重于學(xué)歷的考取和基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，而忽視檔案管理工作的重要性，從而將其交給其他工作人員，久而久之，國有企業(yè)的檔案管理就會變得越來越得不到重視，影響整個企業(yè)的工作狀態(tài)的同時還會直接影響單位工作人員的調(diào)動。

2.2 檔案信息的安全性較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面普及，其不僅給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇和便利，同時也對檔案信息的安全性造成了極大的威脅。這是因為隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進步，黑客和病毒也隨之產(chǎn)生和不斷擴大，檔案信息很容易遭到黑客和病毒的入侵，從而造成檔案信息泄露或者丟失的問題。

2.3 企業(yè)缺少檔案信息化所需的硬件和信息資源共享平臺

由于國有企業(yè)大多注重經(jīng)濟和社會效益，而對檔案數(shù)字化往往重視不夠，投入不足，一些檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備不能及時購置或更新，導(dǎo)致檔案信息化管理必要硬件設(shè)備缺失，影響檔案信息化的開展；另外，國有企業(yè)開展檔案數(shù)字化目的就是實現(xiàn)利用網(wǎng)絡(luò)化和資源共享。由于缺少必要的信息技術(shù)平臺，導(dǎo)致一些可以公開的檔案信息不能及時公開發(fā)布，導(dǎo)致員工必需的檔案信息資源不能快速便捷地被利用。

3 推進檔案信息化管理的策略分析

3.1 改進管理方法，創(chuàng)新服務(wù)體系

檔案管理人員要提升自身文化水平，轉(zhuǎn)變管理思想，在繼承傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)點的基礎(chǔ)上，研究新形式的檔案管理模式，利用先進技術(shù)，轉(zhuǎn)變方式方法，高效完成檔案管理工作。其次，要充分利用檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)新服務(wù)機制，提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，改變服務(wù)方式，全方位完善服務(wù)體系，在保證重要信息安全的前提下擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展服務(wù)途徑，使利用者能更方便、快捷、安全地利用檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務(wù)效率。

3.2 推進檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)

檔案資料數(shù)字化、信息化包含兩層意思，一是使檔案的目錄和內(nèi)容信息數(shù)字化，二是讓數(shù)字化的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化歸檔、調(diào)取查閱以及管理。加快建立檔案資料數(shù)字化、信息化，首先要轉(zhuǎn)變過去對檔案管理的認識，檔案資料的歸檔不僅僅是為了保存，應(yīng)該通過多種媒介實現(xiàn)資源的共享服務(wù)，加大地區(qū)之間和行業(yè)之間的溝通，促進城建檔案的管理。

3.3 完善檔案管理的相關(guān)制度

國有企業(yè)根據(jù)自身的實際情況，有針對性地建立適合本單位的檔案管理制度，通過該制度來有效引導(dǎo)檔案管理人員的行為，指導(dǎo)他們的工作，同時在這個制度當(dāng)中加入科學(xué)的考核指標(biāo)，來激發(fā)管理人員的工作熱情，提高工作效率。人事管理人員需通過對應(yīng)的指標(biāo)，定期對檔案管理人員進行考核，以此作為依據(jù)進行職位調(diào)整，職稱評定等過程，保證他們能夠以最好的狀態(tài)來對待工作，保證檔案管理的信息化進程得到工作人員和領(lǐng)導(dǎo)層雙重保障，以此平穩(wěn)發(fā)展。

3.4 整合數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率

首先，要大力推進檔案管理的電子化進程，促使相關(guān)部門加快數(shù)據(jù)信息的存儲和收集進程，力爭將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，全面發(fā)展原生電子文件，保證電子檔案真實性、準(zhǔn)確性、安全性。其次，要以信息化為目標(biāo)進行改革，加大對檔案管理工作的投入，加強不同檔案管理部門的合作與聯(lián)系，優(yōu)化資源類型，加強檔案管理的自動化，增強檔案的流動性和開放性，發(fā)揮凝聚效應(yīng)，使檔案應(yīng)用范圍更廣，可查閱數(shù)據(jù)更多。

3.5 注重提高檔案信息的安全性

通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統(tǒng)中竊取企業(yè)的檔案資料，甚至破壞和涂改系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，給檔案信息的安全帶來了威脅，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失?？梢圆扇∫韵麓胧﹣矸乐箒G失與破壞數(shù)據(jù)并防止計算機病毒傳染破壞系統(tǒng)；使用防火墻技術(shù)部署內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全策略，定期掃描服務(wù)器和終端客戶機中的文件，嚴(yán)格管理好檔案文件的訪問權(quán)限，完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，采購先進的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，保證用戶數(shù)據(jù)的安全性和服務(wù)的多元化，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源共享的可靠性。

4 結(jié)語

綜上所述，在全面推動國有企業(yè)改革創(chuàng)新的進程中，如何加快國企檔案管理的現(xiàn)代化改革步伐是重中之重，也是信息化技術(shù)手段應(yīng)用的必然舉措。為了提高檔案管理的質(zhì)量以及效率，滿足檔案現(xiàn)代化和智能化建設(shè)的需要，國有企業(yè)要把握信息化建設(shè)的方向，完善信息化管理措施，落實檔案管理的現(xiàn)代化以及智能化。