郝 亮

（孝義市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，山西 呂梁 032300）

事業(yè)單位在檔案管理工作當(dāng)中對(duì)信息化管理模式的應(yīng)用，不僅對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用，而且還能在一定程度上提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，為事業(yè)單位節(jié)省一定的成本。為了能夠促進(jìn)信息化管理系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出更大的價(jià)值，事業(yè)單位一定要結(jié)合自身的發(fā)展情況進(jìn)行綜合分析和判斷，然后直進(jìn)出更加完善更加全面的改革機(jī)制，針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，從而在一定程度上提高事業(yè)單位信息化檔案管理的質(zhì)量和水平。

1 事業(yè)單位信息化檔案管理工作當(dāng)中存在的主要問題

第一，檔案管理改革機(jī)制有所欠缺。目前隨著信息化建設(shè)步伐的逐漸加快，很多事業(yè)單位都針對(duì)自身單位在檔案管理工作過程當(dāng)中的不足進(jìn)行改革。雖然改革后檔案管理工作取得了一定的成效，但是在管理機(jī)制方面還有所欠缺。信息化檔案管理工作將原本的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子信息，這就使得檔案管理工作更加方便，更加便捷。但是檔案工作人員缺乏全面系統(tǒng)性的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理信息化系統(tǒng)并不能運(yùn)用自如，這就導(dǎo)致工作效率得不到有效地提升。

其二，檔案管理工作人員缺乏一定的綜合素養(yǎng)。檔案管理工作涉及的檔案信息比較復(fù)雜，工作量比較大。這個(gè)對(duì)檔案工作人員的要求就比較高，不僅需要他們具有一定的耐心和責(zé)任心，而且還要具有一定的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能[1]。但是目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員在專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能上并不能達(dá)到一定的要求，他們并沒有接受過全面性系統(tǒng)性的培訓(xùn)，這就使得工作人員的工作水平得不到有效提升，也在一定程度上降低了工作人員的積極性。

第三，檔案管理檢索和儲(chǔ)存機(jī)制不完善。目前有些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中發(fā)現(xiàn)存在有信息虛假或者檔案混亂的情況。如果事業(yè)單位在檔案管理工作過程當(dāng)中缺乏完善的檔案檢索和儲(chǔ)存機(jī)制，那就會(huì)導(dǎo)致某些檔案信息出現(xiàn)丟失的情況，這就需要檔案管理工作人員要保持一顆嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男膽B(tài)，對(duì)自己進(jìn)行嚴(yán)格要求，在工作當(dāng)中對(duì)檔案信息的檢索和儲(chǔ)存機(jī)制進(jìn)行不斷創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)順利有效開展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

2.1 對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃進(jìn)行有效完善

要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有條不紊地進(jìn)行，必須要制定完善的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理長遠(yuǎn)發(fā)展。在檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的制定過程當(dāng)中首先事業(yè)單位要對(duì)自身目前的實(shí)際情況和發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行有效明確，并針對(duì)一些詳細(xì)信息進(jìn)行研究和分析，然后根據(jù)檔案信息化管理的基本要求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善[2]。并且為了促進(jìn)檔案管理工作順利有效開展，還要促進(jìn)檔案管理各部門之間進(jìn)行積極的配合，加強(qiáng)各部門之間的溝通交流，大大提高檔案管理工作的靈活性，從而為檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)之前進(jìn)行完善的規(guī)劃管理工作，對(duì)于提高事業(yè)單位檔案信息化管理的效率和質(zhì)量具有非常重要的意義。

2.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)

要想提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中必須要堅(jiān)持以人為本的理念，定期為檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)以及技能方面的培訓(xùn)，讓每一位工作人員明確自己的崗位職責(zé)，提高他們的崗位責(zé)任心。并且事業(yè)單位還要進(jìn)行人性化管理，制定完善的獎(jiǎng)懲措施，針對(duì)工作當(dāng)中表現(xiàn)比較優(yōu)秀的檔案工作人員給予相應(yīng)的鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作人員的工作積極性，從而進(jìn)一步促進(jìn)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升。當(dāng)然也要針對(duì)工作當(dāng)中屢次犯錯(cuò)的工作人員給予相應(yīng)的懲罰，從而規(guī)范檔案工作人員的行為，促進(jìn)他們專業(yè)技能的提升。此外事業(yè)單位還要引進(jìn)一些專業(yè)素養(yǎng)比較高的復(fù)合型人才，為單位內(nèi)部檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的活力。

2.3 制定完善的檔案信息化監(jiān)督機(jī)制

為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)向規(guī)范化方向發(fā)展，事業(yè)單位還要建立完善的檔案信息化監(jiān)督機(jī)制，為了讓檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性得到一定的保障，一定要對(duì)檔案管理工作人員的相關(guān)工作行為進(jìn)行有效監(jiān)督。當(dāng)然在監(jiān)督機(jī)制建立健全的過程當(dāng)中，不僅要實(shí)行有效的內(nèi)部監(jiān)督，而且還要針對(duì)外部進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督，這樣才能促進(jìn)監(jiān)督機(jī)制發(fā)揮出更好的監(jiān)督效果。同時(shí)事業(yè)單位檔案部門還要針對(duì)相關(guān)的信息化設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中出現(xiàn)病毒，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失或者毀損的情況。此外，檔案管理工作人員還要做好對(duì)檔案信息的保密工作，以防重要的檔案信息外泄給事業(yè)單位造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 對(duì)檔案檢索和儲(chǔ)存機(jī)制進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)最根本的目的就是為了提升檔案工作的便捷性，讓檔案信息檢索更加方便，檔案信息儲(chǔ)存更加安全準(zhǔn)確。一般檔案工作人員在檔案管理信息化系統(tǒng)當(dāng)中輸入相關(guān)檔案信息或者數(shù)據(jù)的時(shí)候，為了方便后期工作當(dāng)中對(duì)所需檔案信息進(jìn)行快速檢索，檔案工作人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存。如果工作人員采用的檢索方式技術(shù)性比較強(qiáng)，工作人員就可以利用掃描的方式將檔案信息進(jìn)行有效錄入，并且還可以對(duì)檔案信息當(dāng)中的錯(cuò)誤進(jìn)行有效識(shí)別，這樣就方便工作人員采取有效的措施進(jìn)行及時(shí)修改和完善。當(dāng)然隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作人員還要對(duì)檔案信息的檢索方式和儲(chǔ)存方式進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，從而制定更加科學(xué)更加合理的信息化管理機(jī)制。所以事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐建立更加完善的檔案檢索和儲(chǔ)存機(jī)制。

2.5 豐富檔案管理的服務(wù)功能

檔案管理工作的本質(zhì)就是為客戶服務(wù)，所以提高檔案管理的服務(wù)能力也是檔案管理信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)主要是進(jìn)行檔案信息的檢索和查閱，而且服務(wù)的內(nèi)容比較單一，服務(wù)的整個(gè)過程都處于被動(dòng)狀態(tài)。而目前檔案管理工作進(jìn)入了信息化時(shí)代之后，其服務(wù)功能也變得越來越豐富了，它不僅僅只局限于對(duì)檔案信息的檢索和查閱，而且還可以針對(duì)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行智能化的分析、篩選和總結(jié)，這不僅讓使用者得到了更好地體驗(yàn)，而且在一定程度上提升了檔案管理工作的效能。

3 結(jié)語

信息化管理系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中的有效應(yīng)用，不僅是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，而且也是事業(yè)單位檔案管理工作的需求，所以事業(yè)單位要改變以往陳舊的檔案管理工作模式，對(duì)檔案管理工作當(dāng)中存在的不足和問題進(jìn)行彌補(bǔ)和個(gè)優(yōu)化，加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，提前制定完善的信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理工作人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，并且建立完善的監(jiān)督機(jī)制和檔案檢索儲(chǔ)存機(jī)制，進(jìn)一步豐富檔案管理的服務(wù)功能。大大提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位信息化檔案管理工作的有效開展。