陳寶平

（山西省忻州市五寨縣普查中心，山西 忻州 036200）

人口普查資料涉及豐富信息，可以全面客觀地直接反映出人口年齡、性別、文化水平以及遷移、住房與婚姻等基本情況，為科學(xué)制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃人民群眾的物質(zhì)、文化生活，全面有效落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略等提供關(guān)鍵性的基礎(chǔ)依據(jù)。目前，在國(guó)務(wù)院、地方各級(jí)人民政府的統(tǒng)籌規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)以及各級(jí)普查辦的全力組織下，第七次全國(guó)人口普查正如火如荼地全面開展。然而，人口普查工作所收集整理的具有機(jī)制的文件、影響或表冊(cè)等普查資料以及信息數(shù)據(jù)等資料總量十分巨大，使人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作面臨著極大挑戰(zhàn)，為此，做好人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作也成為重中之重，具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 人口普查檔案現(xiàn)代化管理的重要性

人口普查，其目的在于對(duì)人口分布、數(shù)量與結(jié)構(gòu)以及居住環(huán)境等基本情況變化作出全面準(zhǔn)確了解掌握，為科學(xué)制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃廣大群眾物質(zhì)、文化生活，落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建現(xiàn)代化社會(huì)主義，提供準(zhǔn)確詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，開展人口普查，同樣也為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、宏觀政策調(diào)整、制定科學(xué)發(fā)展規(guī)劃等方面提供關(guān)鍵性的基礎(chǔ)信息參考和數(shù)據(jù)支持。

我國(guó)屬于世界人口大國(guó)，人口基數(shù)大屬于基本國(guó)情，社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)階段，發(fā)揚(yáng)社會(huì)主義民主，開展民生工作，均需基于準(zhǔn)確詳細(xì)的人口數(shù)據(jù)，而人口普查也成為收集獲取人口信息數(shù)據(jù)的主要方法途徑?；谖覈?guó)歷次人口普查的具體情況分析，檔案現(xiàn)代化管理可以基于計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等眾多科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人口普查信息資料的全面系統(tǒng)的采集、傳輸與處理、管理等，滿足社會(huì)各方面對(duì)人口普查信息數(shù)據(jù)的多樣性需求。鑒于此，人口普查檔案現(xiàn)代化管理也具有非常重要的影響和作用。

2 人口普查檔案整理歸檔原則

1）堅(jiān)持以成文單位立卷。對(duì)人口普查檔案的全面仔細(xì)收集整理，屬于人口普查工作的關(guān)鍵一環(huán)，成文單位屬于文件材料的直接形成者，對(duì)文件材料形成規(guī)律較為數(shù)字了解?；诟骷?jí)人口普查辦公室作為單位，對(duì)文件材料的全面仔細(xì)收集規(guī)范，存在明顯的便利性，可同人口普查辦具體人員崗位責(zé)任制形成直接掛鉤，確保檔案整理任務(wù)可以保質(zhì)保量完成[1]。

2）實(shí)行“三步走”立卷法。第一步，文件材料收集和修復(fù)。針對(duì)上級(jí)下發(fā)以及本級(jí)產(chǎn)生的全部文件，可基于收、發(fā)文薄完成仔細(xì)收集，本級(jí)形成的全部文件，可基于專業(yè)組以及責(zé)任人完成單獨(dú)收集。關(guān)于鉛筆、復(fù)寫紙等起草書寫的全部文件與表格，需使用碳素墨水采取在此復(fù)制抄寫；第二步，分類組卷?；跀M定分類方案以及歸檔范圍，對(duì)收集整理的全部文件，采取初步分類立卷。第三步，編目裝訂。基于文書檔案所涉及的立卷程序，開展編號(hào)、編目和裝訂等具體工作。

3）保證文件材料齊全完整。關(guān)于各類文件收集整理，對(duì)上級(jí)下發(fā)文件進(jìn)行全部收集的同時(shí)，還需對(duì)本級(jí)所涉及的文件采取仔細(xì)收集。切勿僅僅關(guān)注“紅頭文件”，而對(duì)其他相關(guān)文件予以忽視，對(duì)本單位所產(chǎn)生的全部文件資料，不論“紅頭文件”或是內(nèi)部文件，均存在其保存價(jià)值，務(wù)必采取全部收集歸檔。由于各方來文有可能從其他地方發(fā)現(xiàn)找到，針對(duì)本機(jī)關(guān)所產(chǎn)生所有文件，僅僅為“只此家”，若出現(xiàn)散失，則難以進(jìn)行彌補(bǔ)。

4）文件和表格分開立卷。整理立卷期間，對(duì)文件類與表格類的區(qū)分，基于制成材料所具有的多樣性，對(duì)通用文件同表格采取分開立卷。相同類型表格，確保同一問題案卷緊密佩列，或是對(duì)八開表與十六開表采取分開立卷，為檔案保管與利用提供便利[2]。

3 人口普查檔案電子文獻(xiàn)化管理

1）電子文獻(xiàn)檔案利用。針對(duì)檔案部門，電子文獻(xiàn)檔案可供利用的具體途徑主要涵蓋：（1）提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為有關(guān)人員提供打印件等；（2）利用對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)播數(shù)據(jù)通信或聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡(luò)；（3）以直接利用的形式，為使用人員提供有關(guān)技術(shù)支持，以檔案信息系統(tǒng)為主，選擇可直接利用信息資料，為使用人員提供有關(guān)的檔案信息資料。

2）電子文獻(xiàn)檔案管理?；谛畔踩珜用妫瑢?duì)使用人員的管理，對(duì)提供利用載體的管理和使用中保密措施等管理。首先，使用權(quán)限審核。使用期間，系統(tǒng)對(duì)使用中身份是否合法和具體使用范圍作出自動(dòng)判定，并實(shí)現(xiàn)對(duì)操作路徑的詳細(xì)準(zhǔn)確跟蹤記錄。其次，拷貝提供和稅收。原則上，需避免對(duì)載體所儲(chǔ)存的所有電子文獻(xiàn)檔案都拷貝提供給使用人員，需利用技術(shù)手段避免拷貝文件可以進(jìn)行再次復(fù)制，并對(duì)回收拷貝采取消除處理。最后，重視使用安全管理。切勿毫無原則性為使用人員提供所有使用方式，對(duì)提供拷貝制作，務(wù)必采取嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)加密信息采取必要的加密處理，并對(duì)使用全過程采取全面跟蹤監(jiān)控[3]。

3）電子文獻(xiàn)檔案建立。（1）全面普查案卷，去冗去凈。此為檔案管理規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵初始步驟。檔案由于會(huì)出現(xiàn)重份或是不具備查考價(jià)值的文件，因此，應(yīng)對(duì)價(jià)值較小文件采取有效剔除，方可確?，F(xiàn)代化管理工作不會(huì)產(chǎn)生重復(fù)和效率過低等問題。（2）基于工作具體標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范著錄工作。著錄屬于開展現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵基礎(chǔ)，同樣是對(duì)輸入至計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)詳細(xì)精準(zhǔn)產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵性前期工作。同時(shí)，《檔案著錄規(guī)則》也對(duì)著錄工作所涉及的最基本依據(jù)作出嚴(yán)格規(guī)范，需基于《檔案著錄規(guī)則》作為基礎(chǔ)依據(jù)，結(jié)合具體情況和計(jì)算機(jī)管理所涉及的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合人口普查檔案著錄的具體細(xì)則。（3）統(tǒng)一分類號(hào)，確保檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索所具有的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，即可以滿足檢索的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)需求。為使檢索可以保證完整，分類期間，務(wù)必基于《中國(guó)檔案分類法》完成具體分類工作，基于人口普查實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的具體細(xì)則。此外，分類期間，同樣需提高校審力度，對(duì)分類作出做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和校正。同樣需要經(jīng)常性組織人員開展交流學(xué)習(xí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、思想認(rèn)識(shí)，確保前后標(biāo)引保持一致，同類文件標(biāo)引保持一致，使管理更加規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。 （4）規(guī)范題名，確保檢索查準(zhǔn)率。檔案分類號(hào)確保檢索查全率，題名準(zhǔn)確無誤確保檢索查準(zhǔn)率。所以，確保查全率的同時(shí)，還需對(duì)查準(zhǔn)率加以重點(diǎn)關(guān)注，著錄期間，需對(duì)題目采取統(tǒng)一規(guī)范。規(guī)范題名需遵循的原則和要點(diǎn)：第一，填寫題名項(xiàng)期間，應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱加以嚴(yán)格規(guī)范，盡可能避免檢索期間遇到含混模糊、文不對(duì)題與無法識(shí)別等問題；第二，對(duì)題名具有的要素加以標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。基于計(jì)算機(jī)檢索的具體標(biāo)準(zhǔn)，著錄期間對(duì)題名所涉及的責(zé)任者與文中和事由進(jìn)行逐個(gè)列出，必要情況下，還需添加人名、時(shí)間與地點(diǎn)等基礎(chǔ)要素。此外，可通過計(jì)算機(jī)單詞輸入多次輸出的功能，對(duì)關(guān)鍵詞項(xiàng)所設(shè)計(jì)的人名、機(jī)構(gòu)和實(shí)踐作出單獨(dú)著錄，為后期制作分類目錄等檢索工具提供基礎(chǔ)依據(jù)[4]。

4 結(jié)論

綜上所述，第七次全國(guó)人口普查的全面大力開展，人口普查信息數(shù)據(jù)的檔案資料管理工作也面臨著極大的挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)人員務(wù)必對(duì)現(xiàn)代化管理工作予以高度重視，對(duì)信息技術(shù)、云存儲(chǔ)與大數(shù)據(jù)技術(shù)等全新科學(xué)技術(shù)加以有效應(yīng)用，從而提高人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作的效率和質(zhì)量，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展規(guī)劃等提供關(guān)鍵性數(shù)據(jù)支撐。