陳大超

（承德市雙灤區(qū)審計(jì)局，河北 承德 067000）

1 審計(jì)檔案工作的重要性

1）為國(guó)有資產(chǎn)的安全性提供必要保障。國(guó)有企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系的命脈，對(duì)增強(qiáng)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有著非常重要的作用[1]。但是由于國(guó)有資產(chǎn)的低效運(yùn)營(yíng)、低價(jià)轉(zhuǎn)讓和虛假評(píng)估，會(huì)讓國(guó)有資產(chǎn)流失非常嚴(yán)重。因此加強(qiáng)審計(jì)檔案管理工作可以為國(guó)有資產(chǎn)的安全性提供必要的保障。以高校國(guó)有資產(chǎn)的檔案審計(jì)工作為例，在深化教育改革的大背景下，很多高校在合并辦學(xué)過(guò)程中，需要對(duì)合并辦學(xué)的財(cái)務(wù)狀況資產(chǎn)核定債務(wù)進(jìn)行相關(guān)的審計(jì)。因此強(qiáng)化審計(jì)檔案會(huì)將高效的有形資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)檔案進(jìn)行充分收集，并且在后續(xù)的資產(chǎn)評(píng)估中，借助一定的審計(jì)手段核定有形資產(chǎn)，將無(wú)形的資產(chǎn)變?yōu)橛行钨Y本，可以有效避免國(guó)有資產(chǎn)的流失。

2）提升檔案的數(shù)據(jù)的完整性，提升檔案利用率。在新檔案審計(jì)管理下，通過(guò)電子設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行全方位的保存，不僅保存原始數(shù)據(jù)，還可以對(duì)原始數(shù)據(jù)的加工過(guò)程進(jìn)行全面的記錄，有效地提升了審計(jì)檔案的質(zhì)量。借助于現(xiàn)代電子設(shè)備的應(yīng)用，檔案人員只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞就能找到相關(guān)的審計(jì)檔案，這樣可以有效地對(duì)所需要的審計(jì)檔案進(jìn)行搜索，提升了審計(jì)檔案的工作效率[2]。

2 傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理存在的不足

1）傳統(tǒng)審計(jì)檔案信息的詳細(xì)度不夠。在傳統(tǒng)的審計(jì)檔案管理中，存在審計(jì)檔案資料記錄不全面的情況，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的審計(jì)檔案一般是以復(fù)印件或者是加工后的數(shù)據(jù)留存的，只是把最關(guān)鍵的檔案資料進(jìn)行保存，傳統(tǒng)審計(jì)檔案的保存會(huì)占用很大的空間，所以大量的原始憑證無(wú)法保存。在傳統(tǒng)的審計(jì)檔案管理工作中，如果要對(duì)審計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的更換，需要根據(jù)更換的需求找到相對(duì)應(yīng)的審計(jì)檔案。但由于工作人員的記憶能力有限，又面臨大量的審計(jì)檔案管理工作，工作人員要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更換，所以審計(jì)檔案的內(nèi)容無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，審計(jì)檔案的信息不全面。

2）傳統(tǒng)審計(jì)檔案查詢難度大，資源浪費(fèi)。在傳統(tǒng)的審計(jì)檔案管理中，要查閱傳統(tǒng)的審計(jì)檔案，需要相關(guān)的工作人員和機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批，再經(jīng)過(guò)卷宗類(lèi)別、案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷頁(yè)碼等一系列流程進(jìn)行查詢，這樣繁瑣的查詢，會(huì)造成審計(jì)檔案利用效果差、檔案利用效率很低[3]。傳統(tǒng)的審計(jì)檔案一般都是紙質(zhì)的檔案資料為主的，它們會(huì)占用大量的空間，也無(wú)法高效地進(jìn)行內(nèi)容更換，會(huì)造成大量的審計(jì)檔案資料堆積在檔案室內(nèi)，造成資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

3）傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理人員工作技能有限。傳統(tǒng)的審計(jì)檔案人員檔案管理能力有限，這是受到物質(zhì)條件等方面的限制，除了極少數(shù)的專職檔案人員經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)外，大多數(shù)都是經(jīng)過(guò)了簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就進(jìn)行審計(jì)檔案的管理工作，他們只是簡(jiǎn)單的對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行保管，無(wú)法進(jìn)一步地完善審計(jì)檔案的內(nèi)容，也無(wú)法對(duì)審計(jì)檔案做好管理，不能真正讓審計(jì)檔案發(fā)揮最大的作用。

4）無(wú)法適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需求。隨著審計(jì)信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主的審計(jì)檔案面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，辦公自動(dòng)化的形成，對(duì)審計(jì)工作的效率要求進(jìn)一步提升，對(duì)審計(jì)檔案的質(zhì)量和管理工作提出了更嚴(yán)格的要求[4]。為了滿足現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展，審計(jì)檔案的管理要與審計(jì)事業(yè)單位的發(fā)展相同步，與信息化的時(shí)代相協(xié)調(diào)，要不斷提升審計(jì)檔案的質(zhì)量，提升審計(jì)檔案管理工作的效率。

3 審計(jì)檔案工作優(yōu)化的主要途徑

1）建立健全審計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。完善的檔案規(guī)章制度是進(jìn)行科學(xué)審計(jì)管理的必然途徑，也是審計(jì)工作進(jìn)行科學(xué)化管理的基礎(chǔ)。從宏觀而言，審計(jì)檔案的工作是國(guó)家檔案的重要組成部分。從微觀上看，審計(jì)檔案管理是審計(jì)單位在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督過(guò)程中的重要組成部分，因此增強(qiáng)檔案管理需要強(qiáng)有力的審計(jì)檔案管理規(guī)章制度作為有效地保障。如果只是從口頭上對(duì)審計(jì)檔案的管理進(jìn)行說(shuō)明，是不會(huì)引起各單位的重視的，只有地方單位結(jié)合審計(jì)法的相關(guān)規(guī)定，制定全面的規(guī)章制度，對(duì)審計(jì)管理進(jìn)行要求，才能夠提升全體人員的重視度，保障檔案管理工作的高效進(jìn)行[5]。例如，在檔案法中規(guī)定，要因地制宜地建立健全規(guī)章制度，做好檔案材料的把關(guān)，確保資料來(lái)源正規(guī)，保障審計(jì)檔案的質(zhì)量，通過(guò)健全規(guī)章制度，建立起有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，如果檔案管理人員在工作中出現(xiàn)失誤，對(duì)他們進(jìn)行懲罰，這樣也能引起他們對(duì)檔案管理工作的重視。

2）嚴(yán)格把握審計(jì)檔案的資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員在進(jìn)行審計(jì)檔案的管理工作中，需要在檔案管理制度制約下，對(duì)審計(jì)檔案的材料進(jìn)行把關(guān)，這主要是從檔案材料信息來(lái)源的可靠性和全面性來(lái)進(jìn)行，秉承著客觀真實(shí)的原則，保障審計(jì)檔案內(nèi)容來(lái)源的可靠、真實(shí)。對(duì)于相關(guān)審計(jì)工作所涉及的檔案要全面地進(jìn)行收集，只有這樣才能夠保證后續(xù)在使用審計(jì)檔案中，確保信息的完整性[6]。比如在對(duì)某一個(gè)基建項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)工作的時(shí)候，這個(gè)項(xiàng)目需要涉及投資方、施工方等諸多單位，審計(jì)機(jī)關(guān)的人員需要對(duì)每個(gè)實(shí)施審計(jì)的單位都下發(fā)審計(jì)書(shū)，并且按照實(shí)施審計(jì)單位的數(shù)量出具建議和審議決定，然后按照審計(jì)檔案歸檔工作，讓審計(jì)單位分別進(jìn)行立卷歸檔，這樣的收集工作，才能夠保證審計(jì)檔案資料的完善性，因此這就需要重視對(duì)審計(jì)檔案資料的日常收集和整理。基建項(xiàng)目是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，因此檔案的管理也是一個(gè)積累性、長(zhǎng)期性的工作。審計(jì)檔案不是由一份資料組成的，而是由很多份資料集合而成的，所以還需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過(guò)整理行程。這就需要審計(jì)檔案工作人員對(duì)檔案資料做到勤收集多整理，深入到審計(jì)工作一線，與項(xiàng)目審計(jì)人員進(jìn)行交流，了解審計(jì)工作進(jìn)展情況，將審計(jì)資料收集得更加完整，保障審計(jì)資料的準(zhǔn)確性和完整性。

3）提升審計(jì)檔案管理人員的專業(yè)能力。在新審計(jì)檔案管理的背景下，要推動(dòng)審計(jì)檔案管理的完善，就需要不斷提升審計(jì)檔案管理人員的專業(yè)能力。為適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的需要，審計(jì)檔案人員需要了解相應(yīng)的信息技術(shù)，這樣才能夠適應(yīng)審計(jì)檔案的信息化發(fā)展，如相關(guān)的審計(jì)檔案管理部門(mén)可以邀請(qǐng)信息專家、會(huì)計(jì)專家對(duì)審計(jì)檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)講解和計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，提升他們的信息技術(shù)操作能力。還需要全面提升審計(jì)人員的宏觀意識(shí)，在新時(shí)期審計(jì)檔案管理工作迎來(lái)了新變革、新發(fā)展，因此也需要提升審計(jì)人員的意識(shí)，培養(yǎng)全面發(fā)展的綜合型人才。審計(jì)檔案管理人員不僅需要精通信息技術(shù)，還要對(duì)檔案管理審計(jì)知識(shí)進(jìn)行了解。精通信息技術(shù)能夠操作相關(guān)的電子軟件，讓審計(jì)檔案管理更加科學(xué)化和系統(tǒng)化，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，提升檔案的利用效率。

4）全面推廣現(xiàn)代信息化檔案管理方式。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，審計(jì)檔案工作要想在新審計(jì)檔案管理的大背景下得到更好的發(fā)展，需要全面推廣現(xiàn)代信息化的檔案管理方式。讓審計(jì)檔案的管理適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，提高檔案管理工作的安全性和工作效率。因?yàn)閷徲?jì)檔案工作管理工作量大，所涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)都非常的重要，為了提高審計(jì)檔案的安全性，可以利用現(xiàn)代化的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行管理。在審計(jì)檔案管理中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系，檔案管理部門(mén)可以建立信息化的工作系統(tǒng)，讓其他各部門(mén)都可以在工作系統(tǒng)中進(jìn)行交流，集思廣益，促進(jìn)審計(jì)檔案管理工作的開(kāi)展。