劉元菊
(四川省攀枝花市社會體育指導中心,四川 攀枝花 617000)
檔案是各種主體從實際活動中直接形成的來源記錄。檔案是構成社會記憶和人們記憶的重要信息來源。檔案管理是運用科學的原則和方法來管理檔案,為各種社會實踐活動提供服務的一項工作。同時檔案作為單一的源檔案,包含著大量的信息資源,需要及時識別和開發(fā),以挖掘其深刻的價值,發(fā)揮其在信息資源中的強大作用。隨著社會對檔案使用需求的日益增長,檔案管理的重點逐漸從檔案實體的保存發(fā)展到檔案信息的開發(fā)利用。事業(yè)單位檔案包含個人檔案和事業(yè)單位發(fā)展歷史等有價值的信息。目前,事業(yè)單位檔案管理還存在許多問題。因此,我們必須提高檔案管理意識,找到提高檔案管理質量的關鍵和正確的方法。檔案管理應以科學的管理規(guī)范為基礎,制定規(guī)范管理的關鍵。員工必須在日常檔案管理過程中保存工作記錄,不斷豐富事業(yè)單位的檔案信息。
創(chuàng)建檔案是為了利用收集,檔案起著非常重要的作用,其中最重要的是作為參考資料的價值。隨著社會文明的發(fā)展,這一作用越來越重要。事業(yè)單位檔案管理的各個關鍵環(huán)節(jié),反映各單位的發(fā)展歷史。這是衡量單位工作成果和管理的重要依據(jù)。檔案業(yè)務可以記錄公司的發(fā)展過程,并設定未來的發(fā)展方向。處理事業(yè)單位檔案業(yè)務,有利于公司領導快速掌握當前業(yè)務情況,及時替代發(fā)展方向。
現(xiàn)階段,我國經(jīng)濟社會發(fā)展脫節(jié),事業(yè)單位的工作和管理發(fā)生了許多變化。檔案管理還應滿足公司整體發(fā)展需要。事業(yè)單位的發(fā)展直接關系到檔案管理的實施,這不僅可以顯示事業(yè)單位的內部成長,而且影響著人們的生活,是事業(yè)單位管理實施的重要保證。在信息技術背景下,傳統(tǒng)的管理模式無法滿足行政機關和人民群眾發(fā)展的需要,因此,急需加強檔案管理,提高檔案管理效率,充分發(fā)揮文件的內在價值,提高事業(yè)單位的業(yè)務水平和服務水平。為了更好地解決這一問題,應首先分析當前檔案管理工作中的經(jīng)驗和困難,然后從現(xiàn)在開始突破困境,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
1)不夠重視檔案管理。大部分事業(yè)單位負責人沒有真正重視檔案管理。他們認為,檔案管理的作用相對只適用于員工檢索數(shù)據(jù)時的文件。檔案管理意識是按慣例建立的,直接影響著檔案管理的效率和質量。此外,檔案管理沒有財務與人員資源的投入,最終導致了數(shù)據(jù)管理的混亂。機械文檔管理由于繁瑣而變得枯燥乏味,為了解決數(shù)據(jù)不能直接應用的問題,領導將數(shù)據(jù)過濾為固定值,檔案管理的標準化水平就會很低,影響檔案管理的保密性,檔案管理不能在管理理念上實現(xiàn)突破和創(chuàng)新。
2)管理不規(guī)范。由于管理方法相對落后,硬件嚴重短缺是新時代檔案管理工作發(fā)展的缺失。檔案管理長期以來缺乏人們的關注,資金不足,檔案設施落后,導致大量紙質材料庫存。檔案管理模式十分落后,現(xiàn)代化水平相對較低,計算機信息技術普及率相對較低。事業(yè)單位的大多數(shù)員工仍然會選擇傳統(tǒng)的管理方法。檔案管理的業(yè)務工作只能開展檔案識別處理。存在安全問題,員工根據(jù)自己的經(jīng)驗管理檔案。
3)人員素質不高。目前,事業(yè)單位雖有檔案專業(yè)人員進行檔案管理,但具有計算機背景的人員較少。由于檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技管理人才,很難在事業(yè)單位建立檔案管理信息。目前事業(yè)單位檔案管理信息數(shù)據(jù)存在諸多錯誤,部分事業(yè)單位需要臨時錄入數(shù)據(jù)以應對突擊檢查,這也導致數(shù)據(jù)記錄在短時間內急劇增加。在此期間,管理人員很難完成數(shù)據(jù)的校對,容易發(fā)生問題。由于缺乏專業(yè)的計算機技術人員,即使組織采用現(xiàn)代設備進行檔案管理,仍然面臨著無人能用的困境。管理人員的專業(yè)素質低,檔案信息不足會導致更多的數(shù)據(jù) 錯誤。
4)信息化智能化程度較低。檔案管理是信息化道路上的必然趨勢,但這并不意味著檔案管理必須是信息化的。無論是數(shù)字檔案還是紙質檔案,重點是如何協(xié)調這兩類檔案的管理。信息時代的人錯誤地認為信息時代的計算機可以取代許多東西。錯誤地認為創(chuàng)建數(shù)字檔案后,不再需要紙質檔案。在這種情況下,大多數(shù)紙質檔案都存放在文件盒中,但文件盒太脆弱了無法長久儲存。
1)創(chuàng)新管理理念。隨著新時代的快速發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理必須加強自身管理理念的創(chuàng)新,適應時代的發(fā)展趨勢,提高事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識。鼓勵員工發(fā)表意見和參與管理,要充分認識每一位員工的關鍵作用,對優(yōu)秀員工提供一定的激勵,樹立良好的創(chuàng)業(yè)精神,使每一位員工的崗位上脫穎而出,為社會發(fā)展作出貢獻,促進的科技發(fā)展。注重事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新,積極引用優(yōu)秀經(jīng)驗和案例,結合自身實際有機創(chuàng)新,真正提高事業(yè)單位檔案管理效率。
2)強化制度建設,推進科學管理。根據(jù)相關法律法規(guī)補充檔案管理的各種法規(guī)制度,檔案管理的各個環(huán)節(jié)必須按規(guī)定執(zhí)行。規(guī)范工作和明確的權責收取范圍,確保規(guī)范檔案統(tǒng)計識別,查對檔案產(chǎn)品目錄、借閱手續(xù)和銷毀登記。同時,要加強日常自查、復制、歸檔等有價值的信息工作,為檔案管理中的信息交流提供了更有效的參考。
3)引進高素質的專業(yè)人員。政府可以通過提供豐厚的福利、更高的工資和更多的發(fā)展機會來引進和留住人才。政府可以在引進人才的同時,抓住機遇,開展事業(yè)單位檔案建設,走向市場,創(chuàng)造價值,提升高端人才吸引能力。其次,對事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員進行再培訓。檔案管理應通過教育培訓對專業(yè)技術人員進行培訓,這可以幫助組織掌握更先進的知識和技術,提高檔案信息管理水平,全面實現(xiàn)檔案信息管理。
4)加強數(shù)字化檔案管理的建設。目前,數(shù)字加密技術包括數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術、認證技術等。數(shù)字技術可以有效地更新、整合和補充文檔。利用數(shù)字技術建立統(tǒng)一的檔案信息平臺,收集并添加數(shù)字檔案管理到組織。數(shù)字檔案作為組織的重要無形資產(chǎn),能夠真正實現(xiàn)社會效應,因此企業(yè)必須加強數(shù)字檔案的管理和建設。在這個過程中,機構可以召集相關的技術人員,或者接受外部教育,將數(shù)字技術應用于檔案管理。
事業(yè)單位一般是知識密集型單位,其檔案管理可能非常復雜,但檔案操作的價值很重要,檔案工作的異?;瘯韲乐氐膯栴}。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見證,是修訂措施的關鍵,本文介紹事業(yè)單位如何優(yōu)化檔案管理。事業(yè)單位要充分發(fā)揮檔案的作用和價值,高度重視檔案管理作為社會發(fā)展的重要組成部分。不斷提高歸檔管理的效率和水平,確保事業(yè)單位發(fā)展,從而促進社會發(fā)展。