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        機(jī)構(gòu)編制檔案管理之我見

        2021-04-14 21:57:40
        卷宗 2021年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理

        葉 萍

        (吉林省梅河口市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心,吉林 梅河口 135000)

        機(jī)構(gòu)編制部門是配置黨的執(zhí)政資源、加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)、鞏固國家政權(quán)的基礎(chǔ)性部門,擔(dān)負(fù)著推進(jìn)行政管理體制改革和研究擬定機(jī)構(gòu)改革方案、科學(xué)組織實施的職責(zé),對事關(guān)重大體制改革提供咨詢和建議的職責(zé),規(guī)范各級政府在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展方面的事權(quán)劃分的職責(zé),做好各部門之間和上下級部門之間職能協(xié)調(diào)的職責(zé)以及機(jī)構(gòu)編制日常管理的職責(zé)等。因此,機(jī)構(gòu)編制工作中檔案信息管理工作必要圍繞中心,服務(wù)大局,為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供信息參考服務(wù)。

        1 提高認(rèn)識,了解檔案管理工作的重要意義

        1.1 加強(qiáng)檔案管理,是編制部門資料的查找和收集必要的保障

        首先,機(jī)構(gòu)編制檔案資料不應(yīng)該只是收藏,最重要的應(yīng)該是應(yīng)用、參考。檔案具有收藏量大、內(nèi)容豐富等特點,因此,加強(qiáng)檔案的管理對于檔案資料的查找和收集有著重要的作用。其次,檔案資料大都是通過不同途徑收集得到的,這些資料不一定全部都是有用信息,因此需要對資料進(jìn)行處理加工和編排,然后把這些資料放入資料庫中。資料的信息管理人員必須緊緊抓住主要內(nèi)容,對收集的資料進(jìn)行認(rèn)真地取舍,避免誤區(qū)和盲區(qū)的出現(xiàn)。最后,對于價值重要的資料應(yīng)該盡最大努力廣泛收集,以及時補添新內(nèi)容、加快新進(jìn)展。再增添新資料的過程中要以事實為依據(jù),切忌主觀臆造、弄虛作假,對待資料要認(rèn)真負(fù)責(zé),盡最大努力保證完整性和準(zhǔn)確性,否則就失去了檔案存在的意義。

        1.2 加強(qiáng)檔案管理,有助于機(jī)構(gòu)編制檔案作用的充分發(fā)揮

        加強(qiáng)檔案的管理,把檔案信息源的功能滲透到機(jī)構(gòu)編制檔案及其他管理工作的每個方面,對于管理、社會資源配置,都提供了真實準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)。還利于科研成果和科學(xué)化水平的形成,加快促進(jìn)部門科研成果以及學(xué)術(shù)交流活動的開展。

        1.3 檔案管理的信息化是機(jī)構(gòu)編制的重要組成部分

        檔案從本質(zhì)上講就是一種無形資產(chǎn),是機(jī)構(gòu)編制資產(chǎn)的一種重要形式。檔案的資產(chǎn)本質(zhì)讓其成為管理工作的動力和重要因素。作為資產(chǎn)的一種形式,可以把檔案的管理信息化,投入到機(jī)構(gòu)編制的管理等活動中來,同時還可以把活動過程完整地記錄下來,為可持續(xù)發(fā)展提供動力。

        2 加強(qiáng)檔案管理,推進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理創(chuàng)新

        2.1 完善基礎(chǔ)工作,做好檔案材料的歸檔工作

        在以往的機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中經(jīng)??梢园l(fā)現(xiàn)檔案材料的缺失和遺漏問題,如不能妥善解決這些問題將會影響到機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作職能的發(fā)揮。在新時期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中,要重視提高歸檔效率和檔案材料的質(zhì)量,力爭做到精益求精,以保證機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的實效性。

        首先,與機(jī)構(gòu)編制相關(guān)的檔案材料應(yīng)及時歸檔,包括編委(辦)文件、機(jī)構(gòu)改革文件、黨委政府對機(jī)構(gòu)編制事項的審批文件、事業(yè)單位登記形成的文件、機(jī)構(gòu)編制實名制管理材料、機(jī)構(gòu)編制核查形成的材料等,冗余的材料要清除出去,如果發(fā)現(xiàn)有些事項沒有檔案文件記錄,要采取人工記錄方式并經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后才能歸檔,確保檔案材料的完整性。

        其次,檔案材料有著多種多樣的形式,對于紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲音和影像資料等都要運用不同的保管方式,按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程開展機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作,還要加大資金和技術(shù)投入力度,構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng),用不同載體來記錄數(shù)據(jù)信息,提高檔案資料的價值,使之能夠得到更為廣泛和有效地使用。

        最后,盡可能地縮短文件資料的歸檔時間,利用機(jī)構(gòu)編制檔案管理專用軟件來實施對檔案材料的管理,將檔案材料的完整信息錄入到軟件中,將其劃歸到特定的分類中,還要將紙質(zhì)文檔的保管位置標(biāo)注出來,這樣當(dāng)需要使用相關(guān)材料時就可以迅速調(diào)出,檔案材料的管理和利用水平也會有所提升。

        2.2 加強(qiáng)培訓(xùn),不斷提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)

        檔案管理人員在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中起到了不容忽視的作用,要想保證機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的順利高效開展,檔案管理人員必須要充分認(rèn)識到該項工作的重要性,具備良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識,對于檔案管理知識和技術(shù)知之甚祥,勇于打破傳統(tǒng),不斷用創(chuàng)新理念和方法來開展相關(guān)工作,始終保持對機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的高度熱忱。要求在檔案管理人員隊伍建設(shè)中能夠著重做好兩項工作:

        第一,選拔素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員,了解檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展需求,給其提供良好的薪資待遇,激發(fā)檔案管理人員的工作熱情,調(diào)動他們的內(nèi)在潛能,提高他們的工作效率和工作質(zhì)量;第二,定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),將新思想、新技術(shù)傳授給檔案管理人員,加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)道德教育,使其素質(zhì)、知識、能力都更為符合機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作實際要求,用飽滿的熱情和蓬勃的斗志來迎接各類工作挑戰(zhàn),促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

        2.3 加強(qiáng)檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        信息化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的前提,也是檔案管理快速、有效和健康發(fā)展的保障。要從行政和技術(shù)兩個方面指導(dǎo)并規(guī)劃管理,統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)行動,以增強(qiáng)各組織機(jī)構(gòu)的交流合作,進(jìn)一步推動檔案管理和服務(wù)的進(jìn)步,實現(xiàn)資源的共用共享。

        檔案管理人員在充分調(diào)研的前提下,以推廣檔案的電子文件標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ),以研制和推行高端電子文件為重點,加快機(jī)構(gòu)編制管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的制定與推行,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全保密問題。

        2.4 認(rèn)真落實相關(guān)制度,強(qiáng)化程序意識

        為了保證機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的規(guī)范化開展,必須要制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?,并由相關(guān)職能部門加以審核,以便于給檔案管理人員提供標(biāo)準(zhǔn)化的工作依據(jù),使其認(rèn)識到機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格規(guī)范自身行為,不做違反制度和程序的事情,這樣機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量才能邁上一個嶄新的臺階。除此之外,機(jī)構(gòu)編制部門在職能調(diào)整和機(jī)構(gòu)、編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)增減等事項的編制上具有權(quán)威性,其他部門無權(quán)做出干涉,一旦發(fā)現(xiàn)違反審批程序的現(xiàn)象機(jī)構(gòu)編制部門將不予受理,對未經(jīng)編委、編辦研究的重大機(jī)構(gòu)編制問題,黨委、政府不得將其列入會議議題。

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