吳 茜

（桂林市機關后勤服務中心，廣西 桂林 541100）

人事檔案主要記錄的是個人相關信息，這一工作是人事管理工作中非常重要的一項內容。如想人事檔案能夠得到有效利用，必須要對人事檔案進行有效的收集與整理。如想提升管理工作水平，需使人事檔案管理工作真實作用得到有效發(fā)揮，并同時還可以合理應用現代化手段，如此才可以使整個管理工作能夠有序進行。

1 在人事檔案現代化過程中的問題

1.1 人事檔案現代化管理水平落后

因為人事檔案工作人員對檔案管理工作并不重視，而且對于工作人員并沒有進行系統(tǒng)化的培訓，而且管理水平比較欠缺，管理手段較落后，致使檔案管理人員工作能力比較低，而且對于工作的時間觀念認識度不夠，對于很多檔案也并未及時地分類和歸檔，這些問題說明管理人員對于本職工作的態(tài)度并不端正，只做一些表面性工作。再加上與別的部門配合度不足，為此使得檔案管理難度有所增加，并且還會致使檔案信息資料缺失，而且在查找資料時也會受到阻礙。除此之外，一些檔案管理人員一人擔任多個職位，如此便會對人事檔案管理工作質量產生影響，使檔案管理工作存在很多漏洞[1]。

1.2 從事人事檔案現代化管理的工作人員素質低

最近幾年，一些單位使用了數字化辦公系統(tǒng)，然而，負責人事檔案管理的工作人員本身缺少對于信息化辦公系統(tǒng)操作的能力及經驗，無法正常應用現代化手段來整理人事檔案資料，一些先進高效的硬件設施也并未得到有效應用，導致檔案管理工作一直無法提高效率。除此之外，還有一些剛入職的新員工沒有受到專相應專業(yè)性的業(yè)務培訓和學習，所以在使用現代信息化系統(tǒng)管理檔案時會比較吃力。

2 人事檔案管理現代化問題解決對策

2.1 大力普及人事檔案現代化管理重要性意識

單位領導需對人事檔案管理提高重視度。在具體管理工作過程中，需組織專職人員來負責檔案管理工作，同時還需固定時期的對人事檔案管理情況及人事調動情況進行了解，結合工作過程中所存在的具體問題來設置最為適合的解決對策，安排好一段時間內人事檔案工作。相應部門還需大力配合人事檔案管理部門做好資料收集，并及時地將資料上傳給相關部門[2]。在此過程中，作為人事檔案管理部門還需對檔案管理工作加大資金與人員方面的投入，以提升整個部門工作人員對人事檔案管理工作重要性的高效認識，由此促進各項工作的有效落實。固定時期組織人員進行關于人事檔案管理的相關培訓，以提升工作人員對人事檔案管理工作的重視度，由此確保有價值的檔案信息可以及時上傳到檔案管理的相關部門，讓其做好人事資料的存檔工作。只有如此才可以確保信息與實際人員情況統(tǒng)一性。

2.2 人員素養(yǎng)提升及現代化信息系統(tǒng)的有效應用

人事檔案管理與別的工作相比存在很大差距，工作較枯燥，長期如此，較易造成工作人員形成消極心理[3]。然人事檔案管理需做到嚴謹、精細、負責，如果相應制度不完善便會致使管理工作出現紕漏。所以，人事檔案管理部門需不斷健全和升級相關制度和規(guī)范。在新人入職時便對其開展針對人事檔案管理工作的相應培訓，讓工作人員清晰了解和掌握人事檔案管理相關制度和規(guī)范，由此有效保證人事檔案管理分類工作能夠及時、有效地完成。對檔案管理監(jiān)管機制需不斷完善，首先需設置專門的監(jiān)督管理部門，對于并未及時進行歸檔和分類的個人檔案，及丟失損壞個人檔案的人員在追究其責任的同時，還需對其進行相應處罰。合理制定人事檔案管理工作評價標準，同時監(jiān)督部門需結合標準對工作人員進行評價。設定獎罰制度，對盡職盡責和具有創(chuàng)新能力的人員，應給予合理的獎勵，對于一些責任意識不強，不依據制度標準工作的人員需給予一定的處罰，這樣可以有效調動人員工作熱情，同時讓工作人員可以主動做好人事檔案管理工作相關工作。除此之外，還需大量應用計算機現代化信息系統(tǒng)，實施人事檔案資料信息的有效錄入與資料的收集，在信息錄入過程中，需對信息真實性提高重視。

3 結語

總體來說，促進人事檔案實現現代化信息管理，可以明顯提升工作效率與人事檔案資料利用價值，這對于人事工作重要性的有效發(fā)揮具有非常重要的作用。為此相關管理人員需充分認清現時期人事檔案管理工作中存在的各類問題，并結合問題，構建與之相匹配的監(jiān)管機制，不斷健全人事檔案管理制度。此外還需加強工作人員培訓力度，保證人事管理工作可以更高效地為相關工作提供更高效的服務。