張 蕊

（河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，天津 300250）

隨著當(dāng)前整體社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快，經(jīng)濟(jì)的提升使得大量的勞動(dòng)力走入就業(yè)市場(chǎng)，因此這也使得當(dāng)前社會(huì)上出現(xiàn)了這樣的情況，就是隨著人才流動(dòng)性的加大，就會(huì)導(dǎo)致人人事檔案管理始終處于動(dòng)態(tài)管理當(dāng)中，因此只有實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)人事檔案管理，并確保在移交檔案管理上實(shí)現(xiàn)對(duì)移交工作的進(jìn)一步優(yōu)化，從而才能確保在實(shí)際開展工作上減少問題的發(fā)生，以此才能給企業(yè)的運(yùn)行帶來保障，并避免責(zé)任事故的糾紛，從而才能通過管理工作的落實(shí)來確保企業(yè)的運(yùn)行更加穩(wěn)定。

1 人事檔案移交工作的重要性

人事檔案管理有著一般檔案管理工作開展的共性，也有自身的獨(dú)特特點(diǎn)，因?yàn)樵跈n案資料管理上，它有著特殊的意義，并且它更具有動(dòng)態(tài)特性，而且其資料內(nèi)容上，會(huì)根據(jù)人事調(diào)動(dòng)關(guān)系的不斷變化而呈現(xiàn)遞增的特性，所以在進(jìn)行管理的過程中，就必須要保證人事資料的完整性和全面性，這樣才能真實(shí)客觀地反映出員工自身的信息資料。同時(shí)，由于人事檔案的內(nèi)容往往又包含了員工的個(gè)人隱私，因此在進(jìn)行管理上，就必須要依據(jù)我國(guó)法律規(guī)定的內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效保管[1]。除此以外，在進(jìn)行基本管理時(shí)，由于個(gè)人職務(wù)晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等事項(xiàng)的發(fā)生，人事檔案管理人員也要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的不斷擴(kuò)充，所以在進(jìn)行檔案移交的過程中，有時(shí)就會(huì)出現(xiàn)資料丟失和損毀的現(xiàn)象，此問題一旦發(fā)生，必然就會(huì)導(dǎo)致檔案所屬人自身的利益受到損害，而且也會(huì)使人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性遭到破壞，相關(guān)部門就必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，更要確保在移交工作上實(shí)現(xiàn)對(duì)移交工作的監(jiān)督和管理，這樣才能降低不良事件的發(fā)生頻率，并確保通過嚴(yán)格的管理機(jī)制來確保各項(xiàng)管理工作能夠落實(shí)到位。

2 人事檔案移交工作中易出現(xiàn)的問題

1）當(dāng)前很多企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，往往存有一定的問題，而這種問題就是沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理工作的落實(shí)。在基本管理工作上，管理層會(huì)有一定的誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作只要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效保管，并確保在進(jìn)行保管的過程中，滿足檔案的完整性就可以確?；竟ぷ鞯倪\(yùn)行，但是這種誤區(qū)就會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理人員放松對(duì)于人事檔案的管理，甚至部分人事檔案管理人員在自身工作開展上并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的歸類、整理和保存，這就會(huì)導(dǎo)致在各項(xiàng)工作開展上，出現(xiàn)檔案的丟失、損毀的現(xiàn)象。同時(shí)，很多企業(yè)自身對(duì)于人事檔案管理并不上心，這就導(dǎo)致在進(jìn)行資金投資時(shí)往往無法實(shí)現(xiàn)對(duì)該科室的有效保障，這樣的環(huán)境氛圍影響，也會(huì)導(dǎo)致在移交工作開展上，就無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的重視，甚至?xí)?dǎo)致在移交過程中，使參與移交人員也出現(xiàn)不遵守規(guī)范準(zhǔn)則進(jìn)行檔案管理的問題，而這個(gè)現(xiàn)象的出現(xiàn)，就會(huì)進(jìn)一步加劇檔案丟失、損毀的問題。

2）企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理工作開展前，并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)的有效制定，更沒有通過制度保障工作的落實(shí)來實(shí)現(xiàn)滿足對(duì)各項(xiàng)工作運(yùn)行的程序進(jìn)行制定，這就會(huì)導(dǎo)致在基本工作開展上，就會(huì)使員工出現(xiàn)對(duì)檔案管理工作不重視的問題。同時(shí)，由于管理工作開展得不嚴(yán)格，這也導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)，往往就無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理完整性的有效保障。此外，在人事檔案移交工作開展上，部分企業(yè)也并不注重對(duì)移交手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)性的保障，這也導(dǎo)致在移交工作開展后，如果出現(xiàn)檔案的丟失、損毀問題，也會(huì)出現(xiàn)責(zé)任推諉、責(zé)任不清的問題，這也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)責(zé)任的定性，進(jìn)而就會(huì)給其自身的運(yùn)轉(zhuǎn)帶來更多的風(fēng)險(xiǎn)。

3）很多企業(yè)在進(jìn)行檔案資料室建設(shè)時(shí)，往往忽略了人事檔案管理工作的重要性，這就導(dǎo)致在基本建設(shè)上無法實(shí)現(xiàn)通過資金的有效應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)對(duì)硬件設(shè)施的建設(shè)，甚至很多企業(yè)自身并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案工作的開展進(jìn)行單獨(dú)科室的建設(shè)，這就會(huì)導(dǎo)致在進(jìn)行基本移交工作開展上，會(huì)給移交人員帶來更多的問題，而且也十分影響檔案管理人員自身日常工作的開展。對(duì)此，這種硬件設(shè)施不足，且在進(jìn)行基本工作上無法滿足對(duì)人事檔案的有效管理，必然也會(huì)導(dǎo)致在移交工作上帶來更多的問題。

4）很多企業(yè)在進(jìn)行移交制度建設(shè)上，并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)其內(nèi)容的有效完善，因此這就會(huì)導(dǎo)致在移交工作上無法確保檔案管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)在移交過程中，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行要求，也不能確保在進(jìn)行檔案收集、核對(duì)時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)目錄的有效核查，這就會(huì)導(dǎo)致在移交過程中出現(xiàn)更多的問題，尤其是在人事檔案管理人員自身出現(xiàn)職位調(diào)動(dòng)時(shí)，也無法實(shí)現(xiàn)對(duì)基本工作的開展，這就容易造成對(duì)檔案內(nèi)容的泄密，并十分不利于人事檔案保管工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。此外，很多企業(yè)對(duì)于人事檔案管理工作開展前的培訓(xùn)工作沒有落實(shí)到位，這也加劇了人事檔案管理人員自身意識(shí)不足，責(zé)任不清問題的出現(xiàn)。

3 人事檔案移交工作開展時(shí)要注意的問題

1）人事檔案管理是檔案管理工作當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容，而且對(duì)于一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行而言，此項(xiàng)工作十分重要，所以只有確保管理人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的權(quán)威性，才能確保在基本工作開展上，把握好自身工作的內(nèi)容。對(duì)此，在進(jìn)行基本工作上，必須要通過組織部門實(shí)現(xiàn)對(duì)制度的有效制定，更要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)流程進(jìn)行規(guī)劃，以此才能確保在基本工作上能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全面落 實(shí)[2]。同時(shí)，檔案管理部門自身也要實(shí)現(xiàn)確保對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要保證在基本工作變動(dòng)時(shí)，實(shí)現(xiàn)交接工作的優(yōu)化，更要防止在基本工作開展上出現(xiàn)檔案脫節(jié)的問題，這樣才能有效確保在移交工作上，避免檔案的丟失和損毀。除此之外，在移交工作開展上，也要實(shí)現(xiàn)對(duì)前中后的檢查，更要對(duì)移交后的記錄進(jìn)行確認(rèn)并簽字，這樣才能有效降低由于責(zé)任不清而導(dǎo)致的后續(xù)追責(zé)無法落實(shí)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2）由于人事檔案會(huì)記錄員工的個(gè)人隱私，因此在我國(guó)的法律條文規(guī)定上也規(guī)定了檔案保管人員必須要保證檔案的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，更要實(shí)現(xiàn)在保管的過程中，對(duì)檔案的隱私性進(jìn)行保證，這樣才能有效避免由于隱私泄露而帶來的不良問題發(fā)生。對(duì)此，在進(jìn)行移交工作上，必須要保證檔案的完整性和安全性，更要確保各項(xiàng)流程的保密性和嚴(yán)肅性，這樣才能確保基本工作的開展，能夠有效保證檔案的嚴(yán)密性。此外，在交接工作上，也要確保清點(diǎn)工作能夠由監(jiān)督人員的監(jiān)督來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案完整性的有效保護(hù)，并且在移交手續(xù)辦完后，也要通過三方簽字來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的確認(rèn)，這樣才能避免在進(jìn)行交接的過程中出現(xiàn)檔案泄露的問題。

4 總結(jié)

人事檔案的管理，有著十分重要的意義，因此在進(jìn)行基本管理工作落實(shí)上，就要確保在人事檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有問題的有效規(guī)避，更要通過積極措施的應(yīng)用來避免風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生，這樣才能確保通過管理措施的有效應(yīng)用來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生。