蘇 輝

（臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 臨沂 276000）

1 文書檔案規(guī)范化管理

文書檔案規(guī)范化管理主要是指通過制度標準化、技術高效化等方式，對現(xiàn)有的文書檔案管理模式進行革新，進而確保文書檔案管理質(zhì)量的一項工作。文書檔案規(guī)范化管理具有兩個特點：一是改革性。文書檔案規(guī)范化管理需要通過數(shù)字信息技術對檔案管理流程進行簡單改造和利用，并探索將數(shù)字信息技術代替人工勞動，進而將規(guī)范化理念滲透到檔案管理、檔案利用和檔案服務的各個要素和環(huán)節(jié)中[1]。此外，文書檔案規(guī)范化管理需要進一步明確人員分工、工作機構、管理職能，全方位地對檔案立卷歸檔、檔案日常管理、檔案利用服務等各項工作進行改革，實現(xiàn)管理理念、方法、理論創(chuàng)新等目標。二是時效性。文書檔案規(guī)范化管理是一項動態(tài)化、系統(tǒng)化的工作，會隨著社會技術進步、理念更新和科學發(fā)展而改變。一方面，伴隨硬件設施、軟件系統(tǒng)不斷更新和完善，檔案管理部門也需要增加資金購買最新的硬件設施和軟件系統(tǒng)，為檔案管理人員提供有利工作條件。另一方面，文書檔案規(guī)范化管理不能一蹴而就，而是一個不斷完善的過程。檔案管理人員對檔案規(guī)范化管理的認識也有一個前進上升的過程，需要通過學習和實踐來不斷提升自身的綜合素養(yǎng)。

2 文書檔案管理中常見的不足

2.1 文書檔案管理制度不完善

一是部分單位尚未從制度上明確文書檔案的相關格式標準，導致文書檔案在立卷歸檔過程中的格式不統(tǒng)一。尤其是隨著文書檔案以圖像、影像、電子文件、聲像等不同形式呈現(xiàn)的現(xiàn)階段，如果不能明確上述不同種類的文書檔案采取何種格式，勢必會導致文書檔案的質(zhì)量參差不齊[2]。二是部分單位尚未從制度上明確文書檔案管理工作的具體分工，存在文書檔案立卷歸檔不及時、部門與部門協(xié)調(diào)性差、檔案管理人員責任意識不足等問題，一定程度上增加了文書檔案管理人員的工作壓力。

2.2 文書檔案數(shù)字化工作滯后

當前，部分單位文書檔案數(shù)字化轉化工作滯后，仍然以管理紙質(zhì)檔案為主，難以適應辦公自動化的趨勢。一是既沒有利用掃描儀、高拍儀等工具對現(xiàn)存的文書檔案進行數(shù)字化加工，也沒有對日常增加的電子文件進行統(tǒng)一管理。二是文書檔案管理人員的信息化意識有待提升。文書檔案數(shù)字化管理不僅要求檔案管理人員具有檔案業(yè)務知識，而且要求具有一定數(shù)字化意識和能力[3]。部分單位對于檔案管理人員的培訓欠缺科學性、針對性，尚未從文書檔案數(shù)字化、集成化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的角度對管理人員進行培訓。

2.3 文書檔案管理存在安全漏洞

信息化時代，越來越多的單位開始應用信息技術對文書檔案進行管理，一定程度上改善了文書檔案管理模式，提升了整體效率和質(zhì)量。然而，計算機網(wǎng)絡是一個開放化的系統(tǒng)，文書檔案在物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)終端流轉過程中容易遭受安全威脅。此外，部分文書檔案涉及單位的機密，一旦發(fā)生信息泄露，不僅會損害單位利益，而且會給相關工作帶來負面影響。然而，部分單位文書檔案安全管理滯后，忽視從制度、技術等方面對電子類文書檔案進行加密處理。一是尚未制定電子文書檔案安全管理制度，難以適應文檔一體化的相關要求。如：沒有從制度層面明確文書檔案的檢索權限、查閱權限、訪問權限，文書檔案流轉審批過程中缺乏有效監(jiān)管，存在安全漏洞。二是尚未將區(qū)塊鏈技術、數(shù)字加密技術、云加密技術應用至文書檔案安全管理領域，容易遭受木馬程序、黑客程序、勒索病毒的威脅，甚至發(fā)生檔案泄密、檔案被竊取等事件[4]。

3 文書檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 健全管理制度，用標準規(guī)范文書檔案管理

一是從制度上明確文書檔案的格式標準，既確保檔案整理有序規(guī)范，又便于后期對文書檔案進行集中管理和數(shù)據(jù)檢索。通常而言，電子文件類可以采取pdf格式；聲像、影像類可以采取avi格式；圖像類可以采取jpg格式；紙質(zhì)類文書檔案則應當使用印有單位標識的檔案盒進行管理。二是要明確文書檔案管理分工，探索業(yè)務部門與檔案管理部門相互配合的機制。首先，要明確文書檔案立卷歸檔的分工，理清業(yè)務部門移送文件資料與檔案部門歸檔之間的關系，確保二者能夠相互協(xié)作。其次，要進一步明確立卷歸檔的時限，確保文件資料移送及時，保障文書檔案的完整性、科學性和有效性。最后，要從制度層面理清文書檔案的管理職責，強化相關的責任，真正用責任約束人和引導人。

3.2 應用先進信息技術，加快文書檔案數(shù)字化進程

單位要結合本館的工作目標、工作任務，制定檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，進一步確保數(shù)字檔案資源建設有序開展，充分滿足用戶需求，實現(xiàn)對信息資源的整合。一方面，要以追求利用效益為目標，推動“存量數(shù)字化”與“增量數(shù)字化”工作的同步推進。單位可以招錄專職的檔案管理人員負責該項工作，打造專門化的管理模式，做好各項工作分工，最大限度地利用人力資源。同時，單位也可以委托專業(yè)的單位對檔案資源進行集中數(shù)字化處理，與相關單位簽署相應的保密協(xié)議，探索新型的數(shù)字檔案外包模式。另一方面，單位要進一步加強培訓，開展以信息化技術應用為專題的培訓活動，全面強化檔案管理人員的綜合能力，切實推動數(shù)字化進程。

3.3 加強安全管理，營造良好文書檔案管理氛圍

信息化時代，相關單位既要進一步將信息技術融入到文書檔案管理中，也要加強安全管理，充分保障文書檔案的原始性、真實性、完整性。一要從制度層面予以完善，制定《文書檔案安全管理規(guī)范》等規(guī)章制度，明確文書檔案的檢索權限、查閱權限、訪問權限，細化文書檔案流轉審批流程，落實文書檔案安全管理職責。二要從事前、事后兩個方面進行技術管控。一方面，在事前階段，需要通過計算機加密、防火墻、身份驗證技術來落實安全管理，保留文書檔案系統(tǒng)的訪問記錄。另一方面，要探索將區(qū)塊鏈技術、數(shù)字加密技術、云加密技術應用至文書檔案安全管理領域，有效抵御外部的非法程序和病毒。

4 結束語

文書檔案能夠詳細、準確地反映單位日常工作的過程，能夠為單位行政決策提供參考。為此，必須要從規(guī)范化的角度著手，健全檔案管理制度、加快檔案數(shù)字化進程、加強檔案安全管理，做好文書檔案管理，進一步發(fā)揮其價值，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。