徐永臨

（上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司，上海 200233）

1 國有企業(yè)檔案管理效能管理現(xiàn)狀

1）國有企業(yè)檔案管理體系不健全。國有企業(yè)檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相互一致，隨著我國國有企業(yè)改革的不斷發(fā)展，檔案管理體系也在發(fā)生變化，但是大多數(shù)國有企業(yè)檔案管理仍存在管理體制更新不及時(shí)問題，造成國有企業(yè)檔案管理體系不健全：國有企業(yè)檔案管理制度不健全，缺乏專門的規(guī)定和實(shí)施細(xì)則；檔案在職管理崗位設(shè)置不健全，崗位人員職責(zé)不清；檔案管理缺乏考核和監(jiān)督，管理流于形式，管理方式粗放；缺乏健全的檔案責(zé)任追究制度，對檔案管理失責(zé)行為缺乏監(jiān)管和懲處等。

2）檔案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求。根據(jù)檔案館建設(shè)規(guī)范，檔案館至少包括檔案室、檔案柜、溫濕度控制儀、計(jì)算機(jī)、存儲介質(zhì)等設(shè)備，并滿足防潮、防火、防霉、防塵、防盜等“九防”要求。但是，一些企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，沒有設(shè)立專門的檔案管理室。一些國有企業(yè)沒有按照效益、保密、審慎、規(guī)范、實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案管理室。還有一些國有企業(yè)的檔案館規(guī)模小，位置不合理，不能充分考慮長遠(yuǎn)發(fā)展的需要；檔案密集架存放數(shù)量少，排列不整齊，既不規(guī)范，也不美觀；檔案袋、檔案盒、檔案裝訂等不符合標(biāo)準(zhǔn)，管理環(huán)境條件也不能滿足國家基本規(guī)范要求。

3）部分國企檔案管理工作的技術(shù)手段相對落后。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，許多數(shù)據(jù)性管理工作與信息技術(shù)緊密相結(jié)合。但是，在一些國有企業(yè)中，由于對檔案管理工作的忽視和對信息技術(shù)安全的擔(dān)憂，未能有效地將完備的硬件設(shè)施和高效的信息軟件應(yīng)用到檔案管理工作中。還有一些國有企業(yè)沒有配備專門的文檔管理軟件，員工使用時(shí)需要人工檢索，管理效率十分低下；智能化時(shí)代檔案管理員缺乏智能化管理水平，不具備檔案的收集、整理、保管和利用能力。因此，國有企業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)職工檔案管理和服務(wù)能力建設(shè)，提高檔案管理效能。

2 有效提高國有企業(yè)檔案管理效能策略

1）健全國有企業(yè)檔案管理體系。完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標(biāo)準(zhǔn)。國有企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)可以使得檔案管理每一個(gè)工作環(huán)節(jié)和流程更加規(guī)范。同時(shí)，檔案管理規(guī)定必須包括具體的管理標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施規(guī)范和細(xì)則。具體來說：一是結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際和重點(diǎn)，健全完善國有企業(yè)檔案管理制度，為檔案管理工作運(yùn)行提出準(zhǔn)則，例如《國有企業(yè)檔案庫房管理制度》、《國有企業(yè)檔案管理人員考核制度》、《國有企業(yè)檔案管理保密機(jī)制》等；二是搭建專門的檔案管理脈絡(luò)，設(shè)立專兼職檔案管理員，明確各部門管理職責(zé)，健全監(jiān)督管理機(jī)制，對檔案管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管，采用定期和不定期監(jiān)管方式，以提高檔案人員的管理水平，提升檔案管理的科學(xué)合理性；三是建立國有企業(yè)檔案管理追究和考核機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行績效考核，將其考核標(biāo)準(zhǔn)納入企業(yè)人才管理建設(shè)過程中，對存在違法違紀(jì)的檔案管理行為嚴(yán)格追究責(zé)任，提升檔案管理人員的工作責(zé)任感。

2）強(qiáng)化檔案管理者綜合能力。檔案管理效能的提升必須匹配專業(yè)高素養(yǎng)的檔案管理人員。國有企業(yè)需要設(shè)立專門人員擔(dān)任檔案管理專業(yè)崗位，對因工作需要兼職的管理人員，要對其基本情況進(jìn)行復(fù)查，并組織系統(tǒng)培訓(xùn)，提升檔案管理職業(yè)技能。由于檔案管理的政策性、保密性和專業(yè)性要求，要重點(diǎn)對檔案管理的責(zé)任意識、崗位意識和政治素養(yǎng)等進(jìn)行培育。具體來說：一是重視新員工的信息技術(shù)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，提升管理水平，確保國有企業(yè)檔案綜合管理制度的進(jìn)一步落實(shí)；二是關(guān)注在崗員工檔案管理的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)員工檔案管理理念、管理方法、管理經(jīng)驗(yàn)的吸收和改進(jìn)，可以通過講座、外出學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、聘請專家、經(jīng)驗(yàn)借鑒等多種方式，增強(qiáng)在職員工的繼續(xù)教育參與積極性；三是在員工素養(yǎng)建設(shè)過程中把創(chuàng)新精神的培養(yǎng)納入國有企業(yè)文化體系，營造良好的檔案管理環(huán)境，增強(qiáng)檔案管理員工的自主創(chuàng)新管理意識，不斷改進(jìn)檔案管理新方法，充分發(fā)揮檔案管理工作積極性和創(chuàng)造性，增強(qiáng)崗位責(zé)任感；四是采用激勵管理方法，對政治素養(yǎng)高、工作積極、責(zé)任意識強(qiáng)、管理熟練、技能水平高的員工采用物質(zhì)獎勵、榜樣示范、鼓勵等形式給予表彰，增強(qiáng)其自主學(xué)習(xí)熱情。

3）確保檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達(dá)標(biāo)。要嚴(yán)格按照檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求提升檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設(shè)施。在檔案館建設(shè)中要提前做好檔案利用規(guī)劃，科學(xué)研究檔案館的建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地實(shí)施功能分區(qū)，特別要考慮潮濕、火災(zāi)、失竊、浸泡等問題，做到方便快捷，安全實(shí)用。國有企業(yè)必須健全和完善檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)“制度上墻”和“制度落地”，同時(shí)通過管理制度做好日常安全管理、安全檢查、清潔衛(wèi)生、保密規(guī)定的量化管理，確保檔案庫房的安全、整潔、舒適。檔案管理必須符合國家和行業(yè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別是規(guī)模較大的檔案管理室，還應(yīng)當(dāng)配備符合相應(yīng)要求的計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、記錄光盤、網(wǎng)絡(luò)和存儲介質(zhì)等。

4）提高檔案管理的信息化水平。信息化水平是國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一。通過現(xiàn)代化、信息化手段加強(qiáng)檔案管理，是提高檔案管理質(zhì)量的重要措施，也是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的趨勢。國有企業(yè)要積極探索利用電子賬戶、網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化APP應(yīng)用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，提升檔案管理的績效，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和智能化建設(shè)，為國有企業(yè)發(fā)展成為綜合、優(yōu)質(zhì)、高效、智能企業(yè)創(chuàng)造效益和提供數(shù)據(jù)幫助。首先，加強(qiáng)對國有企業(yè)智能檔案管理室的建設(shè)，增強(qiáng)人工智能應(yīng)用技術(shù)，健全智能檔案管理框架和實(shí)施機(jī)制。例如，將現(xiàn)有掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)等應(yīng)用到智能檔案管理中，利用國有企業(yè)信息化建設(shè)特點(diǎn)和需求，提升智能化數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效率。其次，國有企業(yè)相關(guān)人員要勇于探索檔案管理的新途徑，創(chuàng)新和提高現(xiàn)有檔案管理的技術(shù)水平。檔案建設(shè)過程實(shí)際上是一個(gè)檔案功能整合的過程，它不僅包括檔案的保存、研究、保管等功能，還借助內(nèi)部局域網(wǎng)具有數(shù)據(jù)展示、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流等功能，引導(dǎo)員工使用檔案數(shù)據(jù)庫，必要時(shí)可以無障礙地進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索和存取，為企業(yè)內(nèi)部提供快速、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)。再次，加快國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各類紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，更好地保護(hù)檔案資源。做好國有企業(yè)檔案館數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作，將國有企業(yè)發(fā)展過程中的各類數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整理和匯總，作為企業(yè)價(jià)值的重要組成納入檔案館數(shù)據(jù)庫體系中，豐富檔案館資源數(shù)據(jù)種類，充實(shí)數(shù)據(jù)資源總量，增強(qiáng)數(shù)字的行業(yè)共享；同時(shí)還要加強(qiáng)信息化時(shí)代國有企業(yè)數(shù)據(jù)檔案資源的安全防護(hù)工作，不斷更新和完善加密數(shù)據(jù)技術(shù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的傳輸、儲存和運(yùn)用中的安全性，防止因數(shù)據(jù)資源泄露給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失。

3 結(jié)束語

在經(jīng)濟(jì)體制改革過程中，國有企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了新變化，檔案管理技術(shù)和效能均有待進(jìn)一步提升。尤其是在進(jìn)入信息化管理的今天，依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、檔案建設(shè)環(huán)境不能有效改變當(dāng)前國有企業(yè)管理效能較低的現(xiàn)狀。因此，必須從思想上改變傳統(tǒng)檔案管理的舊思維，探索以提高企業(yè)綜合效益為主導(dǎo)的現(xiàn)代化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理的科學(xué)化和效能化發(fā)展。