李 真

（山東省衛(wèi)生健康委醫(yī)療管理服務中心，山東 濟南 370102）

檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經(jīng)濟體系快速發(fā)展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會發(fā)展需要，同時也會出現(xiàn)各種各樣的問題?；诖?，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時俱進，創(chuàng)新管理思維與管理結構，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實效性。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

作為文件管理的一部分，數(shù)據(jù)管理是一種新的理念，即信息的價值和重要性在不同的時間間隔內會有所不同。我國的數(shù)據(jù)管理目前有三個主要領域：1）管理的組織形式。作為文件管理的一部分，我們可以根據(jù)我們在管理科學方面的先進經(jīng)驗，制定文件管理原則并將其付諸實踐，同時保持文件管理的最高水平。2）科學的管理方法。對于文件管理人員來說，必須有意識地進行信息管理，以便充分利用管理知識，并建立一個工作組，該工作組不僅擁有扎實的科學知識，而且擁有更高水平的企業(yè)技術。3）先進的技術支持。在文件管理環(huán)境不斷變化的情況下，文件管理的技術能力也在不斷發(fā)展，信息技術是現(xiàn)代社會文件管理技術不可或缺的組成部分，進一步完善了文件管理技術的信息化，從而推動了文件管理。但是，在文件管理任務的現(xiàn)狀下，仍然存在著主要集中在兩點上的問題：1）管理理念過時。隨著文件管理的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)管理意識仍然存在漏洞和過時的特征，許多管理人員和專業(yè)人員都堅持其理念的管理原則。管理人員的管理意識也過時了，缺乏對信息管理的關注。傳統(tǒng)的管理方法可能導致管理效果相對較差。2）管理設備過時。由于文件管理依賴于財政支持，再加上缺乏管理知識，對文件管理投入的資源不足，管理系統(tǒng)過時，管理資源減少，導致總體管理效果降低。

2 在檔案管理中應用知識管理的必要性

在過去，事業(yè)單位主要依賴傳統(tǒng)方式來開展檔案的管理，具體措施就是保管實體文件等，在需要時將這些實體文件取出。一方面可以充分發(fā)揮其自身參考價值，另一方面可以將其作為憑證；而知識管理主要是對檔案資源當中相關背景知識所包含的顯性知識以及隱性知識進行挖掘，因而將其應用于檔案管理意義重大。首先，知識管理更為注重采用先進手段使用戶主動獲取深層次的信息服務以及知識性服務，從而使知識充分發(fā)揮其價值。在提供服務之前，知識管理部門要深入鉆研文件以及檔案，使其獲得開發(fā)利用，通過檔案管理價值的全方位提升，使管理人員具備更高的組織地位。其次，檔案知識管理的實施可以幫助檔案管理不斷拓寬其范圍。在檔案管理工作實際開展過程中，一些資料可能與圖書資料以及前期文件處于緊密相關的狀態(tài)，但是由于某些原因，已經(jīng)被排除在檔案管理活動之外，而知識管理可以重新將上述資料納入檔案管理工作范疇，促進大檔案管理順利實施。因而，在檔案管理領域當中納入知識管理所強調的知識挖掘以及共享應用，可以幫助檔案工作者對文件以及檔案的開發(fā)利用加強重視，進而使檔案管理工作具備更高的價值。

3 基于知識管理的事業(yè)單位檔案管理工作策略

3.1 轉變檔案管理理念

事業(yè)單位檔案管理部門在日常各項工作開展過程中，必須充分認識到在全新的經(jīng)濟時代檔案管理工作的重要價值。通過對知識管理理念的有效運用，做好檔案管理的規(guī)劃工作，進行整體布局，在事業(yè)單位檔案管理部門具體情況基礎之上，不斷優(yōu)化其落后的信息割據(jù)局面，為檔案管理各個模塊提供一個分享信息資源的平臺，這樣可以使檔案信息具備更高的準確率。此外，檔案管理部門還需對檔案管理工作實際開展過程中的具體情況進行認真分析，針對關鍵流程當中所存在的各種問題做好優(yōu)化工作。

3.2 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式

事業(yè)單位職能部門具備細致化的特征，在檔案管理工作開展期間，大多數(shù)部門的檔案沒有被全面使用，這從一定程度上反映了檔案管理工作質量和水平處于較低的狀態(tài)。要想將此種現(xiàn)象徹底解決，就需要事業(yè)單位檔案管理人員進一步創(chuàng)新和改進檔案管理方式，摒棄單一模式，比如適當?shù)卦鲈O網(wǎng)上服務專區(qū)，借助信息化互聯(lián)網(wǎng)技術和新型設備創(chuàng)新云檔案管理平臺，在提升事業(yè)單位檔案管理水平的基礎上促使工作良好開展。

3.3 知識共享以及創(chuàng)新

在事業(yè)單位，開展檔案管理工作的一個主要目標是對知識進行共享以及不斷創(chuàng)新，在此基礎之上，不斷提高事業(yè)單位的競爭能力。對于事業(yè)單位而言，檔案資料是其知識的一種表現(xiàn)方式。在檔案管理工作實際開展過程中，在一體化階段必須設立明確的方向。一方面，保證知識管理向著有序化方向發(fā)展；另一方面，合理劃分不同檔案知識并做好其歸類工作，探尋可能存在的聯(lián)系。與此同時，還需科學評估檔案價值，確定檔案具體歸檔范圍，結合檔案價值的高低確定是否需要對其歸檔，從而有效識別相關電子文件。需要將檔案數(shù)字化管理工作以及辦公自動化有機結合，在檔案信息化系統(tǒng)當中納入歸檔工作以開展統(tǒng)一的管理，以防形成環(huán)節(jié)以及歸檔環(huán)節(jié)相互之間出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，只有這樣，才能使知識實現(xiàn)共享以及創(chuàng)新。

3.4 提高檔案管理人員的整體素質

伴隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，這對事業(yè)單位的文件管理產(chǎn)生了影響，不僅改善了文件管理的工作方式和管理模式，而且提高了事業(yè)單位文件管理的效率。要實現(xiàn)這一目標，文件管理人員必須提高整體素質和能力水平，并從根本上提高創(chuàng)新意識，以提高生產(chǎn)率。許多文件管理人員目前缺乏網(wǎng)絡信息管理方面的專業(yè)知識。因此，需要提高文件管理人員的網(wǎng)絡技術和文件管理技能，將文件管理培訓委派給專業(yè)團隊，并邀請專家維護。經(jīng)常組織相關文件管理人員分享他們的成功案例。此外，在檔案管理員的招聘程序中必須考慮事業(yè)單位對人員的綜合需求，并選擇具備全面知識的專業(yè)人才，為事業(yè)單位檔案管理注入新鮮血液，以促進可持續(xù)發(fā)展。此外，文件管理人員還必須按照各自單位的文件管理安排執(zhí)行任務，確定自己的行為，進行科學有序的文件管理，不僅滿足新時代的發(fā)展需要，而且提高文件管理任務的效率，從而改善業(yè)務部門的健康狀況。

4 結束語

綜上所述，在知識經(jīng)濟時代，事業(yè)單位需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質、轉變檔案管理理念、積極樹立“大檔案”觀、創(chuàng)新檔案管理模式、進行知識共享以及創(chuàng)新，只有這樣才能使檔案管理工作具備更強的前瞻性以及內涵性，提升事業(yè)單位檔案管理工作的效能。