蹇 媛

（中廣核久源（成都）科技有限公司，四川 成都 610000）

檔案管理的工作在國有企業(yè)展開現(xiàn)代化業(yè)務(wù)的過程當(dāng)中，是極其重要的一項收集資源和信息的途徑。檔案管理工作不但能夠儲存以及管理相關(guān)資料，同時也可以調(diào)整檔案管理的結(jié)構(gòu)，讓國有企業(yè)在調(diào)動相關(guān)檔案資源的時候更加便捷。使其處理事情的效率提升。將數(shù)字化建設(shè)的方式和檔案管理相融合，可以促使國有企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)獲得全面發(fā)展。

1 國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

目前計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，普及的范圍也較廣，各個范圍當(dāng)中共享檔案資源逐漸也有所實現(xiàn)。在進(jìn)行資源共享之前，要能夠使用智能技術(shù)，把原始的紙質(zhì)資料利用起來，通過掃描等方式形成電子文件。然后再通過信息化的管理技術(shù)將這些文件儲存在有關(guān)介質(zhì)當(dāng)中。通過這樣的方式，相關(guān)工作人員在使用資料的時候利用網(wǎng)絡(luò)檢索的形式就可以將資料進(jìn)行使用。這對資料之后的修改和復(fù)制等各方面都能夠提供更加高效的服務(wù)[1]。

2 國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的策略

2.1 增強數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

展開國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中最重要的部分就是建設(shè)核心數(shù)據(jù)庫。其中直接關(guān)系數(shù)字檔案的管理是否可以有序的實施下去。因此必須要盡量加強信息管理過程當(dāng)中資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。同時也要考慮以下幾個方面的內(nèi)容：首先，檢索新檔案信息數(shù)據(jù)庫主要指的是一種開放型的檔案，可以提供相關(guān)的目錄以及范圍，還有檢索。其次就是文件型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要是利用檔案文件的方式再入，并且提供網(wǎng)絡(luò)方面的一些檔案信息服務(wù)。最重要的就是可以比較廣泛地使用檔案信息數(shù)據(jù)庫的類型。不僅如此，對電子文檔系統(tǒng)建設(shè)方面的力度必須不斷增加。電子文檔的檔案管理系統(tǒng)主要是以數(shù)字化作為核心而存在的。對各種不同的電子文檔本身有錄入等相關(guān)配套功能，而這個系統(tǒng)擁有數(shù)碼攝像和掃描的功能，可以把紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的內(nèi)容，然后對轉(zhuǎn)化之后的電子文件進(jìn)行相關(guān)的科學(xué)化管理，其中包括諸多不同的事項，最終才能夠及時監(jiān)控儲存的情況以及使用的情況[2]。

2.2 強化信息技術(shù)的應(yīng)用

在進(jìn)行國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，必須要讓信息技術(shù)的使用落到實處，具體要做到以下幾方面的內(nèi)容。首先要打造一個檔案資源的智慧收集平臺和平臺當(dāng)中一些比較有效的管理手段。其中最為重要的構(gòu)成部分就是數(shù)據(jù)采集管理平臺以及一體化的電子文件接收和管理的平臺。一體化的電子文件接收平臺主要指的就是對數(shù)字文檔進(jìn)行智能管理。而數(shù)據(jù)采集管理平臺主要指的就是智能化的收集企業(yè)內(nèi)部的一些業(yè)務(wù)方面的信息和數(shù)據(jù)，并且自動進(jìn)行整理以及儲存。國有企業(yè)需要強化平臺的建設(shè)，十大元素能夠更加規(guī)范的被收集，并且要確保著錄的數(shù)據(jù)足夠準(zhǔn)確。不僅如此，利用相互一致的提名以及分類號進(jìn)行檢索，可以保障其查閱的全面性以及準(zhǔn)確率[3]。

其次就是要建設(shè)一個自動的鑒定檔案員數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫具備保管期限內(nèi)的自動鑒定功能。對工作人員更加便捷及高效的保管檔案和使用計算機快速進(jìn)行鑒定，都是有一定積極意義的。在一定的程度上可以讓工作人員工作量有所減輕。以此為基礎(chǔ)，國有企業(yè)需要嚴(yán)格的根據(jù)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行元數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。同時也要合理設(shè)定保管的期限和歸檔的范圍等，使國有企業(yè)的檔案管理工作獲得全面 提升。

再次就是要完成信息服務(wù)方面的智慧化建設(shè)，也就是對數(shù)字檔案的服務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步創(chuàng)新，利用智能終端獲取相關(guān)的移動服務(wù)。這個服務(wù)可以滿足目前信息化及數(shù)字化社會發(fā)展的實際需求，國有企業(yè)需要按照自己的實際情況，在進(jìn)行檔案管理的時候積極的使用相關(guān)的信息技術(shù)，并且和管理系統(tǒng)以及綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相互結(jié)合起來。通過移動終端以及智慧平臺讓檔案信息被推送并且進(jìn)行搜索，使國有企業(yè)檔案的數(shù)字化管理水準(zhǔn)獲得提升。

2.3 加強檔案數(shù)字化建設(shè)意識，增加建設(shè)資金投入

如果想要讓國有企業(yè)的檔案管理從比較傳統(tǒng)的方法轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的方法，首先就必須要建立一個相關(guān)的意識。只有領(lǐng)導(dǎo)工作者把檔案數(shù)字化的建設(shè)能夠重視起來，才能夠真正的落實數(shù)字化建設(shè)的工作。這是一項非常復(fù)雜的工程，其中涉及極多的部門和人事管理的具體情況，因此需要更多領(lǐng)導(dǎo)的支持和不同部門相互之間的協(xié)調(diào)和配合，才能夠促使國有企業(yè)在極短的時間之內(nèi)進(jìn)行文件的更新和數(shù)字化的建設(shè)。通過這樣的方式，不但能夠降低國有企業(yè)有可能會面對的經(jīng)濟損失，同時也可以更新檔案使用的方式。領(lǐng)導(dǎo)需要具備一定的數(shù)字化意識并且支持當(dāng)前改革的工作，這也正是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)最重要的條件之一。進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)，另外一個最重要的前提就是要加大資金投入的力度。在建設(shè)數(shù)字化的時候，要對各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面更新，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。同時也要招聘相關(guān)人才，投入更多的資金。只有這樣才能夠促使各個環(huán)節(jié)順利地運行下去，使國有企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)步伐有所加快[4]。

2.4 完善檔案數(shù)字化管理制度

在進(jìn)行國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的時候，要建立起相關(guān)的管理制度，只有通過這樣的方式，才能夠讓各個流程按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)目標(biāo)。國有企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的時候，要意識到這項工作的重要性。不但要能夠改進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式，同時也要積極地使用現(xiàn)代化的技術(shù)以及相關(guān)手段，讓電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理相互之間能夠齊頭并進(jìn)。通過這樣的方式，讓檔案的載體更具有多元化的特征，幫助檔案保留以及利用一些更加有利的條件。

2.5 建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺，提高調(diào)檔與查詢速度

通過使用計算機的網(wǎng)絡(luò)體系，可以幫助國有企業(yè)優(yōu)化其檔案管理水平，并且解決在檔案管理過程當(dāng)中有可能會遇到的困難，使信息技術(shù)能夠在企業(yè)生產(chǎn)的過程當(dāng)中充分的發(fā)揮出效用。檔案管理的很多方面都可以促使國有企業(yè)獲得更多前行的可能性。搭建一個比較高效的信息共享平臺，按照保密的等級，將相關(guān)的服務(wù)功能都發(fā)揮到最大，使平臺運行速率獲得提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，在目前的信息時代，國有企業(yè)如果想要獲得更加顯著的市場競爭力，就必須要對檔案數(shù)字化的工作重視起來，國有企業(yè)必須要提升應(yīng)用的力度，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，做好前期的工作，使數(shù)字化管理制度更加健全，并且提升有關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)，積極的建設(shè)數(shù)字化檔案的保密性以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫，從而促使國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作能夠順利的進(jìn)行下去。