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        大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)研究

        2021-04-14 20:38:18
        卷宗 2021年11期
        關(guān)鍵詞:檔案室檔案管理數(shù)字

        王 建

        (黑龍江省大興安嶺加格達奇區(qū)檔案館,黑龍江 大興安嶺 165000)

        1 大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

        基層檔案室的主要工作內(nèi)容是對信息資源進行搜集和整理,傳統(tǒng)的檔案室的搜集和整理需要耗費大量的人力和物力,對于檔案的保存也存在較大的弊端。然而大數(shù)據(jù)時代,基層數(shù)字檔案室的建設(shè)有效地為數(shù)據(jù)的整體收集提供了高效的途徑。在大數(shù)據(jù)背景下,電子檔案以及數(shù)字儲存技術(shù)成為主要形式,已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的儲存載體,形成具有結(jié)構(gòu)性的檔案管理方式,這種模式下,基層數(shù)字檔案室的主要工作內(nèi)容是對信息資源進行處理,使用高科技技術(shù)建立專門的檔案信息管理流程,并且在使用過程中,可以實現(xiàn)對于檔案信息精確查找和提取,最大限度地實現(xiàn)資源使用的靈活性,極大地提高了檔案管理的效率。另一方面,數(shù)字建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類管理,根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點建立不同的數(shù)據(jù)檔案室,體現(xiàn)了檔案管理的價值,為檔案室用戶提供最佳的服務(wù),并且檔案數(shù)據(jù)體現(xiàn)出較大的信息量,能夠根據(jù)用戶的反饋做出分析和總結(jié),確定服務(wù)行為規(guī)范,衍生出智能服務(wù)體系[1]。

        2 大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

        建設(shè)基層數(shù)字檔案室絕不是購置硬件設(shè)備、應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析就可以的,應(yīng)當從方方面面就開始創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變、比如管理理念、操作技術(shù)以及管理方式上,當前大數(shù)據(jù)背景下,我國基層檔案室數(shù)字建設(shè)面臨著以下幾個方面的挑戰(zhàn):

        2.1 基層發(fā)展不均衡及信息資源再整理難題

        由于社會局部地區(qū)發(fā)展不均衡,導(dǎo)致基層檔案室在建設(shè)數(shù)字化管理時具有極大的局限性,且受限于經(jīng)濟條件因素,許多檔案館的原始檔案室主要以紙質(zhì)檔案為載體,其館藏檔案的信息化程度較低,特別是一些偏遠的地區(qū),其數(shù)字技術(shù)較為落后,經(jīng)濟條件不充分,對于檔案資源進行再收集和整理存在較大的難度,從手工轉(zhuǎn)化為電腦操作過程比較艱辛,對于檔案用戶查詢以及調(diào)取資料傳統(tǒng)方式主要以手工為主,很難滿足用戶個性化需求,對于管理層面上也存在一定的困難,實踐基層管理數(shù)字化建設(shè)主要依托于地區(qū)發(fā)展的相關(guān)條件,許多原始檔案館會存在較多冗余的數(shù)據(jù),從而導(dǎo)致館藏數(shù)據(jù)信息過多,對這些冗余數(shù)據(jù)進行再整理存在一個再加工流程,并且這些數(shù)據(jù)也會造成存儲空間的浪費,間接造成重復(fù)文件及資源,當檔案信息被數(shù)字整理后,會出現(xiàn)沖突數(shù)據(jù)信息,導(dǎo)致重復(fù)交叉的存檔,無法合理優(yōu)化數(shù)據(jù)查詢時間[2]。

        2.2 基層數(shù)字檔案室建設(shè)面臨標準不統(tǒng)一的問題

        在信息化時代,盡管全國上下都認識到了數(shù)字化建設(shè)的重要性,但是在基層檔案室建設(shè)方面,面臨著標準不統(tǒng)一的問題,從黨中央相關(guān)指示到地方實際建設(shè),存在較大實施差距,由于地區(qū)發(fā)展不平衡的問題,導(dǎo)致各地的基層檔案室在建設(shè)過程中,缺乏有效的建設(shè)規(guī)范和標準,沒有統(tǒng)一的信息處理管理方式,每個檔案室的建設(shè)都采用不同的數(shù)字化技術(shù),且管理、查詢及儲存系統(tǒng)都存在較大的差別,給今后檔案共享信息資源帶來較大的困難,無法實現(xiàn)各地檔案的互通有無,直接影響到大的發(fā)展方向。

        2.3 基層數(shù)字檔案室建設(shè)面臨專業(yè)人才不足的問題

        建立專門的基層數(shù)字檔案室,需要專業(yè)的人才掌握大數(shù)據(jù)分析技術(shù),同樣還需要具有綜合素質(zhì)的優(yōu)秀檔案管理人才進行支撐,然而近幾年來,各級部門盡管非常重視數(shù)字檔案建設(shè),但是地區(qū)建設(shè)執(zhí)行者仍然存在困境,無法招納具有專業(yè)技能的管理人才,導(dǎo)致在實際操作過程中出現(xiàn)許多問題。特別是基層檔案管理人員,其知識結(jié)構(gòu)單一,管理水平低下,缺乏足夠的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),進而影響了數(shù)字檔案室發(fā)揮實際作用,嚴重限制了基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的展開。

        3 大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)的有效途徑

        大數(shù)據(jù)背景下,建設(shè)具有時代性的數(shù)字檔案室成為一種必然的趨勢,但是這面臨的不僅僅是管理方式的改變,更是一種全新的檔案工作服務(wù)體系的改革,提高了對于檔案信息資源的整理和規(guī)劃,對于大量的數(shù)據(jù)信息進行綜合處理,從大的層面上來講,這是對傳統(tǒng)檔案資源管理體制及流程的革新,在這種背景下,可以從以下幾個方面進行建設(shè)和完善:

        3.1 構(gòu)建科學(xué)合理的數(shù)字檔案管理體系

        在基層單位的數(shù)字檔案管理建設(shè)中,需要合理的建設(shè)體系進行優(yōu)化知道,首先要加強對于數(shù)字建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo),把基層檔案室建設(shè)納入統(tǒng)籌規(guī)劃當中,將檔案室融合到社會便民服務(wù)事項當中,切實實現(xiàn)檔案管理的有效作用,在這種過程中,可以采取先易后難的方式,逐步實施建設(shè)計劃,切實推動數(shù)字檔案室的建設(shè),另外,對于檔案室管理人員要確定合理的編制,明確管理人員的主要職能責任,在這種基礎(chǔ)上建設(shè)相適應(yīng)的管理模式,從數(shù)據(jù)、技術(shù)、管理、人才、服務(wù)整體方面進行綜合考慮,制定行之有效的建設(shè)體系。另外,還要制定相關(guān)的規(guī)章制度 ,配合檔案室的工作需求,在建設(shè)過程中有統(tǒng)一的標準可進行參考,比如制定檔案資源信息歸檔以及使用流程管理制度,制定查閱制度、制定信息備份制度。將建設(shè)要求與制度進行融合,加強控制,保證在大數(shù)據(jù)分析階段能夠有效的整合相關(guān)資源[3]。

        3.2 加強軟件和硬件平臺建設(shè)

        為了更快的加強數(shù)字檔案室建設(shè),首先最基礎(chǔ)的是要進行硬件設(shè)施和軟件設(shè)備的配置,在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上,構(gòu)建局域網(wǎng)建立獨立網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)字化管理。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施作為數(shù)字信息搜集、整理、保存的重要保障,需要根據(jù)基層的經(jīng)濟條件進行選擇,包括基礎(chǔ)的硬件設(shè)備和計算機終端,有條件的話還可配備掃描儀以及攝像機等,由于安全性能的相關(guān)要求,可以選擇離線存儲平臺。另一方面,構(gòu)建軟件平臺也是很重要的一部分,在大數(shù)據(jù)背景下,這個平臺已經(jīng)成為檔案管理的核心,代替了傳統(tǒng)管理模式中管理人員的作用,特別是在信息處理方面發(fā)揮著極高的效率,節(jié)省了大量的時間成本。對于已經(jīng)建立好數(shù)字化建設(shè)的基層檔案室,需要更新相關(guān)的軟件系統(tǒng),增加個性化需求的服務(wù)指標,比如涉及一些業(yè)務(wù)功能需求的規(guī)范建設(shè),需要進行針對化的平臺設(shè)計,可以研發(fā)個性化的需求,以滿足檔案用戶的相關(guān)需求。關(guān)鍵性的軟件和硬件投入能夠更好地優(yōu)化管理方式,并且在系統(tǒng)維護中發(fā)揮著重要的作用。

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