王 建

（黑龍江省大興安嶺加格達(dá)奇區(qū)檔案館，黑龍江 大興安嶺 165000）

1 大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

基層檔案室的主要工作內(nèi)容是對信息資源進(jìn)行搜集和整理，傳統(tǒng)的檔案室的搜集和整理需要耗費(fèi)大量的人力和物力，對于檔案的保存也存在較大的弊端。然而大數(shù)據(jù)時(shí)代，基層數(shù)字檔案室的建設(shè)有效地為數(shù)據(jù)的整體收集提供了高效的途徑。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案以及數(shù)字儲(chǔ)存技術(shù)成為主要形式，已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的儲(chǔ)存載體，形成具有結(jié)構(gòu)性的檔案管理方式，這種模式下，基層數(shù)字檔案室的主要工作內(nèi)容是對信息資源進(jìn)行處理，使用高科技技術(shù)建立專門的檔案信息管理流程，并且在使用過程中，可以實(shí)現(xiàn)對于檔案信息精確查找和提取，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源使用的靈活性，極大地提高了檔案管理的效率。另一方面，數(shù)字建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類管理，根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)建立不同的數(shù)據(jù)檔案室，體現(xiàn)了檔案管理的價(jià)值，為檔案室用戶提供最佳的服務(wù)，并且檔案數(shù)據(jù)體現(xiàn)出較大的信息量，能夠根據(jù)用戶的反饋?zhàn)龀龇治龊涂偨Y(jié)，確定服務(wù)行為規(guī)范，衍生出智能服務(wù)體系[1]。

2 大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

建設(shè)基層數(shù)字檔案室絕不是購置硬件設(shè)備、應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析就可以的，應(yīng)當(dāng)從方方面面就開始創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變、比如管理理念、操作技術(shù)以及管理方式上，當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，我國基層檔案室數(shù)字建設(shè)面臨著以下幾個(gè)方面的挑戰(zhàn)：

2.1 基層發(fā)展不均衡及信息資源再整理難題

由于社會(huì)局部地區(qū)發(fā)展不均衡，導(dǎo)致基層檔案室在建設(shè)數(shù)字化管理時(shí)具有極大的局限性，且受限于經(jīng)濟(jì)條件因素，許多檔案館的原始檔案室主要以紙質(zhì)檔案為載體，其館藏檔案的信息化程度較低，特別是一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)，其數(shù)字技術(shù)較為落后，經(jīng)濟(jì)條件不充分，對于檔案資源進(jìn)行再收集和整理存在較大的難度，從手工轉(zhuǎn)化為電腦操作過程比較艱辛，對于檔案用戶查詢以及調(diào)取資料傳統(tǒng)方式主要以手工為主，很難滿足用戶個(gè)性化需求，對于管理層面上也存在一定的困難，實(shí)踐基層管理數(shù)字化建設(shè)主要依托于地區(qū)發(fā)展的相關(guān)條件，許多原始檔案館會(huì)存在較多冗余的數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致館藏?cái)?shù)據(jù)信息過多，對這些冗余數(shù)據(jù)進(jìn)行再整理存在一個(gè)再加工流程，并且這些數(shù)據(jù)也會(huì)造成存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，間接造成重復(fù)文件及資源，當(dāng)檔案信息被數(shù)字整理后，會(huì)出現(xiàn)沖突數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致重復(fù)交叉的存檔，無法合理優(yōu)化數(shù)據(jù)查詢時(shí)間[2]。

2.2 基層數(shù)字檔案室建設(shè)面臨標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題

在信息化時(shí)代，盡管全國上下都認(rèn)識(shí)到了數(shù)字化建設(shè)的重要性，但是在基層檔案室建設(shè)方面，面臨著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，從黨中央相關(guān)指示到地方實(shí)際建設(shè)，存在較大實(shí)施差距，由于地區(qū)發(fā)展不平衡的問題，導(dǎo)致各地的基層檔案室在建設(shè)過程中，缺乏有效的建設(shè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，沒有統(tǒng)一的信息處理管理方式，每個(gè)檔案室的建設(shè)都采用不同的數(shù)字化技術(shù)，且管理、查詢及儲(chǔ)存系統(tǒng)都存在較大的差別，給今后檔案共享信息資源帶來較大的困難，無法實(shí)現(xiàn)各地檔案的互通有無，直接影響到大的發(fā)展方向。

2.3 基層數(shù)字檔案室建設(shè)面臨專業(yè)人才不足的問題

建立專門的基層數(shù)字檔案室，需要專業(yè)的人才掌握大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，同樣還需要具有綜合素質(zhì)的優(yōu)秀檔案管理人才進(jìn)行支撐，然而近幾年來，各級部門盡管非常重視數(shù)字檔案建設(shè)，但是地區(qū)建設(shè)執(zhí)行者仍然存在困境，無法招納具有專業(yè)技能的管理人才，導(dǎo)致在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)許多問題。特別是基層檔案管理人員，其知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，管理水平低下，缺乏足夠的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，進(jìn)而影響了數(shù)字檔案室發(fā)揮實(shí)際作用，嚴(yán)重限制了基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的展開。

3 大數(shù)據(jù)背景下基層數(shù)字檔案室建設(shè)的有效途徑

大數(shù)據(jù)背景下，建設(shè)具有時(shí)代性的數(shù)字檔案室成為一種必然的趨勢，但是這面臨的不僅僅是管理方式的改變，更是一種全新的檔案工作服務(wù)體系的改革，提高了對于檔案信息資源的整理和規(guī)劃，對于大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合處理，從大的層面上來講，這是對傳統(tǒng)檔案資源管理體制及流程的革新，在這種背景下，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)和完善：

3.1 構(gòu)建科學(xué)合理的數(shù)字檔案管理體系

在基層單位的數(shù)字檔案管理建設(shè)中，需要合理的建設(shè)體系進(jìn)行優(yōu)化知道，首先要加強(qiáng)對于數(shù)字建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，把基層檔案室建設(shè)納入統(tǒng)籌規(guī)劃當(dāng)中，將檔案室融合到社會(huì)便民服務(wù)事項(xiàng)當(dāng)中，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效作用，在這種過程中，可以采取先易后難的方式，逐步實(shí)施建設(shè)計(jì)劃，切實(shí)推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，另外，對于檔案室管理人員要確定合理的編制，明確管理人員的主要職能責(zé)任，在這種基礎(chǔ)上建設(shè)相適應(yīng)的管理模式，從數(shù)據(jù)、技術(shù)、管理、人才、服務(wù)整體方面進(jìn)行綜合考慮，制定行之有效的建設(shè)體系。另外，還要制定相關(guān)的規(guī)章制度 ，配合檔案室的工作需求，在建設(shè)過程中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行參考，比如制定檔案資源信息歸檔以及使用流程管理制度，制定查閱制度、制定信息備份制度。將建設(shè)要求與制度進(jìn)行融合，加強(qiáng)控制，保證在大數(shù)據(jù)分析階段能夠有效的整合相關(guān)資源[3]。

3.2 加強(qiáng)軟件和硬件平臺(tái)建設(shè)

為了更快的加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)，首先最基礎(chǔ)的是要進(jìn)行硬件設(shè)施和軟件設(shè)備的配置，在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，構(gòu)建局域網(wǎng)建立獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化管理。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施作為數(shù)字信息搜集、整理、保存的重要保障，需要根據(jù)基層的經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，包括基礎(chǔ)的硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)終端，有條件的話還可配備掃描儀以及攝像機(jī)等，由于安全性能的相關(guān)要求，可以選擇離線存儲(chǔ)平臺(tái)。另一方面，構(gòu)建軟件平臺(tái)也是很重要的一部分，在大數(shù)據(jù)背景下，這個(gè)平臺(tái)已經(jīng)成為檔案管理的核心，代替了傳統(tǒng)管理模式中管理人員的作用，特別是在信息處理方面發(fā)揮著極高的效率，節(jié)省了大量的時(shí)間成本。對于已經(jīng)建立好數(shù)字化建設(shè)的基層檔案室，需要更新相關(guān)的軟件系統(tǒng)，增加個(gè)性化需求的服務(wù)指標(biāo)，比如涉及一些業(yè)務(wù)功能需求的規(guī)范建設(shè)，需要進(jìn)行針對化的平臺(tái)設(shè)計(jì)，可以研發(fā)個(gè)性化的需求，以滿足檔案用戶的相關(guān)需求。關(guān)鍵性的軟件和硬件投入能夠更好地優(yōu)化管理方式，并且在系統(tǒng)維護(hù)中發(fā)揮著重要的作用。