黃姝娟

（郴州市第一人民醫(yī)院北院（兒童醫(yī)院）辦公室，湖南 郴州 423000）

作為醫(yī)院內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，辦公室檔案管理工作的重要性和必要性不言而喻。在信息化、科技化時代之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作備受詬病，導致醫(yī)院在改革以及創(chuàng)新的過程中遇到了諸多問題。辦公室檔案管理工作需要提高對檔案工作的重視，建立和完善檔案的收集歸檔整理，規(guī)范好檔案資料，深入剖析醫(yī)院辦公室檔案管理工作的重點以及難點。以推進信息化建設為重要的手段，靈活利用不同的創(chuàng)新措施使辦公室檔案管理更加規(guī)范，更好地推進醫(yī)院各項工作有序開展，提高各部門工作效能。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)性和實踐性比較強，對管理工作人員的工作能力是一個較大挑戰(zhàn)及考驗。有的醫(yī)院對辦公室檔案管理工作的認知和理解比較片面和淺顯，沒有了解到辦公室檔案管理的必要性，檔案工作效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率，最終導致醫(yī)院整體的管理質(zhì)量和管理效率不夠理想。

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低、意識薄弱

醫(yī)院管理工作人員需要著眼于醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實條件，了解辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平、發(fā)展狀況，是一個醫(yī)院運轉狀況的縮影，是各部門進行其他一切活動的重要依，著眼于醫(yī)院的專業(yè)技術人員培訓計劃，在長期規(guī)劃以及研究的過程中促進檔案管理工作人員的繼續(xù)學習以及教育。辦公室檔案管理，本是項至關重要的工作，但是多數(shù)檔案管理人員沒有意識到工作的關鍵性，而檔案管理人員的意識薄弱，也是制約檔案工作效率的一個重要性因素。另外，對于醫(yī)院從事檔案管理的人員，并非專業(yè)出身，更多數(shù)是兼職工作，如此一來，導致了檔案管理上的態(tài)度不認真、工作不到位。醫(yī)院需要注重對專業(yè)人員的知識技能培訓，積極聘請專業(yè)的檔案管理方面的專家。通過系列講座培訓等方式來更好地提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作的信息化質(zhì)量以及水平，保障這一工作能夠大放異彩。

1.2 檔案管理模式落后、管理人員意識不強

醫(yī)院管理工作人員需要站在宏觀戰(zhàn)略的角度，轉變傳統(tǒng)的管理理念以及管理模式，不再以簡單的理論知識學習為重點，而是著眼于醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實條件，積極構建規(guī)范科學的醫(yī)院辦公室檔案管理流程和制度，確保這一工作與其他業(yè)務工作齊頭并進、雙管齊下。系統(tǒng)化的培訓以及主題研討會的開展工作不容忽略，這兩個工作能夠為醫(yī)院辦公室檔案管理工作的有效創(chuàng)新以及改革打下扎實的基礎，醫(yī)院中層管理工作人員需要深化自身對辦公室檔案管理工作的認知以及理解，積極融入更多的現(xiàn)代化元素，以現(xiàn)代信息技術的有效利用為依據(jù)，確保這一工作的有效改革及創(chuàng)新。強化整體的檔案管理流程，全面提升信息化管理質(zhì)量和水準，發(fā)揮“檔案管理”的作用，彰顯醫(yī)院辦公室檔案管理工作的指導作用及優(yōu)勢。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設的創(chuàng)新措施分析

為了有效避免上文中存在的各類不足，醫(yī)院需要著眼于外部環(huán)境變動的實質(zhì)條件，將工作重心放在辦公室檔案管理信息化建設開展上。積極采取現(xiàn)代化的創(chuàng)新措施以及手段，全面彰顯辦公室檔案和信息化建設工作的重要作用及優(yōu)勢，穩(wěn)步推進、強化檔案管理工作。

2.1 提升檔案人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是辦公室檔案管理信息化建設工作的實踐者以及推動者，醫(yī)院需要加強對檔案管理工作人員的教育及培訓，全面提升工作人員的綜合素質(zhì)。積極組織人員配置，成立專門的團隊，統(tǒng)一指導、分級管理。加大對這一工作的投入和支持力度，明確前期的工作目標以及工作要求，確保對癥下藥，為檔案管理工作人員各項管理工作的有效落實做好前期的鋪墊。其中年終考核以及各項管理工作的總結最為關鍵，這一點有助于醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員意識到自身的不足，進而主動調(diào)整辦公室檔案管理信息化建設工作的方向以及手段。管理工作人員自身還需要在終身學習理念的指導下，調(diào)整自身的工作行為和工作模式，深化個人對信息化建設工作的認知以及 理解。

2.2 強化檔案管理意識

醫(yī)院各個科室檔案管理工作需要結合具體問題具體分析的實踐要求，通過對法律法規(guī)的研究以及分析，更好的強化檔案管理意識。積極投身信息化建設工作中，確保辦公室檔案管理工作能夠實現(xiàn)順利落實。其中科學完備的檔案管理體系的構建最為關鍵，醫(yī)院需要著眼于目前的現(xiàn)實條件，靈活利用各種現(xiàn)代化的信息化管理策略以及手段，加強對部門業(yè)務種類的分析以及規(guī)定，確保對癥下藥。管理意識的強化對管理工作人員自身的管理能力以及管理經(jīng)驗是一個較大挑戰(zhàn)，管理工作人員需要著眼于目前的職業(yè)發(fā)展方向，深入分析檔案管理信息化發(fā)展的重要要求。以提升信息化質(zhì)量以及水準為依據(jù)，確保各項管理工作的全面落實以及進一步突破，真正彰顯辦公室檔案管理信息化建設工作的作用及價值。

2.3 完善外部設施和基礎

醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設工作是一個長期的過程，很難在短期內(nèi)取得明顯的成效，這一工作對醫(yī)院的外部設施以及基礎條件提出了一定的要求。為了確保檔案信息一體化的迅速發(fā)展，醫(yī)院領導需要關注檔案工作的進一步調(diào)整，積極推進基礎設施建設工作的穩(wěn)定落實。明確重要的管理條例及管理策略，完善現(xiàn)有的管理體系，確保對癥下藥。其中檔案室的建設工作不能忽略，醫(yī)院需要將此人納入醫(yī)院的長遠發(fā)展規(guī)劃中，明確目前的發(fā)展目標以及發(fā)展戰(zhàn)略，積極完善基礎設施。檔案專業(yè)管理軟件的引進非常有必要，醫(yī)院需要著眼于計算機軟件的利用要求，加強對不同檔案數(shù)據(jù)庫的有效協(xié)調(diào)以及管理。結合目前的電腦技術等手段，促進不同門類檔案管理工作的全面協(xié)調(diào)，真正體現(xiàn)信息一體化管理工作的作用及優(yōu)勢，確保醫(yī)院管理服務質(zhì)量及水準的穩(wěn)定提升。

3 結語

醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設工作對醫(yī)院的穩(wěn)定建設及發(fā)展有非常關鍵的影響，醫(yī)院管理層需要注重對這一工作的有效創(chuàng)新以及改進，全面提升管理工作人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理真正實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置及利用。始終堅持檔案管理意識，積極完善外部設施和基礎，更好地解決這一工作的矛盾和困惑，確保辦公室檔案管理信息化建設工作能夠更上一個臺階、重煥生機。