王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

文件檔案管理是單位文件管理的重要組成部分，文件檔案管理的規(guī)范性也是一個(gè)單位科學(xué)管理的體現(xiàn)，當(dāng)前我國文件檔案管理正在快速邁入電子化時(shí)代，對提高科學(xué)管理文件檔案有重要的意義。

1 提升文件檔案管理規(guī)范化水平的意義

文件檔案管理的工作繁雜，尤其是現(xiàn)階段越來越多的文件檔案資料，使得文件檔案管理工作的難度和復(fù)雜程度都有所提高，而管理人員如何應(yīng)對難度越來越大的文件檔案管理工作也是一個(gè)挑戰(zhàn)，只有通過建立科學(xué)有效的文件檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，引入科學(xué)有效的文件檔案管理手段才能進(jìn)一步提升單位的文件檔案管理規(guī)范化水平[1]。首先，由于文件檔案是人們?nèi)粘９ぷ骱蛯W(xué)習(xí)中留存的各種數(shù)據(jù)資源，對各個(gè)單位和社會(huì)的發(fā)展有重要的作用，科學(xué)規(guī)范的做好文件檔案的收集、整理和管理工作是提升檔案管理規(guī)范化的重要步驟，同時(shí)文件檔案還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供資料數(shù)據(jù)的支持，使領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)有效，提高單位的管理效率，科學(xué)地進(jìn)行資源配置工作。其次，科學(xué)有效的文件檔案管理工作體現(xiàn)了一個(gè)單位的規(guī)范管理，是一個(gè)單位管理水平的具體體現(xiàn)，因此提高文件檔案管理的規(guī)范性也是構(gòu)建單位科學(xué)管理工作的重要組成部分。

2 目前文件檔案管理中存在的問題

1）不重視文件檔案科學(xué)管理工作。文件檔案管理工作屬于后勤保障部門的工作，在單位中無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此領(lǐng)導(dǎo)對文件檔案管理工作的重視程度不夠，存在輕視和不按規(guī)章制度辦事的問題，這種態(tài)度也會(huì)影響到文件檔案管理人員的工作態(tài)度，一旦受到領(lǐng)導(dǎo)的影響認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊則會(huì)嚴(yán)重影響了單位文件檔案管理工作的質(zhì)量和效率。由于文件檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，其管理質(zhì)量在很大程度上都會(huì)受到管理人員的影響，因此需要領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視才能將科學(xué)管理工作改革的工作推進(jìn)下去[2]。

2）缺乏完善合理的文件檔案管理制度。一些單位缺乏完善的文件檔案管理制度，缺乏規(guī)章制度的約束則無法對管理人員提供合理的管理行為依據(jù)，由于文件檔案管理工作的繁雜性，使得該工作極度需要制度的保障才能做到有條不紊不出混亂。在文件檔案的收集、整理和分類保存檢索等各方面都需要依靠制度來確保文檔管理工作不出紕漏，而就當(dāng)前許多單位的文件檔案管理實(shí)際工作情況來看，大多都缺乏一套完善科學(xué)有效的文件檔案制度，難以對實(shí)際管理工作提供制度支持和引導(dǎo)，使得單位文件檔案管理工作混亂且效率低下，甚至還會(huì)出現(xiàn)文件檔案丟失等工作事故。

3）文件檔案管理人員的專業(yè)能力缺乏。文件檔案管理工作的復(fù)雜性使得管理人員需要具備良好的專業(yè)技能和端正的工作態(tài)度，而目前從事文件檔案管理工作的人員通常存在文化學(xué)歷水平低下，沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的文件檔案管理工作培訓(xùn)，也沒有足夠的計(jì)算機(jī)技能等問 題[3]。這樣的文件檔案管理人員專業(yè)技能無法支持復(fù)雜的管理工作，容易在工作中出現(xiàn)一些問題，而要提高文檔管理規(guī)范化必須要對管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能以便他們能夠更好地面對日益復(fù)雜的文件檔案管理工作挑戰(zhàn)。

4）文件檔案管理的遺留問題沒有得到妥善解決。由于文件檔案管理工作經(jīng)歷了人工到電子化改革的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)人工文件檔案管理工作中存在不少問題都沒有得到妥善地解決，比如一些歷史文件檔案的缺失，人工收集數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性無法確定，數(shù)據(jù)信息收集不完善等問題依然無法得到妥善地解決，在電子化改革工作推進(jìn)過程中依然存在許多問題，這些問題的遺留使得提升文件檔案管理規(guī)范化工作進(jìn)展緩慢。

3 提升文件檔案管理規(guī)范化水平策略

1）完善文件檔案管理制度。單位需要科學(xué)完善的文件檔案管理體系來為推進(jìn)建設(shè)規(guī)范化文件檔案管理工作提供制度支持，因此首先就是要建立一套完善的文件檔案管理工作體系來規(guī)范管理人員的日常工作，對他們?nèi)粘９ぷ魈峁┲贫纫?guī)范和工作支持，使得他們在工作中有制度可依。其次，要堅(jiān)決執(zhí)行文件檔案管理制度，出現(xiàn)一些違反制度的事件要按照制度的規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)也要做好責(zé)任體系的建設(shè)工作，對文件檔案管理中出現(xiàn)的問題要及時(shí)進(jìn)行追責(zé)，確保責(zé)任到人，這樣才能進(jìn)一步提升文件檔案管理工作的規(guī)范化[4]。

2）加強(qiáng)文件檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)。由于目前文件檔案管理人員的專業(yè)技能無法滿足日益復(fù)雜的文件檔案管理工作，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)來提高他們的專業(yè)技能。首先要從招聘環(huán)節(jié)入手，設(shè)置合理的招聘條件和面試，確保招聘到的工作人員能夠符合文件檔案管理工作的要求，杜絕一些學(xué)歷低下專業(yè)技能不過關(guān)的人從事該工作。其次，要定期對文件檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，確保他們對文件檔案管理工作的規(guī)范化，一方面要進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，比如電子化檔案的管理工作培訓(xùn)，相關(guān)計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)等，確保他們專業(yè)技能能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，另一方面加強(qiáng)他們的責(zé)任和保密意識(shí)，文件檔案管理工作質(zhì)量很大程度上是取決于管理人員的工作態(tài)度和責(zé)任心，只有做好雙管齊下的工作才能提高單位文件檔案管理工作的規(guī)范化水平。

3）引入數(shù)字化新技術(shù)，加強(qiáng)硬件改造。文件檔案信息化管理已經(jīng)是一個(gè)新的趨勢，當(dāng)前傳統(tǒng)人工進(jìn)行文件檔案管理已經(jīng)逐漸被淘汰，取而代之的是電子化文件檔案管理，在這個(gè)改革過程當(dāng)中有許多值得注意的地方，比如在引入電子化技術(shù)的時(shí)候要制定統(tǒng)一的數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行格式統(tǒng)一的編碼工作，以此滿足數(shù)據(jù)安全和共享等方面的要求[5]。其次，要對文件檔案管理設(shè)備和硬件進(jìn)行現(xiàn)代化改造，建設(shè)一個(gè)能夠滿足數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，比如硬件設(shè)備需要滿足文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行的條件，在文檔保存時(shí)應(yīng)該有通風(fēng)的環(huán)境，滿足計(jì)算機(jī)通風(fēng)運(yùn)行的條件等。

4）加強(qiáng)規(guī)范化管理，解決歷史遺留問題。對于文件檔案管理中的歷史遺留問題也要給予足夠的重視，不解決掉這些問題就難以從根本上提高單位文件檔案管理規(guī)范化。對于這些歷史遺留的問題要進(jìn)行分類篩選，將問題分為幾個(gè)等級(jí)，比如對無頭檔案或者檔案信息不確認(rèn)的要及時(shí)安排人員進(jìn)行排查核實(shí)，與當(dāng)事人進(jìn)行直接聯(lián)系和磋商，將文件檔案進(jìn)行及時(shí)的歸檔處理。對一些年代久遠(yuǎn)或者無法處理的無用文件檔案要進(jìn)行登記造冊，及時(shí)和相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)處理，將其集中之后進(jìn)行注銷，以此來提高文件檔案管理的時(shí)效性，做到規(guī)范化處理歷史遺留問題。

4 結(jié)論

總之，通過采用科學(xué)合理的有效措施來提高文件檔案管理的科學(xué)規(guī)范性，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)性也能夠從另一方面提升我國檔案管理的有效性，將文件檔案管理的效率和質(zhì)量提高。