張華娟

（吉林省通榆縣圖書(shū)館，吉林 白城 137200）

檔案管理在圖書(shū)館業(yè)務(wù)的發(fā)展中起著重要的作用，圖書(shū)館業(yè)務(wù)的發(fā)展與檔案管理息息相關(guān)，二者緊密相連，密不可分。因此，在圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，有必要通過(guò)集中做好檔案管理工作來(lái)大幅度提高管理效率，并進(jìn)一步加強(qiáng)各種管理計(jì)劃和模式的完善與優(yōu)化，使圖書(shū)館事業(yè)能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用價(jià)值標(biāo)，更好地為社會(huì)和人民服務(wù)。

1 檔案管理的重要作用

1）圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的要求。圖書(shū)館檔案館保存各種書(shū)籍，報(bào)紙，材料，會(huì)議紀(jì)要等，這就決定其與業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)密不可分。應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，所謂的圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)不僅僅是數(shù)字，圖像等的匯總，而是使用科學(xué)方法來(lái)分析這些材料，對(duì)其進(jìn)行精確分類(lèi)，然后進(jìn)行比較。將其與以前的材料進(jìn)行對(duì)比，找出當(dāng)前工作的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新和劣勢(shì)。在此基礎(chǔ)上，分析了產(chǎn)生缺陷的原因，改進(jìn)了工作方法，改變了工作思路，使圖書(shū)館業(yè)務(wù)得以更好地發(fā)展。例如，可以分析人們喜歡的借閱書(shū)籍類(lèi)型，并根據(jù)指示購(gòu)買(mǎi)書(shū)籍；還可以根據(jù)活動(dòng)的時(shí)間、參與者的類(lèi)型和人數(shù)分析何時(shí)需要進(jìn)行的活動(dòng)，以便吸引更多的人參加閱讀活動(dòng)。

2）有助于圖書(shū)館深化服務(wù)。檔案是歷史的載體，并且包含非常豐富和寶貴的資源。同樣，圖書(shū)館檔案館真實(shí)地記錄了過(guò)去的服務(wù)活動(dòng)的過(guò)程，以指導(dǎo)未來(lái)的工作。當(dāng)前，人們對(duì)圖書(shū)館的服務(wù)工作有了更高的要求，這就需要我們改變過(guò)去的服務(wù)理念，服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容，以適應(yīng)人們不斷增長(zhǎng)的服務(wù)需求，以便人們?cè)谛菹r(shí)可以輕松愉快、舒適地閱讀，在休息的同時(shí)學(xué)習(xí)知識(shí)并發(fā)陶冶情操。為此，我們將不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，創(chuàng)新服務(wù)方式，改變過(guò)去的觀念，加強(qiáng)圖書(shū)館的檔案管理，為今后的服務(wù)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 如何做好檔案管理工作

1）增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)。當(dāng)前，社會(huì)飛速發(fā)展，而發(fā)展的記錄和保存方式備受關(guān)注。檔案意識(shí)的重要性已越來(lái)越被人們所熟知，人們逐漸增加了對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。檔案意識(shí)的增強(qiáng)不僅提高了檔案管理的效率，而且對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。相反，對(duì)檔案的意識(shí)不足會(huì)影響檔案的功能發(fā)揮，使檔案的價(jià)值無(wú)法真正體現(xiàn)。圖書(shū)館應(yīng)定期監(jiān)督，檢查和評(píng)估檔案管理，加強(qiáng)檔案管理，并有計(jì)劃的促進(jìn)其快速發(fā)展。

2）高度重視制度建設(shè)。健全的制度有助于檔案管理工作的順利開(kāi)展，可以將檔案管理的有效措施提高到更高的層次。為此，圖書(shū)館必須找到一些切實(shí)有效的措施來(lái)實(shí)施制度建設(shè)，并提出切實(shí)可行的計(jì)劃，例如根據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)需求改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，使其形成一個(gè)系統(tǒng)有序的整體。原來(lái)的分散式管理方法也被集中式管理方法所取代，可以很好地保存檔案統(tǒng)計(jì)信息，確保管理中的所有操作都有據(jù)可依，并為檔案管理操作提供了有力的保證。如果能夠做好以上工作，那么無(wú)疑會(huì)促進(jìn)圖書(shū)館工作的順利進(jìn)行[2]。

3）充分利用信息化技術(shù)。信息技術(shù)的使用可以大大提高檔案管理的信息化水平。在當(dāng)今信息技術(shù)時(shí)代，我們需要有效地把握時(shí)代的發(fā)展脈絡(luò)，將檔案管理朝信息管理的方向發(fā)展，以最大限度地提高檔案管理的效率。圖書(shū)館可以根據(jù)自己的實(shí)際情況添加更多的現(xiàn)代化信息設(shè)備，例如使用計(jì)算機(jī)軟件來(lái)管理和操作，實(shí)現(xiàn)整個(gè)過(guò)程的智能化，從而提高了文件管理的效率，并進(jìn)一步促進(jìn)了圖書(shū)業(yè)務(wù)的健康長(zhǎng)效發(fā)展。

3 改善檔案的管理在圖書(shū)館當(dāng)中運(yùn)用的舉措

1）強(qiáng)化圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作。圖書(shū)館管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并不像人們想象的那么簡(jiǎn)單，它不像加減數(shù)字那樣簡(jiǎn)單，并且比計(jì)算更準(zhǔn)確?？梢詫?duì)工作記錄進(jìn)行分析，找到優(yōu)勢(shì)，查漏補(bǔ)缺，提出有效可行的對(duì)策，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改。另外，圖書(shū)館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作可以提高人們的思想意識(shí)，拓寬思路和視野，促進(jìn)圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作順利進(jìn)行，使圖書(shū)館工作向更為系統(tǒng)更專(zhuān)業(yè)的目標(biāo)發(fā)展。圖書(shū)館的工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作具有連續(xù)性等自身特性，根據(jù)有關(guān)要求通過(guò)對(duì)原始記錄的分析總結(jié)出最終結(jié)果，指導(dǎo)圖書(shū)館今后的檔案管理和圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展的研究活動(dòng)[3]。

2）加強(qiáng)人力資源建設(shè)。圖書(shū)館要做到與時(shí)俱進(jìn)，努力創(chuàng)新，應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的需求和變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)是當(dāng)務(wù)之急。人才培養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)該是循序漸進(jìn)，有根據(jù)有規(guī)劃的。圖書(shū)館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要專(zhuān)業(yè)人才得到支持。如果人才缺失就會(huì)導(dǎo)致與社會(huì)的脫節(jié)、業(yè)務(wù)滯后，長(zhǎng)此以往會(huì)形成惡性循環(huán)，留不住人才。因此，圖書(shū)館要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性人才的培養(yǎng)。

3）提升服務(wù)質(zhì)量。檔案是歷史的最好見(jiàn)證，圖書(shū)館從業(yè)人員從過(guò)去的業(yè)務(wù)流程中整理信息進(jìn)行有效組合，便于讀者獲取。業(yè)務(wù)文件基于圖書(shū)館在實(shí)際工作中執(zhí)行的每個(gè)活動(dòng)的實(shí)際記錄，包括活動(dòng)的計(jì)劃，實(shí)施和后續(xù)結(jié)果。讀者進(jìn)行相關(guān)搜索時(shí)，他們可以根據(jù)自己的需求搜索信息。為了滿足讀者的需求，圖書(shū)館必須仔細(xì)地記錄和管理其檔案，并為每個(gè)服務(wù)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程創(chuàng)建摘要和文檔。文件包括活動(dòng)的想法，準(zhǔn)備行動(dòng)計(jì)劃，活動(dòng)的問(wèn)題，活動(dòng)的結(jié)果，活動(dòng)的反思和總結(jié)等。本文檔為圖書(shū)館的將來(lái)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并詳細(xì)制定了服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為今后更好、更完善的開(kāi)展活動(dòng)提供重要的信息，具有極高的參考價(jià)值。在圖書(shū)館的后續(xù)活動(dòng)中，這些文件可以為相關(guān)業(yè)務(wù)提供參考內(nèi)容，從而節(jié)省了初步的準(zhǔn)備時(shí)間和工作量，并且采用相同的思路來(lái)提供便捷的服務(wù)處理方式。

4）提高管理水平，切實(shí)發(fā)揮檔案作用。我們要努力尋求特別有效的檔案管理方法，管理水平，在平時(shí)的業(yè)務(wù)工作中要充分發(fā)揮大家的主觀能動(dòng)性并不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷的探索，不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高政治和業(yè)務(wù)水平，千方百計(jì)提高檔案管理的整體效率，為廣大讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)。我們需要重視工作人員的再教育，提升責(zé)任意識(shí)。只有這樣，我們才能更好地服務(wù)社會(huì)，滿足社會(huì)各階層的需求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

4 小結(jié)

檔案管理有助于圖書(shū)館內(nèi)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，有助于滿足讀者日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求，并可以促進(jìn)我國(guó)圖書(shū)館文化和教育的發(fā)展。因此，非常需要重視檔案管理工作。但是，當(dāng)前的檔案管理仍然存在一些不足。檔案管理員的工作意識(shí)較弱，工作制度不健全，員工的能力和素質(zhì)仍然很低。因此，為了使我們能夠充分利用檔案管理的重要作用，需要通過(guò)提高員工的工作意識(shí)，提高員工的素質(zhì)和管理能力來(lái)構(gòu)建合理的檔案管理體系。相信在不久的將來(lái)，通過(guò)我們的努力，圖書(shū)館的檔案管理將越來(lái)越規(guī)范和科學(xué)，使我國(guó)的圖書(shū)館事業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)快速發(fā)展。: