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        新時(shí)期檔案管理科學(xué)化和信息化路徑探討

        2021-04-14 20:04:31
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化人員

        韓 爽

        (鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局,山東 菏澤 274600)

        1 現(xiàn)階段檔案管理中存在的不足之處

        通過調(diào)查現(xiàn)階段各個(gè)單位檔案管理的工作流程我們能夠發(fā)現(xiàn),現(xiàn)階段由于單位沒有一套科學(xué)完整的工作體系,檔案管理人員在工作中沒有形成固定的檔案管理流程,工作導(dǎo)致沒有頭緒,沒有規(guī)則,更無法體現(xiàn)信息化的較高水平。在檔案管理中由于沒有細(xì)節(jié)的相關(guān)規(guī)定,基層部門的人員和領(lǐng)導(dǎo)層的人員缺少溝通,沒有明確的責(zé)任體系,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料不完整,缺檔,分類不明確等問題。當(dāng)然電子檔案工作在完善的過程中同樣也會(huì)面臨更多的問題。有些人員缺少檔案管理的錯(cuò)誤意識(shí),認(rèn)為檔案管理沒有重要的意義,在收集、管理、存儲(chǔ)統(tǒng)計(jì)過程中也出現(xiàn)消極怠工的態(tài)度,久而久之,會(huì)出現(xiàn)更多的安全隱患。當(dāng)然各個(gè)部門在進(jìn)行檔案管理工作過程中也要加強(qiáng)聯(lián)系和溝通,建立共享數(shù)據(jù)庫等,當(dāng)然這些也都是建立在擁有一套標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上。

        2 檔案管理科學(xué)化和信息化的積極意義

        2.1 可以滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案的服務(wù)要求

        步入21世紀(jì),信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì),來自各個(gè)行業(yè)的數(shù)據(jù)量已經(jīng)大大增加,人們?cè)谇舐毶w過程中對(duì)檔案的需求也越來越高,因此檔案管理也需要有高標(biāo)準(zhǔn)。因此,檔案管理也應(yīng)當(dāng)加入信息化的元素,這樣能夠提高人們對(duì)檔案的查詢速度以及核對(duì)檔案信息準(zhǔn)確度等,相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)規(guī)劃,使用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng),真正提高檔案管理的效率,滿足人們對(duì)日益增長(zhǎng)的檔案的服務(wù)要求。

        2.2 深入貫徹國(guó)家文化軟實(shí)力發(fā)展的方針

        要想提高國(guó)家在世界上的地位,經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展是一方面,文化軟實(shí)力的增長(zhǎng)也屬于重要的組成部分。而檔案管理則是文化軟實(shí)力的表現(xiàn)形式之一,現(xiàn)階段中國(guó)信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)相對(duì)來講發(fā)展完善,基礎(chǔ)性的文化軟實(shí)力也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步跟上國(guó)家的需求,檔案管理如果能夠提升文化軟實(shí)力,那么能夠促進(jìn)國(guó)家的不斷發(fā)展。相關(guān)單位對(duì)一些歷史價(jià)值較高的檔案信息資料存檔過程中,也應(yīng)當(dāng)充分挖掘檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值,從而提升我國(guó)的文化軟實(shí)力。

        2.3 滿足信息化發(fā)展趨勢(shì)的必然要求

        在檔案管理過程中,管理是否科學(xué)直接影響著檔案管理的真正價(jià)值。在信息化不斷發(fā)展的今天,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也已經(jīng)促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展,檔案管理行業(yè)也因此受益,如果能夠盡快提高檔案管理的信息化,不僅能夠促進(jìn)檔案管理的數(shù)據(jù)真實(shí)性,還能夠滿足信息化發(fā)展的社會(huì)要求。

        2.4 能夠促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展

        我們知道檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的,系統(tǒng)性的工作,如果在管理工作中不能夠精益求精,或者沒有科學(xué)的流程,那么就會(huì)導(dǎo)致檔案價(jià)值的流失,或者有礙于檔案的健康發(fā)展,嚴(yán)重的可能影響一個(gè)行業(yè)的科學(xué)發(fā)展。因此,相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的科學(xué)化水平,應(yīng)當(dāng)從每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理規(guī)劃,引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)以及人才,不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)方法,提高檔案工作的科學(xué)性。

        3 新時(shí)期檔案管理科學(xué)化和信息化的具體方法

        3.1 建立健全檔案管理的體制體系

        在檔案信息化管理工作中有四大原則,分別是統(tǒng)籌規(guī)劃,循序漸進(jìn),確保安全,穩(wěn)步實(shí)施,由此可見,加強(qiáng)基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn),檔案的掃描錄入工作完成,才能真正提高檔案管理的效率。相關(guān)部門首先應(yīng)當(dāng)從制度完善開始進(jìn)行,領(lǐng)導(dǎo)者要制定全面的規(guī)劃和體系,并且應(yīng)當(dāng)成立檔案信息化建設(shè)工作專門小組,小組負(fù)責(zé)建設(shè)方案以及推進(jìn)方案的具體執(zhí)行。比如,應(yīng)當(dāng)不斷完善《檔案信息化建設(shè)工作暫行規(guī)定》《檔案數(shù)字信息收集、著錄和移送制度》《檔案數(shù)字信息查詢利用制度》《檔案數(shù)字信息的歸檔和管理辦》等各種制度,這樣才能使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn),更加規(guī)范。檔案管理工作還可以從中期長(zhǎng)期計(jì)劃進(jìn)行,使各個(gè)部門之間提高思想重視,成立專門小組對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行督促和考核,比如可以建立嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn),獎(jiǎng)懲制度,責(zé)任追究體系,提高每個(gè)工作人員的責(zé)任心。另外也應(yīng)當(dāng)建立良好的制度體系,使每一個(gè)檔案管理人員以及檔案查詢?nèi)藛T都能夠受惠,在檔案錄入和輸出環(huán)節(jié)要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),確保檔案管理工作能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更多效益。

        3.2 相關(guān)人員更新自己檔案管理的理念

        進(jìn)行檔案整理的人員首先應(yīng)當(dāng)具有較高的工作熱情,這樣才能將全部精力放在檔案管理過程中。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)提高檔案管理培訓(xùn)工作,更新工作人員的管理理念,比如建成實(shí)體館和虛擬館兩個(gè)單元,戰(zhàn)略目標(biāo)則應(yīng)當(dāng)以重視信息存儲(chǔ)為基礎(chǔ),各區(qū)域檔案館首先應(yīng)當(dāng)重視對(duì)原館藏資源的再次處理,將陳舊多年的資料再次發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值,這樣能夠使更多用戶精準(zhǔn)地找到所需要的資料。檔案管理服務(wù)的對(duì)象其實(shí)應(yīng)當(dāng)是社會(huì)學(xué)者到更多人群,比如百姓家庭,廣大社區(qū)。在新時(shí)期的要求下,作為檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn),提升自己的管理理念,這樣才能符合各個(gè)社會(huì)群體對(duì)檔案管理的不同需求。在檔案管理中也應(yīng)當(dāng)確保資料品質(zhì)的提升,及時(shí)更新自己的服務(wù)觀念,做好檔案的整理,分類和歸檔工作。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)重視,不斷地動(dòng)員單位的其他工作人員,真心投入到檔案管理信息化和科學(xué)中,進(jìn)一步完善檔案管理的制度,將工作納入日常的績(jī)效考核范圍,明確每個(gè)檔案工作人員的職責(zé),避免出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)問題找不到負(fù)責(zé)人的現(xiàn)象。

        3.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

        檔案管理工作首先要依靠一線工作人員去處理,檔案工作的本身具有技術(shù)性,專業(yè)性和規(guī)范性,如果從事一線檔案管理的員工沒有專業(yè)的知識(shí),相關(guān)業(yè)務(wù)也不熟練,那么檔案管理的工作也不能良好的開展。基于此,任何檔案管理單位都應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn),引進(jìn)專業(yè)人才等,加強(qiáng)一線檔案管理人才的管理。同時(shí)也要做好檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)和后續(xù)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)工作。比如可以定期開展檔案管理業(yè)務(wù)的知識(shí)學(xué)習(xí)以及培訓(xùn),組織一線的工作人員參觀其他優(yōu)秀單位的檔案管理成果,不斷交流和討論,互相學(xué)習(xí)參考經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)和指導(dǎo),熟練掌握檔案管理的工作技能。作為一線工作管理人員,也應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí),不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理手段,對(duì)檔案信息的錄入,整理,查詢等也都應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)和揣摩。另外可以通過上網(wǎng)搜尋資料等提高自己對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉能力,同時(shí),在新時(shí)期下,檔案管理的工作內(nèi)容也變得更加豐富,一線的工作人員分工應(yīng)當(dāng)更加明確,不僅要具備豐富的知識(shí),還應(yīng)當(dāng)掌握多元化的理論以及現(xiàn)代化,信息化的操作技術(shù)和管理技術(shù)。在工作中也要保持良好的作風(fēng),重視培訓(xùn)和業(yè)務(wù)提升,不斷建立學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊(duì)。在人員的選聘與晉升制度中也應(yīng)當(dāng)完善,考核人員也應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)管理,思想教育等多元化開展。比如,一線管理人員首先要精通計(jì)算機(jī)信息化技術(shù),還應(yīng)當(dāng)了解檔案管理現(xiàn)代化,專業(yè)化的相關(guān)知識(shí),只有保證了一線有專業(yè)人才,檔案管理工作才能順利開展。

        3.4 促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化信息化的全面發(fā)展

        檔案管理工作持續(xù)向前經(jīng)過的必要階段就是檔案管理信息化。因此,相關(guān)單位首先應(yīng)當(dāng)引進(jìn)硬件系統(tǒng),做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),將檔案載體進(jìn)行不斷的豐富。同時(shí),檔案管理工作也離不開計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫,企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專業(yè)的團(tuán)隊(duì),提升檔案系統(tǒng)電子化水平,同時(shí)也要注意對(duì)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和檢修。不同單位對(duì)檔案資源管理的現(xiàn)實(shí)需求也有所不同,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立共性的基礎(chǔ)之上,尋求其他的核心功能。比如企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案信息資源共享,各個(gè)資源的在線傳輸,以及不同讀者對(duì)檔案不同的需求,這樣才能惠及不同民眾群體。企業(yè)的檔案庫房建設(shè)需要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和六防要求,即防火,防盜,防潮,防蛀,防光,防高溫,每個(gè)單位也應(yīng)當(dāng)保證檔案管理的硬件設(shè)施符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),檔案存放式密集柜等也應(yīng)當(dāng)要按照集中統(tǒng)一的管理模式,檔案室和辦公室應(yīng)當(dāng)分開,檔案設(shè)施一應(yīng)俱全,檔案查找應(yīng)當(dāng)快捷方便,檔案的投入也應(yīng)當(dāng)不斷提升,比如購置先進(jìn)的信息化硬件設(shè)備,投入我硬件工具,為檔案信息化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和檔案數(shù)字化的需要,投入一定的資金開展信息化工作,打印機(jī),復(fù)印機(jī),服務(wù)器,掃描儀等都應(yīng)當(dāng)使用最先進(jìn)的信息化技術(shù),引入檔案信息化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)版檔案管理專業(yè)應(yīng)用軟件應(yīng)用平臺(tái),這樣才能及時(shí)擴(kuò)大專用檔案密集柜的體積。隨著新時(shí)代社會(huì)信息化發(fā)展水平的不斷提高,檔案管理者人員對(duì)自身的水平也應(yīng)當(dāng)提出更高的要求,在對(duì)檔案信息管理過程中要嚴(yán)格保密,做好安全流程,應(yīng)用檔案資料雖然開放,但是相對(duì)來講也是比較機(jī)密性的文件,企業(yè)首先要健全檔案管理體系,加強(qiáng)監(jiān)督,同時(shí)強(qiáng)化的檔案員工的思想認(rèn)識(shí),防止出現(xiàn)泄密事件。

        3.5 努力提升檔案管理工作的數(shù)字化,信息化水平

        檔案管理工作涉及對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)理化掃描加工,首先,應(yīng)當(dāng)鋪設(shè)具有檔案數(shù)字化掃描電子檢索等多樣化的檔案,利用便捷功能快速通道,這樣才能完善檔案存儲(chǔ)的系統(tǒng),使檔案數(shù)字化掃描工作順利進(jìn)行。對(duì)于舊檔案,有些都是使用又薄又軟的手寫紙,如果使用高速掃描儀,很可能會(huì)造成檔案損傷,并且在拆卷的過程中也可能存在損壞或者遺失,因此,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門采購成者專用案成冊(cè)掃描儀作為數(shù)字化的錄入設(shè)備,這樣一來,可以通過不拆卷掃描的形式實(shí)現(xiàn)錄入。數(shù)字化查詢?yōu)橹行慕⒑徒∪鞣N檔案的檢索工具,也可以實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢的功能。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)查漏補(bǔ)缺,對(duì)卷宗進(jìn)行逐頁檢查,不斷完善,對(duì)重要的信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。

        4 總結(jié)

        總而言之,在當(dāng)下信息化不斷發(fā)展的背景下,相關(guān)單位的檔案管理工作要想提高信息化,科學(xué)化,應(yīng)當(dāng)從各個(gè)方面開始著手。比如提高工作人員的思想意識(shí),做好軟硬件系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作,不斷提高檔案管理中的服務(wù)質(zhì)量,采取科學(xué)的手段維護(hù)好檔案中數(shù)據(jù)安防工作等,只有各個(gè)部門的每個(gè)人員參與其中,才能真正促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展。

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