唐麟娜

（重慶市勘測(cè)院檔案數(shù)據(jù)中心，重慶 400020）

現(xiàn)階段，測(cè)繪信息產(chǎn)業(yè)獲得了有序發(fā)展，提升了測(cè)繪信息檔案管理的專業(yè)性需求。在基礎(chǔ)測(cè)繪、土地資源調(diào)查等方面，測(cè)繪檔案信息類別有所增加、檔案內(nèi)容表現(xiàn)出豐富性、檔案信息數(shù)量相應(yīng)增多。與此同時(shí)，智能管理測(cè)繪信息，為及時(shí)更新測(cè)繪數(shù)據(jù)、調(diào)取可用測(cè)繪信息提供便利，最大化提升測(cè)繪信息的利用效率，為相關(guān)行業(yè)有序發(fā)展助力。

1 測(cè)繪檔案庫(kù)房的運(yùn)作情況

1.1 發(fā)展現(xiàn)狀

在2011年，在國(guó)內(nèi)檔案保護(hù)名目中，確定了測(cè)繪檔案保護(hù)的重點(diǎn)項(xiàng)目。測(cè)繪檔案具有信息的專業(yè)性特點(diǎn)。在進(jìn)行測(cè)繪檔案實(shí)體存儲(chǔ)管理時(shí)，一般情況下，依據(jù)檔案類型，針對(duì)各類測(cè)繪檔案信息，采取按類保存方式，由此形成了測(cè)繪技術(shù)類檔案存儲(chǔ)庫(kù)房、測(cè)繪紙質(zhì)報(bào)告研究成果類存儲(chǔ)庫(kù)房、磁介質(zhì)庫(kù)房。在每個(gè)庫(kù)房中，鋪設(shè)了軌道，完成了密集架的安裝。密集架含有多個(gè)單元存儲(chǔ)空間，能夠放置若干個(gè)檔案實(shí)體[1]。

1）測(cè)繪技術(shù)類檔案實(shí)體，大多數(shù)采取檔案盒的方式，將檔案實(shí)體存放在對(duì)應(yīng)柜架位置，每個(gè)檔案盒的規(guī)格存在差異性，此類檔案存儲(chǔ)形式便于人員查閱。

2）測(cè)繪紙質(zhì)成果，采取分幅紙質(zhì)形式，完成檔案存儲(chǔ)工作。幅面規(guī)格，長(zhǎng)度為80厘米、寬度為60厘米。每個(gè)單元格能夠完成相同編號(hào)多個(gè)檔案圖紙的存放，便于永久保存。

3）磁介質(zhì)實(shí)體存儲(chǔ)時(shí)，以光盤、磁盤、存儲(chǔ)盤為存儲(chǔ)介質(zhì)，便于備份測(cè)繪檔案信息，具有保存的嚴(yán)密性，對(duì)外不予開放。

1.2 管理問題

1.2.1 可視化反饋效果欠佳

在現(xiàn)階段測(cè)繪檔案管理工作中，存在檔案庫(kù)房可視化反饋效果不佳問題，難以全面展示測(cè)繪檔案庫(kù)房的整體情況，比如庫(kù)房結(jié)構(gòu)、柜架所在位置、單元格信息等。僅有庫(kù)房管理人員能夠掌握檔案庫(kù)房的排布情況，其他人員對(duì)于庫(kù)房布局、整體結(jié)構(gòu)存在認(rèn)知盲區(qū)問題。在檔案調(diào)取、查找期間，部分檔案實(shí)體的定位，可結(jié)合密集架標(biāo)簽內(nèi)容，完成確定。此種檔案實(shí)體方式，存在效率低下的問題。一定數(shù)量的實(shí)體檔案，在內(nèi)容標(biāo)簽方面，存在欠缺、內(nèi)容不準(zhǔn)確等情況，提升了檔案調(diào)取難度，降低了測(cè)繪檔案信息的利用效率。

1.2.2 潛在泄漏風(fēng)險(xiǎn)

測(cè)繪檔案信息，具有一定保密性，含有一定數(shù)量的秘密檔案信息，在部分紙質(zhì)地形圖中，比如地形圖規(guī)格為1比5000/10000時(shí)，圖中有較多數(shù)量的測(cè)量控制點(diǎn)信息。在1比5000的圖紙檔案中，大多數(shù)檔案信息具有機(jī)密性。此類檔案資料的存儲(chǔ)、出入庫(kù)管理，具有嚴(yán)格性。紙質(zhì)性圖紙檔案為例，在出庫(kù)此類檔案時(shí)，檔案管理人員結(jié)合調(diào)取清單，采取人工比對(duì)形式，確定領(lǐng)取的檔案信息，減少調(diào)取失誤問題。在檔案調(diào)取期間，對(duì)人工層操作形成了一定依賴，增加了調(diào)取失誤的可能性。同時(shí)，在調(diào)取檔案、核對(duì)信息期間，可能發(fā)生檔案信息的丟失問題，提升了檔案信息泄露的可能性。

1.2.3 庫(kù)房環(huán)境人工控制效果不佳

現(xiàn)階段，測(cè)繪檔案存儲(chǔ)所用庫(kù)房，采取的環(huán)境控制方法，以人工調(diào)控為主，調(diào)控項(xiàng)目包括溫濕度、空氣品質(zhì)等。在人工調(diào)控環(huán)境溫濕度度時(shí)，可操作加濕器、空調(diào)等設(shè)備。在調(diào)控庫(kù)房溫濕度時(shí)，人工記錄環(huán)境溫濕度的準(zhǔn)確性、調(diào)節(jié)方式的次數(shù)，對(duì)于庫(kù)房環(huán)境均有一定影響。大多數(shù)情況下，人工對(duì)于庫(kù)房溫濕度的記錄工作，形式化較高，無(wú)法保障環(huán)境控制效果。

1.2.4 人員進(jìn)出庫(kù)房管理不到位

1）測(cè)繪庫(kù)房在人員出入時(shí)進(jìn)行的管理工作，以指紋+門鎖的結(jié)合形式，完成人員管理。此種管理形式，設(shè)計(jì)在檔案庫(kù)房大門位置。對(duì)于檔案分庫(kù)的進(jìn)出，具有管理程序的繁瑣性，降低了檔案管理能效。

2）測(cè)繪實(shí)體存儲(chǔ)、調(diào)取等程序中，要求檔案管理人員人工處理，提升了檔案管理的失誤率，無(wú)法保障檔案流通的高效性[2]。

2 智能化建設(shè)測(cè)繪檔案庫(kù)房、提升庫(kù)房管理有效性的有效方法

2.1 開展可視化檔案管理體系建設(shè)

檔案實(shí)體資源的可視化程序，為智能管理測(cè)繪檔案提供了關(guān)鍵性技術(shù)支持。可視化程序，能夠全面采取科技、紙質(zhì)、磁介質(zhì)三類檔案庫(kù)房的空間建筑結(jié)構(gòu)信息，形成二維/三維的電子化虛擬庫(kù)房，全面呈現(xiàn)庫(kù)房檔案信息，能夠模擬實(shí)體庫(kù)房的各類操作，比如檔案上架、資料下架、資料查詢、檔案調(diào)取等。虛擬化管理程序，最大程度地提升了測(cè)繪檔案資料的管理智能性。

2.2 庫(kù)房檔案密集架的智能管理方式

升級(jí)處理檔案庫(kù)房裝設(shè)的密集架，引入智能密集架設(shè)施，構(gòu)建一體化智能管理體系，全面開展密集架的啟停管理。在密集架的顯示屏位置，能夠完整呈現(xiàn)測(cè)繪檔案的位置信息，比如檔案所在單元格的編號(hào)、調(diào)取檔案數(shù)量個(gè)數(shù)等。在檔案資料批量掃描處理過(guò)程中，準(zhǔn)確獲取檔案實(shí)體的具體歸檔位置。密集架具有一定密封性，庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度的調(diào)控，與密集架實(shí)體檔案情況，存在差異性表現(xiàn)。因此，在密集架內(nèi)部，添加溫濕度調(diào)控探頭裝置，在測(cè)定密集架內(nèi)部溫濕度條件超出標(biāo)準(zhǔn)范圍時(shí)，自動(dòng)操作密集架，形成密集架自動(dòng)通風(fēng)體系。在密集架內(nèi)部溫濕度處于標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定范圍時(shí)，縫隙會(huì)自動(dòng)關(guān)閉，停止密集架的自動(dòng)通風(fēng)，對(duì)檔案信息實(shí)施較高級(jí)別的保護(hù)。

2.3 落實(shí)測(cè)繪檔案智能定位管理

無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，具有自動(dòng)識(shí)別、非接觸應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，能夠在射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的運(yùn)行過(guò)程中，準(zhǔn)確獲取識(shí)別信息。在識(shí)別期間，無(wú)需人為進(jìn)行任意操作?，F(xiàn)階段，射頻識(shí)別技術(shù)，在檔案管理、信息服務(wù)等行業(yè)中，獲得了廣泛應(yīng)用，尚未應(yīng)用在測(cè)繪檔案信息管理體系中。在測(cè)繪智能化管理程序中，合理添加射頻技術(shù)，采取非接觸形式，完成檔案電子標(biāo)簽的添加，形成射頻標(biāo)簽。與此同時(shí)，進(jìn)行全檔案的射頻標(biāo)簽管理工作，保障實(shí)體檔案與電子標(biāo)簽的對(duì)應(yīng)性，以形成庫(kù)房檔案信息位置確定的管理體系，精準(zhǔn)運(yùn)行檔案實(shí)體定位管理程序。

以調(diào)取紙質(zhì)成果圖為例。在射頻技術(shù)融合前期，成果圖的調(diào)取工作，要求檔案人員在庫(kù)房進(jìn)行人工查找、圖紙比對(duì)，保障出庫(kù)檔案資料的準(zhǔn)確性，同時(shí)進(jìn)行提取圖紙檔案編號(hào)的核對(duì)工作。在紙質(zhì)成果庫(kù)較高調(diào)取頻率、較大調(diào)取數(shù)量等情況下，降低了檔案調(diào)取效率。在射頻識(shí)別技術(shù)融合后，能夠顯著提升檔案智能管理成效。結(jié)合檔案管理程序中收到的調(diào)取清單，庫(kù)房?jī)?nèi)安裝的遠(yuǎn)程智能控制標(biāo)簽讀寫設(shè)備，能夠高效讀取紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的射頻標(biāo)簽信息，同時(shí)在信息讀取完成時(shí)，將讀取結(jié)果反饋給檔案管理程序，再次將讀取信息與調(diào)取清單進(jìn)行匹配，形成檔案調(diào)取指令，自動(dòng)開啟對(duì)應(yīng)紙質(zhì)成果圖存儲(chǔ)的密集架門，自動(dòng)彈出調(diào)取檔案資料，以縮短檔案調(diào)取時(shí)間，提升檔案調(diào)取速度，減少調(diào)取清單核對(duì)量，降低了檔案資料的泄漏風(fēng)險(xiǎn)[3]。

2.4 智能管控庫(kù)房環(huán)境

2.4.1 環(huán)境溫濕度智控

在檔案存儲(chǔ)庫(kù)房?jī)?nèi)部，完成溫濕度智能程序的建設(shè)，能夠提升溫濕度控制智能控制效果，減少檔案資料損壞問題。在建設(shè)智能溫濕度控制程序時(shí)，在庫(kù)房?jī)?nèi)部有序完成高精度傳感器安裝，便于精準(zhǔn)獲取庫(kù)房的溫濕度情況。同時(shí)添加聲光報(bào)警設(shè)備，實(shí)行全天環(huán)境智控體系，有序完成傳感器信息采集，高效開展感應(yīng)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，以期保障庫(kù)房環(huán)境的檔案存儲(chǔ)能力，降低檔案資料受潮、腐蝕等問題，維護(hù)測(cè)繪檔案資料的完整性。

測(cè)繪檔案存儲(chǔ)庫(kù)房中，科技檔案、紙質(zhì)成果資料、磁介質(zhì)三類檔案實(shí)體，存儲(chǔ)庫(kù)房的環(huán)境條件，形成了差異性智能控制標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)設(shè)定空氣品質(zhì)、溫濕度條件，在控制設(shè)備與庫(kù)房配套設(shè)施的關(guān)聯(lián)輔助下，形成自動(dòng)環(huán)境控制體系。配套設(shè)施包括：溫度調(diào)節(jié)設(shè)備（空調(diào)）、濕度調(diào)節(jié)設(shè)備（加濕器）、空氣凈化設(shè)備等。在庫(kù)房智能調(diào)整后，環(huán)境智控程序會(huì)將調(diào)整數(shù)據(jù)進(jìn)行全面采集，自動(dòng)化進(jìn)行環(huán)境條件記錄，形成報(bào)表，反饋給檔案管理人員。

2.4.2 消防智能管控

對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)部的消防程序進(jìn)行了升級(jí)優(yōu)化，在每個(gè)檔案庫(kù)房安裝了溫度、煙感等感應(yīng)設(shè)施，同時(shí)添加了報(bào)警設(shè)施，便于在溫度較高時(shí)形成警報(bào)提示，自動(dòng)化形成消防指令，聯(lián)動(dòng)噴水系統(tǒng)、氣體滅火設(shè)施，減少火災(zāi)事件的負(fù)面影響，維護(hù)庫(kù)房檔案資料的安全性，切實(shí)增強(qiáng)庫(kù)房智能消防防護(hù)能力。

2.4.3 漏水智能檢測(cè)與管理

在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)容，對(duì)于具有漏水可能性的設(shè)備、建筑位置，添加漏水測(cè)試?yán)K，以智能檢測(cè)庫(kù)房環(huán)境內(nèi)的漏水情況。漏水測(cè)試?yán)K中，含有液流感應(yīng)裝置，同時(shí)以定位報(bào)警功能，形成感應(yīng)與警報(bào)的聯(lián)動(dòng)體系。在液體流動(dòng)時(shí)，能夠高效給予警報(bào)反饋，以減少檔案庫(kù)發(fā)生滲水、漏水等問題。

2.5 門禁智能管理庫(kù)房進(jìn)出人員

2.5.1 身份驗(yàn)證

對(duì)于測(cè)繪檔案存儲(chǔ)庫(kù)房進(jìn)出的人員，進(jìn)行有效的身份驗(yàn)證。借助射頻識(shí)別技術(shù)，開展人員身份識(shí)別。在身份識(shí)別前期，對(duì)于有權(quán)限進(jìn)出檔案庫(kù)房的人員，進(jìn)行身份卡信息建立。身份卡含有多種級(jí)別，便于分類管理各級(jí)人員的檔案庫(kù)房進(jìn)出權(quán)限。比如，結(jié)合測(cè)繪檔案庫(kù)房的管理體系，完成管理人員體系構(gòu)建，設(shè)定三級(jí)管理人員：一級(jí)為測(cè)繪檔案總管，二級(jí)為庫(kù)房管理人員，三級(jí)為普通成員。

測(cè)繪檔案總管。此級(jí)別的人員，擁有庫(kù)房出入、密集架管理、檔案資料調(diào)閱等全部權(quán)限。

庫(kù)房管理人員。管理人員，擁有庫(kù)房進(jìn)出、責(zé)任區(qū)的檔案管理權(quán)限。比如紙質(zhì)成果責(zé)任區(qū)的庫(kù)房管理人員，僅擁有紙質(zhì)成果庫(kù)房的權(quán)限。

普通成員。一般成員，對(duì)于檔案具有查閱權(quán)限。

2.5.2 門禁警報(bào)系統(tǒng)

對(duì)于無(wú)權(quán)限的非法人士，在其采取違規(guī)措施進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)，由探測(cè)器向檔案管理系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)指令，便于維護(hù)檔案信息的完整性與安全性。

2.5.3 出庫(kù)程序智能管理

檔案出庫(kù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行完整的出庫(kù)登記，有序填寫借調(diào)人員、借閱時(shí)間等信息。如若調(diào)取人員，并未完成出庫(kù)登記，由門禁識(shí)別器在讀取信息后，將出庫(kù)登記缺漏信息反饋給管理系統(tǒng)，形成檔案警報(bào)指令，提醒借調(diào)人員完成出庫(kù)信息錄入，以此保障檔案實(shí)體資料的信息安全性[4]。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案庫(kù)房是維護(hù)測(cè)繪檔案完整性、安全性的關(guān)鍵地方，對(duì)其開展智能化建設(shè)工作，能夠顯著提升智能管理有效性，最大程度地減少測(cè)繪檔案信息丟失、檔案信息泄露等問題，維護(hù)檔案庫(kù)房的運(yùn)作品質(zhì)。因此，在后續(xù)測(cè)繪檔案落實(shí)智能管理時(shí)，應(yīng)有序運(yùn)行門禁、環(huán)境智控等系統(tǒng)，保障檔案庫(kù)房人員出入的安全性，減少負(fù)面因素影響，切實(shí)保障檔案庫(kù)房智能管理效果。