王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

傳統(tǒng)檔案管理已經無法應對信息爆炸的時代，計算機技術的應用給傳統(tǒng)檔案管理帶來了現(xiàn)代化的變革，不僅使檔案管理的效率得到了提升，也能夠便于檔案的管理、保存和查閱，但是在計算機技術應用在檔案管理中還存在一些問題，因此需要進一步探究其應用策略來加快計算機技術在檔案管理的普及。

1 計算機技術在檔案管理現(xiàn)代化中的作用

如今已經是信息時代，計算機技術在各行各業(yè)的深入應用能夠提高不同行業(yè)的效率，促進行業(yè)的發(fā)展，因此將計算機技術應用在檔案管理現(xiàn)代化改造中也是必要的，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1）計算機技術能夠使檔案信息數(shù)據化，方便處理和存儲。文檔數(shù)據信息化是計算機技術應用的基礎，將檔案數(shù)據信息化能夠極大地提高檔案管理的便利性，實現(xiàn)由人處理到計算機處理的巨大變革作用。2）計算機技術簡化檔案管理手段，提高工作效率。傳統(tǒng)檔案管理工作繁雜，需要處理的數(shù)據繁多，工作效率低下且容易出現(xiàn)問題，而將計算機技術引入到檔案管理中能夠極大程度提升檔案管理的工作效率和質量[1]。3）加快管理人員學習新技能的步伐。傳統(tǒng)檔案管理人員大多不具備計算機相關技能，而計算機技術引入檔案管理之后能夠倒逼管理人員學習計算機新技能，提高他們的職業(yè)技能，以便更好的從事該項工作。

2 計算機技術在檔案管理現(xiàn)代化中應用中的問題

1）硬件改造工作進展緩慢。硬件改造是計算機技術應用的基礎改造工作，也是計算機技術在檔案管理現(xiàn)代化改造中運用的先決條件，而當前一些單位在這方面的硬件改造上還存在進度緩慢的問題，一方面是受制于經費的影響，計算機技術應用需要滿足硬件條件和軟件環(huán)境，只有將硬件網絡等設備架設好，同時更新計算機軟件系統(tǒng)才能滿足檔案數(shù)字換管理的需求。然而由于資金的限制，單位對硬件改造和軟件的采購都處于進展緩慢的階段，要想快速推進計算機技術的應用需要單位投入一定的資金引入先進的設備和相關的軟件系統(tǒng)。另一方面則缺乏相應的系統(tǒng)管理人員。先進的檔案管理信息系統(tǒng)對管理人員的要求很高，大多數(shù)傳統(tǒng)檔案管理人員不具備相關的技能，因此導致了硬件改造工作進展緩慢[2]。

2）檔案管理人員專業(yè)技能有待提高。檔案管理人員目前普遍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）檔案管理人員隊伍老齡化現(xiàn)象嚴重。由于檔案管理工作枯燥無趣，同時也沒有較大的發(fā)展前景，對年輕人才的吸引力不夠，使得檔案管理人員隊伍老齡化現(xiàn)象較為嚴重，使得檔案管理人員無法跟上時代的發(fā)展。（2）檔案管理人員的專業(yè)技能無法滿足時代的發(fā)展。由于老齡化問題嚴重使得檔案管理人員的專業(yè)技能比較落后，大多不具備相應的計算機技能，因此需要進一步的培訓。（3）檔案管理人員的工作態(tài)度比較守舊，對新事物接受程度較低，因此他們對計算機技術的接受程度較低，在一定程度上阻礙了計算機技術的應用普及。

3）檔案數(shù)據的安全風險。當檔案數(shù)據信息化之后，隨之而來的還有數(shù)據的安全風險問題，當前我國網絡安全環(huán)境對檔案管理也是一個很大的挑戰(zhàn)，主要有以下幾個方面的威脅：（1）網絡黑客的攻擊。網絡黑客的攻擊對我國網絡安全構成了巨大的威脅，尤其是對數(shù)字化檔案資源的威脅更大。（2）單位自身網絡防御體系建設不健全，尤其是對數(shù)字信息的防火墻更加缺乏到位的建設。（3）數(shù)字化檔案的存儲環(huán)境需要滿足一定條件。計算機設備需要滿足一定的防塵防靜電環(huán)境，一旦環(huán)境的溫度過高或者其他情況出現(xiàn)則會損壞存儲設備造成檔案信息數(shù)據的損壞。

3 計算機技術在檔案管理現(xiàn)代化中的應用發(fā)展

1）檔案數(shù)據化和系統(tǒng)的搭建。檔案管理工作最基礎的工作就是文書的處理，而文書等檔案數(shù)據化工作是最基礎的工作之一，文書工作在很大程度上能夠決定檔案管理的質量，因此計算機技術在檔案管理現(xiàn)代化改造中的基礎工作之一就是將文書信息數(shù)字化，使得其能夠滿足計算機系統(tǒng)處理的要求，并且能夠按照要求在一定范圍內進行傳閱，同時還能夠滿足各級人員對于資料的傳閱和處理需求。另一方面檔案管理信息系統(tǒng)是計算機技術的主要應用方面，因此要做好系統(tǒng)的搭建工作，首先要確定檔案管理工作流程，然后要確定系統(tǒng)能夠實現(xiàn)諸多功能，主要包括了軟件設計開發(fā)和維護、數(shù)據信息的掃描和錄入、檔案的整理和歸檔、設備選型查詢管理等多個方面的功能。計算機硬件部分的則需要做好硬件的設計與選擇，要實現(xiàn)高性能的系統(tǒng)需要實現(xiàn)磁盤陣列與光纖的連接，同時還要具備可升級的性能，尤其檔案數(shù)據隨著時間的推移會越來越多，因此還需要滿足升級存儲的要求[3]。硬件系統(tǒng)的磁盤陣列包含了電源、鏈路控制器、光纖硬盤和陣列控制器等，硬件設計要滿足冗余設計的要求，為了避免出現(xiàn)單路故障就影響整體安全要實現(xiàn)PAID級別的保護，以此來滿足不同用戶對檔案管理系統(tǒng)的要求。

2）加強檔案管理人才隊伍建設。針對目前我國檔案管理人員普遍存在的問題需要加強檔案管理人員隊伍的建設，首先要針對人才隊伍老齡化現(xiàn)象嚴重的問題進行解決，方法就是招收大量年輕人充實到檔案管理工作人員的隊伍里，一方面可以提高人員的活躍度另一方面可以更快的接受新鮮事物。其次針對檔案管理人員專業(yè)技能不夠的問題要提高專業(yè)培訓，一方面要對其進行專業(yè)的計算機技能培訓，滿足檔案管理信息系統(tǒng)的基本操作要求，另一方面對檔案管理人員進行高效率的檔案管理新技能培訓，確保他們的專業(yè)技能能夠跟上時代發(fā)展的要求[4]。

3）加強硬件設備的開發(fā)，確保檔案信息安全。當前制約計算機技術在檔案現(xiàn)代化中運用的主要因素有硬件設備改造進度緩慢和檔案數(shù)據信息安全風險等方面，針對第一類硬件設備改造進展緩慢的問題提出以下幾個解決方案：（1）單位加大資金投入，積極快速的引入國內外先進的檔案管理信息化改造所需要的軟硬件設備，及時更新軟件迭代升級，將落后的硬件設備進行淘汰。（2）做好硬件設備達到維護保養(yǎng)工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行。硬件設備的更新和維護不僅能夠確保系統(tǒng)正常運行，而且能夠提高硬件設備的使用壽命，為單位節(jié)約資金，提高了資產利用率和檔案管理的工作效率[5]。針對檔案數(shù)據信息的安全則需要單位加強網絡防御體系的搭建，比如加強防火墻的搭建，對管理人員進行安全風險教育等方面的工作，只有做好這幾個方面的工作才能確保檔案信息數(shù)據的安全。

4 結論

在信息化時代，計算機技術的應用給檔案管理帶來了巨大的效率提升和便利性，同時還能提升檔案管理人員的技能水平，對檔案管理現(xiàn)代化改革有重要的推進作用，因此我們需要大力發(fā)展計算機技術在檔案管理現(xiàn)代化中的應用。