楊 娟

（貴州健康職業(yè)學(xué)院，貴州 銅仁 554300）

高校干部人事檔案是高校干部成長(zhǎng)歷程的載體和憑證，主要包括了其人事相關(guān)信息以及實(shí)際工作表現(xiàn)等，是一種歷史性記錄，是選拔高校干部重要的參考性依據(jù)之一。鑒于其內(nèi)容多，跨度時(shí)間長(zhǎng)，引入信息化管理手段有其重要意義，需要引起重視。

1 高校干部人事檔案實(shí)行信息化管理的重要意義

檔案利用是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，因此，檔案保管的安全性，使用的便捷性是深受關(guān)注的。對(duì)高校干部檔案實(shí)行信息化管理，主要優(yōu)勢(shì)就在于促進(jìn)這兩項(xiàng)性能的有效提高。

1.1 信息化管理使檔案保管變得更安全

人事檔案屬于重要的歷史性記錄，具有唯一性，它直接產(chǎn)生于高校在人事管理活動(dòng)中，客觀真實(shí)地記錄了個(gè)人歷史情況，并涵蓋了干部成長(zhǎng)的全過(guò)程。如履歷資源、歷次考核情況以及本人的學(xué)歷學(xué)位，還包括組織鑒定、考察資料等，同時(shí)，還包括其他各類證明材料，如政審類材料、入黨類材料、獎(jiǎng)勵(lì)類材料以及工資級(jí)別調(diào)整等材料。因?yàn)樗婕皟?nèi)容多，所以管理時(shí)難度較大。而信息化管理模式進(jìn)行管理后，傳統(tǒng)外部因素導(dǎo)致的信息受損情況可有效得到避免。應(yīng)用于新時(shí)期高校干部人事檔案管理中，可以有效避免外部因素（紙張受潮、意外破損）導(dǎo)致的信息受損情況，使它變得更安全。

1.2 信息化管理使檔案利用變得更便捷

高校干部人事檔案可以真實(shí)全面反映個(gè)人的實(shí)際情況，如，工作經(jīng)歷及表現(xiàn)、工作行為軌跡、背景等。運(yùn)用信息化管理技術(shù)管理高校干部人事檔案，可以將每個(gè)人的整體檔案內(nèi)容，都有序規(guī)范模塊化地歸檔在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)。它能有效幫助管理人員實(shí)現(xiàn)快速查詢、檢索，不但能快速了解相關(guān)干部工作情況，還能為個(gè)人關(guān)注的一些具體問(wèn)題，如，工資待遇、職稱評(píng)定問(wèn)題以及干部提拔，提供有效證明憑證，同時(shí)，整體信息在查詢上，更加高效而準(zhǔn)確和便捷。

2 高校干部人事檔案當(dāng)前信息化管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前，高校干部人事檔案在管理方面主要存在以下特點(diǎn)和不足。

2.1 人-檔分離已經(jīng)成為常態(tài)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也帶來(lái)了靈活多變的人才流動(dòng)方式。有的人員會(huì)在一年或幾年內(nèi)多次變更單位。受多種因素影響，檔案人走這一傳統(tǒng)的檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用中受到諸多限制。其結(jié)果是，高校內(nèi)干部出現(xiàn)了明顯普遍的人-檔分離現(xiàn)象。由于無(wú)檔人員數(shù)量的持續(xù)增多，對(duì)順利開(kāi)展高校人事檔案信息化管理工作帶來(lái)了諸多的制約和不便之處，已經(jīng)成為一種常態(tài)。

2.2 尚未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的信息化人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案涉及的時(shí)間跨度長(zhǎng)，歷史久遠(yuǎn)，而我國(guó)的各項(xiàng)各業(yè)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也在持續(xù)深化之中。以人事檔案為例，由于《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》變化，不同時(shí)期收集的人事檔案材料的紙幅大小變化較大，不同規(guī)格材料的比例正在逐步逐年增加。同時(shí)，由于國(guó)際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)行，造成現(xiàn)階段，實(shí)施信息化管理，難以統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大了檔案材料整理工作的難度。

2.3 軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施未能做到與時(shí)俱進(jìn)

現(xiàn)階段，有相當(dāng)部分的高校在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐。如原始手工檢索模塊仍然較大范圍內(nèi)存在。這一方式，有諸多的不便之處，如，工作量大、效率不高，而且準(zhǔn)確性也很難得到保證。它對(duì)于進(jìn)一步開(kāi)展高校干部檔案信息化管理工作造成了一定的影響和制約。

3 高校干部人事檔案信息化管理工作的采取創(chuàng)新措施

3.1 建立強(qiáng)有力的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

高校干部人事檔案實(shí)行信息化管理，與應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確相關(guān)部門(mén)職責(zé)分工，建立干部檔案管理中心，構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)全校聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效共享。為解決人-檔分離問(wèn)題，可通過(guò)干部人事檔案信息管理中心牽頭，將各級(jí)干部人事檔案信息化管理作為整體管理機(jī)制的重要組成部分，納入整體管理體制內(nèi)。此外，高校還應(yīng)與有關(guān)部門(mén)主動(dòng)溝通，逐步推進(jìn)信息化管理總體目標(biāo)，并開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理系統(tǒng)，助力相關(guān)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.2 明確信息化管理要求和標(biāo)準(zhǔn)

要嚴(yán)格以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范為依據(jù)，在確保其規(guī)范性、易用性，考慮其安全性、可擴(kuò)充性，更兼顧靈活性并重原則基礎(chǔ)上，明確管理要求和標(biāo)準(zhǔn)及制度。如，高?？山Y(jié)合實(shí)際，制定人事檔案電子文件歸檔及管理制度以及人事檔案信息資源標(biāo)識(shí)制度等。在規(guī)范化設(shè)置干部人事檔案信息化管理方式及內(nèi)容時(shí)，還應(yīng)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性的基本原則。如，明確管理權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)及具有相關(guān)權(quán)限的人員名單等。為保證人事檔案管理信息化建設(shè)中較為關(guān)鍵的真實(shí)性和完整性，高?？沙浞掷糜?jì)算機(jī)技術(shù)及先進(jìn)的信息技術(shù)，做好變更類信息的校對(duì)管理工作，同時(shí)明確電子檔案信息化應(yīng)用具體操作整理標(biāo)準(zhǔn)。以新進(jìn)干部的人事檔案為例，在信息化保存時(shí)可以明確為按照A4紙張標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格來(lái)進(jìn)行信息化保存。

3.3 加大投入實(shí)現(xiàn)軟硬件水平雙提升

為真正創(chuàng)新高校干部人事檔案管理，高校加大在軟和硬件兩個(gè)方面的投入，切實(shí)提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。從軟件方面，應(yīng)結(jié)合高校干部人事檔案理及實(shí)際需要（主要是基本性的編目功能、信息查詢功能及維護(hù)功能）方面的需求，持續(xù)性做好篩選和測(cè)評(píng)作業(yè)。一方面堅(jiān)持客觀公正原則，對(duì)軟件是否具備創(chuàng)新性，是否具備用性和推廣性進(jìn)行評(píng)估，另一方面考核其操作上的差錯(cuò)性及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否合理入手，促進(jìn)軟件選用方面的優(yōu)中選優(yōu)。從硬件建設(shè)方面，要堅(jiān)持前瞻性思維，投入專項(xiàng)資金，加強(qiáng)檔案資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并做好其定期維護(hù)，進(jìn)而做好現(xiàn)有干部人事檔案的規(guī)范化創(chuàng)新。如，引入二維碼技術(shù)等。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，信息化管理是創(chuàng)新和提升高校干部人事檔案管理水平及效率的主要渠道和有效途徑。為此，高校應(yīng)緊密結(jié)合實(shí)際需要，多措并舉，如，可加大軟、硬件投入，切實(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)干部檔案管理工作的有序化、科學(xué)化發(fā)展。