嚴(yán) 婕

（上海市城市建設(shè)檔案館，上海 200336）

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域，建設(shè)工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢(shì)。在實(shí)際工作中，運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實(shí)際工作中建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)工程電子文件的特點(diǎn)對(duì)于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護(hù)工程電子檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

1 建設(shè)工程電子檔案及其特點(diǎn)

1.1 建設(shè)工程電子檔案具有共享性和及時(shí)性

電子檔案可以拷貝、在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上傳播；能及時(shí)地將異地的圖像、圖形、聲音、文字等信息及時(shí)、方便地傳到指定地點(diǎn)；可以隨時(shí)將前期的檔案資料及業(yè)主、工程師、承包商間的要求、意見及具體指令等發(fā)送到目標(biāo)位置。電子檔案的共享性和及時(shí)性可以充分實(shí)現(xiàn)在建工程跨區(qū)域管理的需要，對(duì)提高異地工程管理效率具有很現(xiàn)實(shí)的重要意義。

1.2 建設(shè)工程電子檔案多媒體集成性

電子檔案文字、圖形、聲音、影像等信息可以單獨(dú)也可以組合在一起構(gòu)成電子檔案的信息內(nèi)容。電子檔案資料圖文并茂，音畫齊全，能夠生動(dòng)形象地再現(xiàn)出建設(shè)工工程各環(huán)節(jié)工作實(shí)施狀況。電子檔案多媒體集成性，可以動(dòng)態(tài)地再現(xiàn)工程各階段的建設(shè)狀況，尤其是隱蔽工程的施工過(guò)程，可以再現(xiàn)所用施工材料規(guī)格是否符合設(shè)計(jì)要求、施工工序質(zhì)量控制是否滿足工程施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，再不像從前僅僅有紙質(zhì)檔案，只能看到工程所用材料、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢測(cè)報(bào)告及施工測(cè)試、檢查記錄等一些數(shù)據(jù)、說(shuō)明。

1.3 電子檔案具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。

電子檔案形成過(guò)程中，簡(jiǎn)單的操作失誤或?qū)Τ绦驊?yīng)用生疏都有可能導(dǎo)致電子資料丟失、失真等現(xiàn)象發(fā)生。電子檔案是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成和處理的，電子檔案的制作和存儲(chǔ)需要一系列的軟件來(lái)完成，載體所載檔案與計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)是否一致，機(jī)型的變化或軟件的不兼容。都有可能導(dǎo)致檔案資料信息面臨不可讀、失效、失真等風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 建設(shè)工程電子檔案利用依賴性

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查閱的全面性及準(zhǔn)確程度、效率是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。然而，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容不會(huì)發(fā)生改變，并可以直接閱讀，一目了然，無(wú)需借助任何輔助手段，無(wú)論客觀條件如何，都能對(duì)所藏檔案進(jìn)行查閱和利用，不受客觀條件的影響和限制。建設(shè)工程電子檔案和其他電子文件一樣，在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)具有依賴性，離開了賴以支持的軟硬件設(shè)備系統(tǒng)，電子檔案就無(wú)法讀取、利用，也無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行傳遞和管理。

1.5 電子檔案缺乏憑證作用

電子檔案由于其易于修改、復(fù)制的特點(diǎn)，定稿者也無(wú)法留下自己的確認(rèn)簽字筆跡，單位責(zé)任人也無(wú)法在形成的檔案磁盤上簽發(fā)，因此其真實(shí)性，合法性的鑒別在一般人看來(lái)受一定條件的制約。但從紙質(zhì)文件檔案自身狀態(tài)看，紙質(zhì)檔案上的單位印章，制作部門責(zé)任人的簽字等都清晰可見，難于偽造和篡改，其真實(shí)性、合法性比較容易鑒別，在任何時(shí)間和地點(diǎn)都可為法律提供有力證據(jù)，是電子檔案無(wú)法替代的。

2 工程電子檔案的歸檔要求

1）建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對(duì)其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案后三個(gè)月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級(jí)檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說(shuō)明。

2）建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、沉降評(píng)估咨詢報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計(jì)圖紙文件、變更設(shè)計(jì)、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測(cè)文件，包括產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，原材料、質(zhì)檢站的各項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等；四是各類表格文件，包括分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

3）可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，歸檔時(shí)將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3 建設(shè)工程電子檔案的現(xiàn)狀

3.1 建設(shè)工程電子檔案的管理現(xiàn)狀

1）建設(shè)工程電子檔案的內(nèi)容和形式。在信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了電子檔案安全性、真實(shí)性難以保證。因此，計(jì)算機(jī)生成的電子檔案要及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，經(jīng)責(zé)任人簽字，單位蓋章后整理保存，電子檔案基本上是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案資料的掃描或計(jì)算機(jī)對(duì)原電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換并歸檔形成的，其與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案原件和原電子文件內(nèi)容完全相同。

2）電子檔案管理水平有待提高。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理人員既要掌握工程檔案的管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度等，還要掌握足夠的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)及電子檔案管理所需的設(shè)備和軟件。由于建設(shè)工程電子檔案是近幾，年開始實(shí)行的，基本上還屬于掃描型電子檔案。對(duì)具有保存價(jià)值的可輸出打印型電子檔案，應(yīng)同時(shí)將其制成紙質(zhì)檔案，同時(shí)歸檔保存紙質(zhì)和電子兩種版本檔案。

3.2 建設(shè)工程電子檔案的管理措施

1）加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理人員崗位培訓(xùn)。建筑工程檔案管理工作的內(nèi)容和方式隨著電子技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展不斷在發(fā)生著變化，要想實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化的要求，就必須重視檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高管理人員的信息化業(yè)務(wù)能力。電子檔案的形成、利用、傳輸?shù)染x不開現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，因此，建筑工程檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理工作專業(yè)知識(shí)，具備扎實(shí)的檔案管理工作能力，還要能夠熟練地操作現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理設(shè)備。當(dāng)前建筑工程檔案管理工作內(nèi)容不斷增加，工作形式逐步現(xiàn)代化，而工程建設(shè)檔案管理人員常常會(huì)由項(xiàng)目其他管理人員兼職完成，對(duì)兼職人員上崗之前進(jìn)行必要的培訓(xùn)和考核，使其既明確工程電子文件資料歸檔的意義，又熟悉建設(shè)工程電子檔案工作相關(guān)規(guī)定，并能熟練掌握工程電子檔案工作程序、操作技能，通過(guò)培訓(xùn)工程檔案專兼職管理人員，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)，保障建設(shè)工程電子檔案工作的順利實(shí)施。

2）加強(qiáng)檢查、監(jiān)督指導(dǎo)，統(tǒng)一電子檔案制作標(biāo)準(zhǔn)。隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。CAD電子圖紙以手工制作無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)的建筑施工圖使設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得既快捷又方便，而且保存電子圖紙比保存紙質(zhì)底圖方便，還節(jié)省儲(chǔ)存空間。但是，CAD電子檔案是通過(guò)格式轉(zhuǎn)換成的與紙質(zhì)的竣工圖并不完全一樣，不僅未蓋出圖、審圖、竣工圖等圖章，而且也沒(méi)有責(zé)任人簽字，內(nèi)容上也不是——對(duì)應(yīng)完全一致。移交檔案館的建設(shè)工程紙質(zhì)檔案與電子檔案完全一致難以落實(shí)。

3）做好事前控制，提高管理效率?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)展的社會(huì)，是一個(gè)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的社會(huì)，為適應(yīng)現(xiàn)代信息領(lǐng)域電子化的趨勢(shì)，確保在建工程文件檔案資料保存多樣性及信息傳遞、利用，建筑工程招投標(biāo)過(guò)程中，在與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包商簽訂合同時(shí)，就應(yīng)對(duì)工程電子文件的套數(shù)，質(zhì)量、移交時(shí)間提出明確要求。各參建單位從工程的開始，便應(yīng)著手建立電子檔案管理系統(tǒng)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同步開始申子檔案資料的制作、收集、 整理工作，避免紙質(zhì)資料膠裝成冊(cè)后，具有一定的厚度，掃描電子文件難以保證質(zhì)量等現(xiàn)象發(fā)生。建筑工程資料檔案管理工作是工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。我們應(yīng)當(dāng)重視分析建筑工程各種資料檔案在制作、整理、歸檔及應(yīng)用的管理中存在的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，積極采取應(yīng)對(duì)措施，使建筑工程資料檔案管理工作日臻完善，在工程建設(shè)管理過(guò)程中，及建筑物全壽命使用過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，我國(guó)也存在建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制必將漸進(jìn)改革，建設(shè)工程電子檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存在較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)的建設(shè)工程電子檔案的經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建設(shè)工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使建設(shè)項(xiàng)目檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。