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        創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

        2021-04-14 20:04:31宋佳韻
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        宋佳韻

        (華東都市建筑設(shè)計研究總院,上海 200070)

        網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會的發(fā)展帶來了極大的便利,在大環(huán)境之下,傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展,出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象,要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用,利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端,在一定程度上提高檔案處理的效率,對于檔案信息的整理和查閱更加方便,大大促進了檔案的管理工作。當(dāng)前大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息管理工作的信息量不斷增加,同時信息的類型也逐漸多樣化,尤其是在檔案管理工作中,基于傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)方式的檔案管理已無法滿足目前社會對企業(yè)、高校等各個領(lǐng)域中檔案管理的要求,并且所處信息環(huán)境正在發(fā)生本質(zhì)上的改變,因此更多的研究學(xué)者開始將研究目標(biāo)轉(zhuǎn)向?qū)n案管理的信息化發(fā)展。

        1 基于創(chuàng)新檔案管理理念的信息化檔案管理方法設(shè)計

        1)檔案資源信息化處理?;趧?chuàng)新檔案管理理念評估內(nèi)部檔案應(yīng)用現(xiàn)狀,考慮到固定資產(chǎn)的磨損情況,建立內(nèi)部檔案三維模擬場景,獲取檔案信息,統(tǒng)一檔案信息化格式,將其轉(zhuǎn)換成DXF交換格式文件。在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)掃描文件得到檔案資源多維度二維平面關(guān)系,劃分檔案屬性區(qū)間,以經(jīng)濟市場發(fā)展趨向為中心點,計算數(shù)據(jù)中潛在的偏差值,修正獲取檔案信息與實際信息的差異性,分析視圖與檔案信息化請求間的聯(lián)系,提供檔案管理者狀態(tài)查詢的直接檢索窗口,定義用戶在應(yīng)用程序中的多種檢索行為,選擇與內(nèi)部具備相應(yīng)的數(shù)據(jù),并檔案信息與用戶之間的雙向選擇。利用新管理理念提供的檔案信息容量控制方法,計算存儲檔案區(qū)域的信息容量值,充分利用現(xiàn)有資源,將管理時期按照時間檢索方式劃分成多個離散階段,發(fā)送全段請求,當(dāng)內(nèi)部管理時期與請求數(shù)據(jù)區(qū)域達成一致時,計算檔案現(xiàn)有容量。

        2)基于決策樹的檔案管理算法設(shè)計。結(jié)合決策樹算法中的信息增益和熵對檔案管理決策樹進行構(gòu)建和分類評估,檔案中的信息增益是與其數(shù)據(jù)產(chǎn)生的概率相關(guān)的,利用檔案中的信息增益進行對不同類型檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)確定,并根據(jù)屬性的信息增益情況對其進行管理。

        2 信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

        信息化技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展形態(tài)中的必然產(chǎn)物,在我國各行各業(yè)的工作中,都開始應(yīng)用這種技術(shù)做輔助,在檔案管理工作中,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)體現(xiàn)出了其優(yōu)越性,為工作方式的改革帶來了極大沖擊。

        1)提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下,對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加,單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此,檔案儲存的安全性和儲存的環(huán)境必須得到保障,要保證信息的私密,也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說,無法有效保障,由于儲存的時間長,并且需要進行隨時查閱,所以檔案的受損程度較大,在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作,能夠大大解決以上問題。首先,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應(yīng)的電子檔案,工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作,大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次,信息化技術(shù)能夠加強信息資源的開發(fā),讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發(fā)展規(guī)律,改變傳統(tǒng)的工作方式,從而提升檔案管理工作的整體水平。

        2)滿足社會發(fā)展需求。檔案管理工作的信息化發(fā)展標(biāo)志著一個單位的信息化技術(shù)水平,從一定程度上來說,反映了單位的發(fā)展實力,以及國家信息化建設(shè)的質(zhì)量。從新時期的發(fā)展軌跡看,網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體技術(shù)以及人工智能都是社會發(fā)展的必然趨勢,也是人類文明進步的前提。利用信息化技術(shù)來執(zhí)行檔案管理工作,是滿足社會發(fā)展的一項重要工作,也是滿足國家和社會發(fā)展進程的方式,信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機制,從而達到透明的狀態(tài),促進檔案工作的開展,也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

        3 信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值

        1)提升檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞,當(dāng)檔案文件累積到一定數(shù)量之后,查找起來相當(dāng)困難。另外,檔案存放場所不斷被占據(jù),在實際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作,只需將有限的工作信息放進無限的網(wǎng)絡(luò)空間,并且在智能化技術(shù)的幫助下,檔案的管理會形成一套智能的體系,既能避免檔案受到損壞,也能方便查找,有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問題,提升檔案管理的安全性和儲存量。

        2)提升檔案管理工作效率。在檔案管理工作中,傳統(tǒng)的方式會利用到大量的人力進行收集和整理,在增加了人力的同時,也浪費了大量的時間成本,形成效率低下的狀態(tài),還降低了工作人員的積極性。而在信息化發(fā)展的當(dāng)下,將檔案數(shù)據(jù)存放進電腦中,無需人工進行具體的分類和保存操作,在電腦上工作,極大節(jié)約了人力成本,也提升了檔案管理的工作效率。

        3)提高檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低,其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位,并沒有具體的工作職責(zé)和要求。單位各部門人員,往往通過領(lǐng)導(dǎo)的指派或是推薦,并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實并沒有發(fā)揮真正的效能,其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發(fā)展中,對于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來越高的要求,檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作,只需一臺電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi),除了工作上便捷外,在對信息進行查閱和調(diào)取時也更加方便,檔案被做成一個統(tǒng)一的文件,能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送,大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率,也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

        4)做到檔案管理資源共享。信息化技術(shù)極大滿足了當(dāng)代社會的發(fā)展需求,在不同的行業(yè)中,實現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢。對于檔案管理工作來說,信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的平臺和媒介上,這些平臺多是單位自己的系統(tǒng)平臺,能夠在上面與他人進行互動和信息共享,如有需要對外的文件簽署、人員信息等,可以直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行操作,讓檔案管理更加透明。同時,單位可以通過檔案信息化管理實現(xiàn)行政信息的公開,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與民眾進行互動,實現(xiàn)信息的公開透明,同時實現(xiàn)資源共享,促進社會發(fā)展。

        在當(dāng)下信息化時代背景中,社會信息化的體現(xiàn)就是通過信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用實現(xiàn)對信息的制造、存儲、管理、傳遞和有效利用。在不同領(lǐng)域中的檔案資料記載并反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況等,是一個人成長和發(fā)展的體現(xiàn),同時也是與每個人關(guān)系最為密切的檔案資料。

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