苑靜娜
(河北省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院,天津 300250)
1)對檔案管理認(rèn)知理念的影響。數(shù)據(jù)管理給檔案管理人員對檔案管理模式的認(rèn)知帶來了較大的變化,在實(shí)際檔案管理工作中,數(shù)據(jù)價(jià)值越來越被認(rèn)可,檔案數(shù)據(jù)管理成為檔案管理范式。
2)對檔案管理知識體系的影響。在檔案管理知識體系中引入數(shù)據(jù)管理,這必然會(huì)對檔案形態(tài)、價(jià)值及實(shí)現(xiàn)途徑帶來較大的沖擊,從而需要重塑檔案知識體系。
3)對檔案管理應(yīng)用場景的影響。由于傳統(tǒng)檔案應(yīng)用場景多為組織內(nèi)部,但數(shù)據(jù)管理則對檔案管理應(yīng)用場景帶來了較大的改變。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用群體開始向社會(huì)大眾轉(zhuǎn)變;檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用方式從傳統(tǒng)的收集保管開始向價(jià)值挖掘轉(zhuǎn)變;檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍從文獻(xiàn)資源開始向數(shù)據(jù)資源方向轉(zhuǎn)變。
1)構(gòu)建信息化資源體系。在新時(shí)期我國的檔案管理模式也在進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與改革,在此期間我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的重要性,可以充分結(jié)合新式技術(shù)的發(fā)展,進(jìn)行信息化資源體系的構(gòu)建,以滿足檔案數(shù)據(jù)信息存儲與利用的需求。一方面檔案數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度,從源頭上進(jìn)行檔案資源體系構(gòu)建支持工作的開展。另一方面檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)當(dāng)豐富檔案儲存的手段,在原有紙質(zhì)檔案存儲的基礎(chǔ)上,增加信息化的存儲方式,保證檔案數(shù)據(jù)信息存儲的安全性。
2)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)是檔案數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新的重要依據(jù),新時(shí)期的檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù),進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建,從而不斷提高檔案管理的工作效率。一方面檔案數(shù)據(jù)管理人員可以借助計(jì)算機(jī),進(jìn)行檔案信息錄入、整理、儲存工作的開展。另一方面檔案數(shù)據(jù)管理人員可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù),進(jìn)行檔案信息管理平臺的搭建,借助平臺進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的開展,不僅可以提高檔案數(shù)據(jù)信息錄入、分析、存儲的效率,還為檔案數(shù)據(jù)信息的利用提供了便捷途徑,有助于我國城市化建設(shè)工作的不斷完善。
3)樹立大檔案思維,實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理?;诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下,在檔案管理工作中需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念,通過積極樹立大檔案思維,加快推進(jìn)檔案信息的綜合管理。在實(shí)際工作中,需要通過應(yīng)用“云計(jì)算”來提高檔案信息搜集和管理,加快推進(jìn)檔案信息的共享,為檔案使用者查閱提供更多的便利。同時(shí)還要建立數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng),在檔案利用過程中只需要輸入關(guān)鍵詞即能夠搜索到自己所需要的檔案信息,同時(shí)檔案管理工人員還需要針對檔案利用需求進(jìn)行分析,總結(jié)出相應(yīng)的規(guī)律和特征,從而為檔案信息的分析和查找提供更多的便利。
4)完善檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制。在實(shí)際檔案數(shù)據(jù)管理工作中,由于檔案內(nèi)容來源更具多樣性,而且各種檔案資源都具有自身的價(jià)值,在具體利用和管理檔案過程中,需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制,以此來為檔案數(shù)據(jù)管理工人提供重要的保障。在具體檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制建立過程中,需要考慮到當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境,并與黨對檔案建設(shè)和信息共享的要求相結(jié)合,做好電子檔案發(fā)展機(jī)制的制定和規(guī)范,并重視檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制的長效性,加快推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享,積極改進(jìn)檔案資源獲取與傳播模式,并形成各種專項(xiàng)機(jī)制,加快對檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新,從而為檔案數(shù)據(jù)管理工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
5)創(chuàng)建與推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享新模式。通過構(gòu)建云服務(wù)平臺,加快推進(jìn)數(shù)字檔案資源的整合和共享,重視完善檔案數(shù)據(jù)資源的訪問服務(wù),并加強(qiáng)請求認(rèn)證服務(wù)功能,優(yōu)化安全數(shù)據(jù)傳輸服務(wù)層級,積極完善資源搜索和資源發(fā)現(xiàn)服務(wù)。同時(shí)還要重視檔案信息資源共享平臺的搭建,在具體創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)平臺過程中,從創(chuàng)設(shè)初期即要加強(qiáng)管理。目前檔案數(shù)據(jù)信息平臺用戶不僅包括內(nèi)部用戶,還包括外部用戶,用戶量也呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢,在這種情況下,需要提升檔案信息服務(wù)平臺的服務(wù)速度,進(jìn)一步豐富信息資源,加快推進(jìn)數(shù)字檔案資源應(yīng)用軟件的開發(fā)。
6)建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫。由于當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出海量化發(fā)展的趨勢,檔案管理人員需要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢,積極構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫,廣泛收集檔案數(shù)據(jù)信息,進(jìn)一步核實(shí)收集到的檔案數(shù)據(jù)信息,以此來保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性。同時(shí)檔案管理人員還需要針對檔案材料實(shí)施分類和編號,并對每一份電子文件做好檢索標(biāo)識,保證一碼一件,有效地提高檢索的精準(zhǔn)率。作為檔案管理人員,還需要做好檔案歷史數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作,并將其在檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中進(jìn)行保存。還要對資源中心的封閉性給予關(guān)注,強(qiáng)化數(shù)據(jù)資源安全管理。對于電子文件資源,宜從格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容及數(shù)據(jù)提取方式等方面進(jìn)行有效統(tǒng)一,進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)互通性。另外,智慧檔案數(shù)據(jù)庫還要與檔案數(shù)據(jù)信息檢索和服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)有效對接,深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值,全面促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。
7)推行云存儲和云服務(wù)。在當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)化管理工作中,依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù),需要積極推進(jìn)檔案的云存儲和云服務(wù),并在實(shí)際工作中積極改進(jìn)檔案管理工作中存在的弊端,加快推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級發(fā)展。在具體執(zhí)行過程中,需要通過設(shè)置云存儲服務(wù)器,進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)處理能力。另外,基于云服務(wù)的交互性特點(diǎn),檔案管理人員還需要加快推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享,從而為檔案用戶提供更具多樣化的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)模式,更好地發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能。
8)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理的安全體系。檔案在進(jìn)行信息化數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過程中,應(yīng)當(dāng)基于檔案安全管理需求,構(gòu)建檔案安全管理體系,為檔案數(shù)據(jù)管理工作創(chuàng)新,提供安全的環(huán)境。一方面檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大對相關(guān)人員的安全意識培養(yǎng)工作,不斷結(jié)合檔案安全管理的需求,對檔案管理人員進(jìn)行安全意識教育工作,提高檔案管理人員的責(zé)任意識,規(guī)范檔案管理人員的操作行為,從而保證檔案管理工作的安全性。另一方面檔案管理部門可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用,搭建檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系,聘請專業(yè)人員進(jìn)行檔案安全管理體系的搭建與維護(hù)工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)中存在的問題,進(jìn)行相應(yīng)整改措施,以提升檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全性。同時(shí),也應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案安全管理的需求,進(jìn)行相應(yīng)監(jiān)控設(shè)施的完善,提升檔案安全管理系數(shù),有助于檔案管理工作的順利開展。
在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案管理快速向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變,使檔案管理工作與新時(shí)代的發(fā)展要求相符,同時(shí)有利于提高檔案管理工作的效率。在新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)管理工作還存在一些亟需解決的問題,因此需要立足實(shí)際,積極采取有效的措施對檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化,加快推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展。