郭云濤
(博興縣教育和體育局,山東 濱州 256500)
新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作在檔案體系中極為重要,它是數(shù)據(jù)和歷史信息的收集,也是決策的重要參考依據(jù),記錄著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。文書(shū)檔案管理,可以詳細(xì)幫助企事業(yè)單位錄入和記載材料信息,為后期的運(yùn)用提供依據(jù),信息化時(shí)代對(duì)文書(shū)檔案管理水平的要求逐漸提高,良好的文書(shū)檔案將為企事業(yè)單位工作的有效開(kāi)展提供保障。
在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中,通常以紙質(zhì)檔案的形式存在,但紙質(zhì)文書(shū)檔案常會(huì)因環(huán)境的影響而發(fā)生紙張破損或者字跡模糊的現(xiàn)象,或者因人為因素造成資料遺失等,導(dǎo)致相關(guān)的重要資料不完整,甚至在醫(yī)院的文書(shū)檔案中,大多字跡潦草,字詞多以簡(jiǎn)筆畫(huà)形式出現(xiàn),一般人很難分辨字詞,給后期的文書(shū)檔案查閱,或者事業(yè)單位財(cái)產(chǎn)造成損失。而文書(shū)檔案管理借助信息化手段后,一切依靠云計(jì)算、云服務(wù),使電子檔的文書(shū)更加清晰明了,管理上也更加規(guī)范,減少資料泄露、丟失的可能,可以最大化避免以上出現(xiàn)的問(wèn)題,進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)文書(shū)檔案在管理的過(guò)程中,首先會(huì)對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、裝訂等工作,這一系列工作需要很長(zhǎng)的時(shí)間才能完成。而依賴(lài)于信息化管理后,利用簡(jiǎn)單的程序或者計(jì)算便能在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理,改變了傳統(tǒng)文書(shū)管理效率低下、時(shí)間長(zhǎng)、不易查找等問(wèn)題,文書(shū)檔案管理信息化對(duì)于文書(shū)的查詢(xún)也更加方便快捷,極大地提高了工作效率。合理利用信息化,可以提高文書(shū)檔案的利用率。由于信息化文書(shū)檔案查找方便快捷,工作人員利用網(wǎng)絡(luò)能很快查找自己需要的資料,無(wú)需耗時(shí)耗力現(xiàn)場(chǎng)查找,使文書(shū)的存在得到最大利用,而不像以往僅作為存檔需要,放置便是一年半載,使文書(shū)并未發(fā)揮他的實(shí)際效用,利用率極低,而文書(shū)檔案管理信息化將改變這一趨勢(shì),打破傳統(tǒng)文書(shū)的限制,使信息化文書(shū)檔案得以最大利用。
文書(shū)檔案記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史,對(duì)于評(píng)估事業(yè)單位工作得失,指明未來(lái)公益事業(yè)建設(shè)發(fā)展方向有重要的意義。加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理才能保留詳細(xì)的歷史信息,滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要。但有些事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視不足,未能從制度上、經(jīng)費(fèi)上、設(shè)備上、人員上給予充分保障。在傳統(tǒng)的理念影響下,事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在重管輕用的思想,信息化建設(shè)水平不高,進(jìn)而影響了文書(shū)檔案的使用效率,沒(méi)能充分發(fā)揮文書(shū)檔案的實(shí)際作用,不利于文書(shū)檔案管理的快速發(fā)展。新時(shí)代,要?jiǎng)?chuàng)新文書(shū)檔案管理機(jī)制,形成科學(xué)的文書(shū)檔案的宣傳機(jī)制,加大力度提高文書(shū)檔案管理的規(guī)范性,這樣才能解決文書(shū)檔案管理工作存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
在事業(yè)單位檔案管理工作中,大部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面,缺乏專(zhuān)業(yè)管理水平,只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與保管工作。另外,事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力較差,在工作開(kāi)展之前,沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育,工作人員對(duì)檔案工作一問(wèn)三不知的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生,進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價(jià)值。
檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)性強(qiáng),系統(tǒng)化和規(guī)范化是電子檔案管理系統(tǒng)的未來(lái)發(fā)展方向,需要加大這方面工作的推進(jìn)力度。應(yīng)該積極構(gòu)建和完善電子檔案管理系統(tǒng),注重對(duì)電子檔案的科學(xué)管理。檔案管理工作人員應(yīng)該堅(jiān)持文檔一體化管理要求,確保電子檔案的歸檔及時(shí)、齊全完整及有效利用。
1)定基本制度框架。很多企事業(yè)單位會(huì)把工作的重心放在業(yè)務(wù)水平的增長(zhǎng)方面,而忽視了文書(shū)檔案的管理工作。所以,使得單位的文書(shū)檔案管理工作不規(guī)范,導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的管理水平降低。因此單位首先要解決文書(shū)檔案的制度管理問(wèn)題,對(duì)管理制度進(jìn)行強(qiáng)化,這樣文書(shū)檔案的管理也就有了最基本的制度框架,工作人員可以按部就班地開(kāi)展工作,這樣才可以提供更加完整真實(shí)的文書(shū)檔案。
2)對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃。制定初步制度框架,但是依舊無(wú)法滿足企事業(yè)單位檔案資料的需求,所以還要深化研究改革文書(shū)檔案的制度。首先從文書(shū)檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié),進(jìn)行明確的制度規(guī)劃,這樣工作人員可以明確自己的管理工作內(nèi)容和責(zé)任,從而把之前在管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和完善。
3)做好管理環(huán)節(jié)間的銜接。工作人員須對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)間的流程進(jìn)行完美的銜接,同時(shí)要對(duì)所屬環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行核實(shí)和歸類(lèi),這樣可以保證文書(shū)檔案的流暢性。從企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的實(shí)踐過(guò)程來(lái)看,一方面要確保重要信息資料的保密,另一方面要把單位發(fā)展歷程的資料進(jìn)行應(yīng)用探究,所以檔案員要對(duì)信息資料的每一個(gè)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行無(wú)縫銜接。
既要具備檔案管理知識(shí),又要具備保密知識(shí),這是一名檔案工作人員的基本素養(yǎng),也是做好檔案管理工作的根本保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要給檔案工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和培訓(xùn)平臺(tái),提升保密意識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。要在單位定期組織培訓(xùn),包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作培訓(xùn)和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí),讓其具備保密意識(shí)和專(zhuān)業(yè)的保密工作能力,同時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才,提高文書(shū)檔案保密管理崗的重要性和專(zhuān)業(yè)性,進(jìn)一步提升該崗位工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)水平和工作能力。對(duì)保密工作進(jìn)行細(xì)化和責(zé)任分工,明確職責(zé),規(guī)范對(duì)文書(shū)檔案的利用程序,嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定和要求進(jìn)行管理,防止在工作上疏忽大意而造成泄密事件,避免給單位造成損失,只有在平時(shí)的管理過(guò)程中嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行保密管理,才能充分保證文書(shū)檔案和其他各類(lèi)檔案的保密性。
在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中,檔案管理屬于一種無(wú)形資產(chǎn),其對(duì)于單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。在過(guò)程中,事業(yè)單位檔案管理工作需要推動(dòng)信息化建設(shè),這是檔案管理在新時(shí)代發(fā)展的迫切需要,也是檔案管理改革創(chuàng)新的關(guān)鍵途徑。為保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實(shí)施,需要在業(yè)務(wù)流程與服務(wù)功能以及平臺(tái)建設(shè)等方面進(jìn)行創(chuàng)新改革,實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn),優(yōu)化檔案管理空間,以此促進(jìn)檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)需求。檔案管理的創(chuàng)新可以有效提升檔案管理工作效率,進(jìn)而為事業(yè)單位發(fā)展奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。