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        鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)途徑研究

        2021-04-14 20:04:31
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化

        李 燕

        (山東省泰安市寧陽(yáng)縣磁窯鎮(zhèn)人民政府,山東 泰安 271400)

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展、通信技術(shù)、信息化和數(shù)字技術(shù)的進(jìn)步,人民的生活也得到了改善。并帶來(lái)了前所未有的快速經(jīng)驗(yàn)的人的生活。然而,我們也必須認(rèn)識(shí)到,在向信息社會(huì)過(guò)渡的過(guò)程中,信息管理主體已成為社會(huì)中最重要的信息角色,并已成為信息社會(huì)中最重要的行動(dòng)者。因此,必須加快建立信息系統(tǒng),管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案的步伐,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加深對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案信息資源的了解,更好地利用檔案資源并提高其價(jià)值。

        1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性分析

        1)檔案管理信息化建設(shè)具有其特殊優(yōu)點(diǎn)。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中,很多企業(yè)的管理思想比較陳舊,并且企業(yè)沒有嚴(yán)格審核檔案管理,導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間,同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的時(shí)代背景下,利用信息化技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理,有利于提高檔案管理工作的效率。真實(shí)可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用,在檔案管理中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用,能夠提高工作效率,為檔案管理人員進(jìn)行檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性的查證工作提供時(shí)間,促進(jìn)檔案的優(yōu)化,保障檔案的真實(shí)可靠。

        2)檔案管理信息化內(nèi)容。管理信息化涉及內(nèi)容比較多,歸納起來(lái)主要包含三個(gè)方面:(1)將檔案信息資源朝著數(shù)字化方向進(jìn)行調(diào)整。(2)加強(qiáng)檔案信息的接收、整理、存儲(chǔ)、使用以及管理各方面信息化程度,讓檔案資料形成電子檔案。(3)構(gòu)建信息共享機(jī)制,提高檔案資源的利用率。

        2 現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

        1)管理設(shè)備與管理方式落后。目前,我們的城鎮(zhèn)檔案管理系統(tǒng)在管理和管理方面存在著明顯的缺陷。管理設(shè)備的使用主要取決于人工操作,效率和質(zhì)量沒有得到充分保證。關(guān)于管理做法,傳統(tǒng)的檔案管理在很大程度上取決于工作人員的分類、編輯和檢索能力。在查詢過(guò)程中,適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和查詢程序是一個(gè)負(fù)擔(dān),一個(gè)小的錯(cuò)誤可能會(huì)造成信息方面的空白,所獲得的信息可能不符合實(shí)際需要。

        2)檔案管理理念相悖。檔案管理機(jī)構(gòu)工作的主要目的,是將所需要的檔案信息集中保存,以此為企業(yè)的日常工作提供便利。而現(xiàn)階段很多檔案管理組織的工作理念與實(shí)際相悖,檔案管理類別單一,忽視了檔案管理的系統(tǒng)性和完整性,因此檔案管理的價(jià)值得不到體現(xiàn),檔案管理成為說(shuō)說(shuō)而已的無(wú)效工作,難以向有關(guān)單位提供有用的信息和檔案。

        3)管理制度有待完善。目前,缺乏有效的檔案管理系統(tǒng)也是檔案管理電腦化程度無(wú)法有效運(yùn)作的主要原因之一。特別是由于對(duì)檔案管理的重視有限,這導(dǎo)致了以下情況:許多政府部門在基層沒有建立系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng),沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。第二,目前,許多基層市鎮(zhèn)的檔案管理系統(tǒng)是以傳統(tǒng)的管理模式為基礎(chǔ)的。隨著檔案管理的信息化程度的提高,這種管理系統(tǒng)已經(jīng)不能發(fā)揮應(yīng)有的作用,必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

        3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)途徑

        1)加強(qiáng)信息化檔案管理理念。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視,提高檔案信息化建設(shè)意識(shí),不斷地進(jìn)行深入探究,挖掘出更多的信息化資源,加快信息化檔案建設(shè)的步伐。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要本著為人民服務(wù)的精神,以百姓的需要為工作準(zhǔn)繩,制定在檔案信息化建設(shè)當(dāng)中的目標(biāo),增加檔案信息化建設(shè)的資金投入,并且成立檔案信息管理人以及相關(guān)部門,指派專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)建設(shè)工作,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的目標(biāo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府當(dāng)中的各個(gè)部門還要根據(jù)發(fā)展的需要,對(duì)信息化檔案進(jìn)行優(yōu)化,加強(qiáng)檔案的登記以及整理歸納工作,提升檔案資源利用率。

        2)建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案。在城市信息化過(guò)程中,首先要系統(tǒng)整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案,使他們能夠?qū)Τ擎?zhèn)檔案進(jìn)行信息管理。因此,市政當(dāng)局必須首先建立和及時(shí)更新一個(gè)城市網(wǎng)站,其內(nèi)容應(yīng)與城市政策相聯(lián)系。保證信息的準(zhǔn)確性,在該網(wǎng)站上創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)頁(yè),掃描紙張檔案文件,將其存儲(chǔ)在電腦上,并為其設(shè)定類型,這使用戶能夠迅速和準(zhǔn)確地在網(wǎng)站上找到相關(guān)文件,并使檔案文件更完整。

        3)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員。高級(jí)技術(shù)人員的部署是在城市檔案和檔案管理方面更新信息的一個(gè)必要工具,以充分完成任務(wù)。檔案管理信息化系統(tǒng),政府和有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)利用一切資源加強(qiáng)建設(shè)和培訓(xùn)檔案信息管理人員,對(duì)檔案信息化管理人員進(jìn)行選拔。為檔案干事提供專門的職業(yè)培訓(xùn),使他們能夠在日常工作和學(xué)習(xí)中不斷積累經(jīng)驗(yàn),豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),適應(yīng)新的管理技術(shù)和做法,提高自己的專業(yè)素質(zhì)和實(shí)際工作技能。在引進(jìn)技術(shù)人員的同時(shí),應(yīng)綜合利用各種手段留住技術(shù)人員,提高檔案管理人員的工資和福利,確保有效和高效的專業(yè)人員能夠在地方政府檔案部長(zhǎng)期工作,同時(shí)避免人才流失。

        4)完善檔案信息管理制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資源的管理信息化,對(duì)管理環(huán)境與管理防范提出新要求,促使檔案管理模式及防范發(fā)生新改變。完善檔案管理的制度,是實(shí)現(xiàn)管理信息化的基礎(chǔ)保障;在建設(shè)檔案管理信息化時(shí),檔案管理要將建設(shè)信息化管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓,結(jié)合信息化管理的特征與規(guī)律,對(duì)管理相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行完善,建立完善的管理制度、考核制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制,明確各個(gè)部門及有關(guān)人員在信息化建設(shè)中的作用與職責(zé),制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求,促使管理工作朝信息化方向發(fā)展。建立完善的制度基礎(chǔ)上,相關(guān)部門還需要緊抓落實(shí),并在落實(shí)過(guò)程中有針對(duì)性地進(jìn)行修繕與補(bǔ)充,確保信息化管理的先進(jìn)性和科學(xué)性,發(fā)揮檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理的作用。

        5)落實(shí)現(xiàn)代化管理手段。維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn),落實(shí)資源共享理念,確保管理方式也能實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)型,圍繞管理項(xiàng)目的重點(diǎn)和關(guān)注熱點(diǎn)展開系統(tǒng)化管控,充分踐行網(wǎng)絡(luò)化管理以及數(shù)據(jù)化檔案管理工作的方針政策,滿足信息共享以及共建的管理目標(biāo),確保數(shù)據(jù)管控效果的最優(yōu)化。另外,在系統(tǒng)化管理工作開展的過(guò)程中,也要制定有效的管理策略和準(zhǔn)則,保證管理實(shí)效性。而在管理軟件的選擇方面,要對(duì)軟件自身的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制以及通用化管理水平進(jìn)行集中分析,選擇包容性較好的軟件,提高現(xiàn)代化管理水平。

        4 結(jié)語(yǔ)

        總之,在檔案信息化建設(shè)和管理工作中,完善管理體系和管理框架結(jié)構(gòu)十分關(guān)鍵,雖然鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作目前正在朝著信息化方向發(fā)展,并取得了一些進(jìn)展。然而,我們也必須認(rèn)識(shí)到,我們?cè)跈n案管理方面的工作存在一些缺陷,因此,必須要結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自身實(shí)況,采取合理有效的建設(shè)途徑,從而真正實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)和要求。

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