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        信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值

        2021-04-14 20:04:31尹曉燕
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        尹曉燕

        (河北省泊頭市解放街道辦事處,河北 泊頭 062150)

        網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會的發(fā)展帶來了極大的便利,在大環(huán)境之下,傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展,出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象,要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用,利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端,在一定程度上提高檔案處理的效率,對于檔案信息的整理和查閱更加方便,大大促進了檔案的管理工作。

        1 檔案信息化管理的意義

        信息化技術(shù)是以電子計算機技術(shù)為主的先進信息技術(shù)。在管理檔案的過程中,信息化管理技術(shù)與先進計算機技術(shù)相互融合,令檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量得到極大地提升。對于當前信息化管理技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新而言,我國一直在檔案信息化管理事業(yè)上不停地開展創(chuàng)新與鉆研,極力開發(fā)計算機應(yīng)用,利用信息化管理技術(shù),從而提高我國的檔案管理應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展。檔案管理工作在我國管理和科研管理中,都占據(jù)著極其重要的地位,檔案信息化管理技術(shù)是現(xiàn)代檔案管理中必不可少的一部分。以科學思想為本的先進信息管理技術(shù)對單位的檔案管理進行整合,使檔案信息更為網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,并提高檔案信息化管理水平的利用效率。我國社會發(fā)展離不開先進技術(shù)的推動,信息化檔案管理技術(shù)的開展不僅促進了社會信息科技發(fā)展,還能更好地服務(wù)社會,促使檔案管理工作更為便捷。

        2 信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值

        2.1 提升檔案管理的安全性

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞,當檔案文件累積到一定數(shù)量之后,查找起來相當困難。另外,檔案存放場所不斷被占據(jù),在實際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作,只需將有限的工作信息放進無限的網(wǎng)絡(luò)空間,并且在智能化技術(shù)的幫助下,檔案的管理會形成一套智能的體系,既能避免檔案受到損壞,也能方便查找,有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問題,提升檔案管理的安全性和儲存量。

        2.2 保證數(shù)據(jù)共享

        在檔案管理工作中應(yīng)用信息化,對檔案管理工作的開展有著積極的重要作用。一是利用信息技術(shù)可以保證檔案數(shù)據(jù)的共享。在信息技術(shù)支持的背景下,可通過信息化的方式對檔案內(nèi)容進行電子化處理,為檔案信息的共享提供條件。二是實現(xiàn)了檔案管理的高效模式。檔案管理工作最重要內(nèi)容就是對各種各樣的信息資料進行整理、儲存和運用,利用信息化方式可充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用,一改傳統(tǒng)檔案管理工作的低效模式,為檔案管理工作的順利進行提供支撐。在信息化檔案管理工作實踐中,只有充分發(fā)揮出信息化的應(yīng)用價值,才能實現(xiàn)檔案信息的讀取與共享,滿足在現(xiàn)代信息社會中的發(fā)展需求,推動檔案管理工作的順利進行。

        2.3 提高檔案的利用率

        傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低,其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位,并沒有具體的工作職責和要求。單位各部門人員,往往通過領(lǐng)導的指派或是推薦,并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實并沒有發(fā)揮真正的效能,其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發(fā)展中,對于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來越高的要求,檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作,只需一臺電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi),除了工作上便捷外,在對信息進行查閱和調(diào)取時也更加方便,檔案被做成一個統(tǒng)一的文件,能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送,大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率,也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

        3 信息化在檔案管理工作中應(yīng)用的方法與路徑

        3.1 加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        由計算機軟件和硬件所組成的信息化運用環(huán)境是檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)環(huán)境,信息技術(shù)軟件的運用水平直接影響到檔案信息化管理的基本水平。因此,要想從根本上提升檔案信息化管理水平,首先,需要在保證管理經(jīng)費充足的前提下,監(jiān)督檔案管理部門合理采購相關(guān)硬件,并做好硬件基礎(chǔ)設(shè)備的使用、維修等記錄;其次,應(yīng)打造具備專業(yè)技能的檔案信息管理平臺,切實考慮到實際情況和內(nèi)部相關(guān)工作內(nèi)容及工作性質(zhì)等,進行試運行工作,盡力開發(fā)符合發(fā)展的信息技術(shù)功能,完善單位檔案管理體系,進一步提高單位檔案管理水平,為整體管理工作的有序進行奠定基礎(chǔ)。

        3.2 提高檔案管理人員水平

        檔案管理工作人員素質(zhì)需要不斷提高。打破傳統(tǒng)檔案管理模式,才能更符合現(xiàn)代社會所需的人才。由于信息化技術(shù)近年來發(fā)展較為迅速,導致工作人員在檔案管理工作時難度加深。因此,為了更好地加強管理檔案技術(shù),相關(guān)工作人員需展開專業(yè)性技能崗前培訓。深入吸收信息化技術(shù)知識,并定期對檔案管理相關(guān)工作人員進行考核,建立相關(guān)檔案管理制度,以確保提升檔案管理工作效率的同時,加強管理工作人員檔案管理安全防范意識。保護檔案內(nèi)容安全并合理規(guī)劃,加大培養(yǎng)專業(yè)性高素質(zhì)人才,樹立正直思想道德品質(zhì),對信息化檔案管理事業(yè)未來發(fā)展有著重要作用。

        3.3 樹立正確的檔案管理信息化意識

        檔案管理人員要樹立正確的檔案信息意識,應(yīng)從四個方面培養(yǎng),即堅定的政治信念、積極熱情的工作態(tài)度、細致嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和較強的事業(yè)心、責任心。檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行人,他們的檔案意識在檔案信息化建設(shè)過程中具有能動作用,推動著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程,檔案管理人員只有樹立正確的檔案信息意識,認識到檔案信息化建設(shè)的重要性,踏實做好檔案事業(yè),具備強烈的責任感和使命感,主動做好檔案信息化工作,對于遇到的問題也能充分發(fā)揮主觀能動性去思考,去尋找解決方法;與時俱進,不斷學習新知識、新理念,將社會時政信息融入到檔案信息化建設(shè)中,促進檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

        4 結(jié)語

        綜上所述,實現(xiàn)檔案信息化管理是迫在眉睫的一項工作,我們檔案人有著舉足輕重的作用,如何提升檔案專業(yè)技術(shù)水平,更好地發(fā)揮潛力是今后檔案人的工作重心,實現(xiàn)檔案管理信息化是我們今后長期的工作。

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