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        事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設研究

        2021-04-14 20:04:31鄧西軍
        卷宗 2021年14期
        關鍵詞:紙質事業(yè)單位檔案管理

        鄧西軍

        (沂水縣人力資源和社會保障局,山東 臨沂 276400)

        目前我國基本上已經實現(xiàn)了信息化的全覆蓋,大到國家,小到個人的生活都在被信息化和大數(shù)據(jù)所包圍。很多事業(yè)單位在人事檔案管理建設的過程中也引進了計算機技術,在一定程度上實現(xiàn)了人事檔案管理的信息化。但在信息化建設的過程中,也面臨著各種困難,如基礎設施、信息錄入和安全系統(tǒng)建設等。任何新的事物嘗試都是要靠個人從失敗中提取,一次性成功的少見,因此人事檔案管理更是需要全方位的考慮,把所有可能遇到的困難都進行一一地解決,不能操之過急。

        1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

        現(xiàn)在很多事業(yè)單位沒有意識到檔案管理的重要性。由于事業(yè)單位場地的限制,部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有專門的辦公場所,使人事檔案管理沒有形成基本的管理場所和管理制度,導致人事檔案出現(xiàn)了很多意外性的缺失,尤其是對于那些保留較長時間的人事檔案,遺留下了很多歷史性問題。有的人事檔案沒有具體存放的位置和固定的場所,導致人事檔案在保存管理的過程中出現(xiàn)各種各樣的問題,如檔案資料損毀、潮濕、各種意外等。以前傳統(tǒng)的人事檔案都是紙質資料,在管理的過程中需要注意各種各樣的問題,增加了檔案管理人員的工作難度,如防濕、防高溫、防蟲等要各種自然災害,也要防止各種人為因素對資料造成損害,所以人事檔案管理難度也在不斷增加。

        現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位仍然在采取傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法,管理人員工作效率比較低下。因為在現(xiàn)實生活中,事業(yè)單位的人員是動態(tài)的,隨時都在增加或減少,尤其是人數(shù)比較多的事業(yè)單位,人員流動非常頻繁,這就導致人事檔案管理的工作是變化的、持續(xù)的,每年都會增加很多人事檔案。而傳統(tǒng)的人事檔案管理是用人力進行工作,受人力不足的限制,檔案整理工作需要花費很長的時間,無法做到數(shù)據(jù)的及時更新。紙質化的人事檔案因為材料的原因,不利于長時間的保存,事業(yè)單位在調用人事檔案時,也會因為不夠小心謹慎,從而導致人事檔案的破壞,加速縮減人事檔案的生命周期。因此,人事檔案管理工作人員需要有極高的職業(yè)素質。但目前絕大部分事業(yè)單位的領導并沒有對這項工作形成高度重視,隨意任用素質和管理水平低下的檔案管理人員,就會很容易導致人事檔案的缺失和錯誤,影響檔案信息的有效性和準確性。

        2 事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設方法

        2.1 完善基礎工作的建設

        人事檔案的基礎設施建立是人事檔案管理信息化建設基本要求。人事檔案室是基礎設施建設中必不可少的,在人事檔案室建設的過程中必須達到國家的基本標準,同時也要注重“九防”的建設,還可以在人事檔案室中引進現(xiàn)代化的管理技術和各種計算機設備,做到對人事檔案的科學和技術化。在檔案管理的過程中,需要引進各種現(xiàn)代化技術,提高管理工作的智能化,最重要的是注重對各種自然因素和人為因素的預防,減少人事檔案管理過程中存在的風險。在基礎設施建設的過程中,要加強各方面的監(jiān)控,對人事檔案室的內部、外部做到三百六十度無死角地監(jiān)控,避免各種人為因素對人事檔案的破壞。

        2.2 信息電子化

        在以前技術落后的年代,人事檔案都是采用紙質記錄,這類檔案的保管難度大,因此事業(yè)單位對這類年份比較早的人事檔案,需要對信息進行電腦錄入形成電子化的人事檔案。紙質化的人事檔案保管時間短,容易造成各種破壞,電子化的人事檔案保管時間長,能夠及時更新且方便查詢,很大程度上提高了人事檔案管理的工作效率,所以事業(yè)單位有必要建立電子化的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應用是現(xiàn)代化技術發(fā)展的必然趨勢,在方便保存、錄入和調取的同時,避免了傳統(tǒng)紙質檔案的缺點,降低了對人員的依賴程度,很大程度上提高了人員信息調取的速度。電子檔案也有利于保存,進行信息錄入好以后,可以對這些保存的電子檔案進行一個備份,避免丟失的同時也避免了人為破壞的可能性,并且節(jié)省了大量的紙張。

        2.3 建設新的人事檔案管理制度

        傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經不能適應現(xiàn)代化的發(fā)展,事業(yè)單位需要根據(jù)我國科學技術發(fā)展的水平制定出新的人事檔案管理制度。首先需要做得是改變傳統(tǒng)觀念上對人事檔案管理的認識,提高對檔案管理工作的重視程度,要認識到人事檔案對事業(yè)單位內部人員的重要性,同時要意識到這些人事檔案資料見證了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和員工的成長,是一個事業(yè)單位繁榮發(fā)展的見證史。對于人事檔案的管理人員,事業(yè)單位必須嚴格篩選,有較強綜合素質的基礎上,還要有相應的計算機應用能力和現(xiàn)代化的管理能力,能夠進行不斷學習并將其應用到人事檔案管理工作中。在人事檔案管理新的制度建設的過程中,事業(yè)單位需要對人事檔案管理員進行培訓,對檔案管理人員進行不定期的、全方位的培訓,培訓的內容可以是一些現(xiàn)代化的信息技術,和如何進行管理,最重要的是要培養(yǎng)管理人員的責任心,提高管理對自身職位的認識,認真履行自己的本職工作。事業(yè)單位可以針對人事檔案管理建立相應的權責制,把工作的問題落實到個人身上,對個人進行相應的處罰,這樣既能加強管理人員對工作的認真,也能防止個別人員出現(xiàn)偷奸?;男睦?。

        2.4 加強信息安全化

        人事檔案管理的信息化既有利又有弊,在當今技術發(fā)展先進化的水平下,事業(yè)單位需要格外重視信息安全化的重要性,尤其是對于事業(yè)單位來說,人事檔案具有很強的機密性,甚至部分人事檔案關系到國家的安全,有的還會威脅到國家安全,所以在人事檔案管理信息化的過程中,必須加強信息安全化。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的技術人員對單位內部加強網(wǎng)絡建設,還可以對那些精密性很強的檔案進行加密處理,甚至是設置一系列相應的防火墻,避免黑客的襲擊,還可以專門組建一個小組進行檔案的信息化安全管理,專門負責這些檔案的網(wǎng)絡安全,采用先進的計算機技術促進人事檔案管理的機密性。

        3 結束語

        隨著現(xiàn)代計算機技術的進步,很多傳統(tǒng)的技術已經被淘汰,人們出門已經不用依賴現(xiàn)金,事業(yè)單位的檔案管理也需要與時俱進,應該逐漸向信息化的方向發(fā)展,減少傳統(tǒng)的紙質化檔案信息。在信息化管理的過程中,事業(yè)單位需要對人事檔案進行一個重新定位,認識到檔案資料和檔案管理人員的重要性,確保檔案的真實性、及時性和安全性。事業(yè)單位在管理的過程中,要加強對信息安全的建設,防止各種信息可能泄露的情況出現(xiàn),才能夠更好地保證信息化的建設。

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