許琪瑋

（茂名職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 茂名 525000）

在我國(guó)信息技術(shù)不斷向好的宏觀背景下，數(shù)字化技術(shù)得到了深入應(yīng)用，在檔案管理工作中起到了重要作用，其工作效率也隨之有所提升。但是在高職院校的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，管理方式不科學(xué)、管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠、相關(guān)技術(shù)落后于時(shí)代發(fā)展、對(duì)檔案管理缺乏重視等一系列問(wèn)題使得檔案管理工作容易出現(xiàn)一些負(fù)面問(wèn)題。所以，在電子化時(shí)代，研究高職院校文書(shū)檔案的歸檔對(duì)策刻不容緩。

1 高職院校文書(shū)檔案的新特點(diǎn)

在信息化的大背景之下，傳統(tǒng)的檔案保留和信息收集的方式已經(jīng)得到了不斷的升級(jí)。在如今的檔案管理中，數(shù)字化占據(jù)了很重要的地位。對(duì)于檔案管理如何引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，得益于整體上檔案管理規(guī)范性和有效性的顯著提升，同時(shí)，這也在根本上降低了原先較高的固定成本。數(shù)字化檔案本身?yè)碛辛烁@著的優(yōu)勢(shì)，即便于拷貝和復(fù)制。如今，在學(xué)校文書(shū)檔案的分析和歸類(lèi)中已經(jīng)廣泛的使用電子文書(shū)。通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備和多地拷貝保存，使得信息檔案保留完好，當(dāng)有人需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，只需要檢索即可，省去了很多的時(shí)間成本。此外，更好的檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)，有助于學(xué)校摒棄不好的決策，完善學(xué)校的長(zhǎng)期策略。不難看出，電子文書(shū)比起紙質(zhì)檔案更加有助于檔案管理整體水平的提升。從目前來(lái)看，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案逐漸走入了人們的視野，并引起相關(guān)部門(mén)的重視。力求將數(shù)據(jù)檔案和現(xiàn)實(shí)環(huán)境結(jié)合起來(lái)，成為很多學(xué)校目前關(guān)注的工作。

2 高職院校文書(shū)檔案的歸檔對(duì)策

從宏觀角度看，高職院校文書(shū)檔案不論是數(shù)字化管理意識(shí)還是管理人員的綜合素質(zhì)方面仍存在很多的問(wèn)題，為了從根本上來(lái)改變現(xiàn)狀，推動(dòng)歸檔工作的有序進(jìn)行，針對(duì)未來(lái)時(shí)期的檔案管理仍需關(guān)注如下的對(duì)策：

2.1 構(gòu)建多元化的安全壁壘

安全是檔案的先行詞，檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是具有機(jī)密性，無(wú)論是理論上還是實(shí)踐中，高職院校在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要重視檔案的安全問(wèn)題，構(gòu)造檔案的安全壁壘，以應(yīng)對(duì)當(dāng)前環(huán)境中檔案丟失等不利的因素。通過(guò)不斷優(yōu)化相關(guān)的技術(shù)來(lái)加密檔案信息。近幾年來(lái)，檔案的安全問(wèn)題已經(jīng)引起了各方的關(guān)注，信息安全部門(mén)必須盡快完善相關(guān)技術(shù)的開(kāi)發(fā)，使檔案的安全系數(shù)提高，這樣才能使檔案更加具有機(jī)密性，多元化的安全壁壘也因此能夠有效的建立起來(lái)。

2.2 拓寬宣傳范圍

數(shù)字化宣傳在檔案數(shù)字化管理中有著舉足輕重的作用，只有大力宣傳檔案管理數(shù)字化的重要性，高職院校的有關(guān)部門(mén)及其內(nèi)部人員才能真正意識(shí)到在數(shù)據(jù)化的大背景下，數(shù)字化檔案已經(jīng)是不可逆的時(shí)代潮流。所以在當(dāng)前的發(fā)展階段，宣傳范圍不能再局限于原有的空間，必須盡快拓寬，只有相關(guān)部門(mén)充分了解了現(xiàn)有的信息化進(jìn)程，歸檔工作的開(kāi)展才能有堅(jiān)定的信息后盾。因此必須在數(shù)字化管理方面投入更多的技術(shù)、資金，從而使數(shù)字化技術(shù)更好的完善。

2.3 提升相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)

檔案管理人員的綜合能力，是檔案數(shù)據(jù)化的直接影響因素，相關(guān)人員每天與檔案有密切接觸，所以，必須要提高其綜合素質(zhì)，高職院校的教育工作固然重要，但是因?yàn)楣芾砣藛T失職導(dǎo)致的相關(guān)資料檔案的丟失只會(huì)讓其信譽(yù)蒙受不必要的損失。同時(shí)，除了相關(guān)人員的自身素質(zhì)外，學(xué)校也要定期對(duì)員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，而且在進(jìn)行人員招聘時(shí)，要注重對(duì)所學(xué)專(zhuān)業(yè)的要求。此外，安全意識(shí)是專(zhuān)業(yè)能力的首位，一定要使員工引起充分的重視，并且制定相關(guān)的工作制度，以使其檔案得到妥善的保管。

在檔案管理人員的角度，其必須要有堅(jiān)定的集體主義精神，把集體的利益放在首位，順應(yīng)時(shí)代數(shù)據(jù)化的潮流，加強(qiáng)自身在檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能方面的學(xué)習(xí)，不斷積累檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮正確且積極的內(nèi)部效應(yīng)，提高高職院校的檔案管理水平，使檔案管理順利，運(yùn)轉(zhuǎn)高效。

2.4 定期革新和升級(jí)操作系統(tǒng)

在如今的大數(shù)據(jù)背景下，很多給管理系統(tǒng)的更新與優(yōu)化都離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的支撐，所以要想提升檔案管理的質(zhì)量和效率，高職院校必須定期對(duì)數(shù)字化的軟件進(jìn)行更新和優(yōu)化，這項(xiàng)工作并非短期內(nèi)能夠完成的，所以檔案的管理人員一定要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光。定期的革新和升級(jí)操作系統(tǒng)可以使整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行比較順暢，避免信息的不完全同步性外，還能有效保證其競(jìng)爭(zhēng)地位?，F(xiàn)在操作系統(tǒng)的定期革新和升級(jí)需要的是強(qiáng)化配套的軟硬件設(shè)備，即必須不斷地升級(jí)內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施，時(shí)刻保持擁有最新的操作系統(tǒng)。

2.5 制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)

在電子化時(shí)代，高職院校文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)分析工作已經(jīng)走向成熟，不過(guò)沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，其行政部門(mén)有必要通過(guò)自身檔案的特點(diǎn)，制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，使整個(gè)學(xué)校的運(yùn)行更有效率，最終形成自身特有的管理體系，這種系統(tǒng)既能夠提高檔案工作的效率，對(duì)其運(yùn)營(yíng)效率也有不可磨滅的作用。管理系統(tǒng)的統(tǒng)一使其固定成本變大，但是可變成本會(huì)越來(lái)越小，此時(shí)，會(huì)達(dá)到高效率的運(yùn)營(yíng)模式。通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)管理系統(tǒng)，能夠使學(xué)校運(yùn)營(yíng)一條不紊的進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的全新發(fā)展。此外，有效的管理系統(tǒng)能夠加快一個(gè)學(xué)校的信息運(yùn)營(yíng)速度，使得其在信息化的大背景下，不會(huì)因?yàn)樾畔⒁蛩囟數(shù)舾?jìng)爭(zhēng)。因此一定要注重建設(shè)統(tǒng)一的管理政策，才能使高職院校的文書(shū)歸檔正常運(yùn)行。

2.6 重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和使用

檔案的存儲(chǔ)說(shuō)白了就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理之后，加以分析，得出的結(jié)論以及其中所運(yùn)用到的數(shù)據(jù)即構(gòu)成了數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)并不是一次性的產(chǎn)物，而是隨著學(xué)校的發(fā)展日趨健全和完善的，最終形成一個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。但是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)離不開(kāi)相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展，在對(duì)信息的收集階段，要運(yùn)用到很多的處理和鑒別技術(shù)，而在整理階段，目錄等一系列的信息技術(shù)也派上了用場(chǎng)，最后的分析階段要用到很多大型的數(shù)據(jù)分析技術(shù)才能得出相關(guān)的一些結(jié)論。通過(guò)對(duì)一些實(shí)體技術(shù)的使用，紙質(zhì)版的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⒒臋n案，在完整性等方面有了保障，在后期的查閱和檢索中，技術(shù)仍是不可或缺的一環(huán)，所以，一定要重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

3 總結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化和電子化成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，從高職院校的角度來(lái)看，電子文書(shū)的使用逐漸廣泛起來(lái)，因此，研究電子化時(shí)代高職院校文書(shū)檔案的歸檔對(duì)策是十分重要的。