鄭 倩

（中鐵十八局集團(tuán)第四工程有限公司，天津 300350）

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使我國(guó)各個(gè)行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)出現(xiàn)了根本性變化，產(chǎn)生了新的生產(chǎn)力。推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠在很大程度上提升檔案管理的實(shí)際效率，并且能夠有效節(jié)省人力，保證檔案信息的完整性，提高檔案管理的便捷性。但是對(duì)于不少國(guó)企來(lái)說(shuō)，其檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀并不容樂(lè)觀，還存在各種各樣的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化管理的實(shí)際質(zhì)量和水平。因此，進(jìn)一步具有論如何做好國(guó)企檔案管理工作具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵

先進(jìn)的理論是指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)取得重大進(jìn)展的先導(dǎo)，深入了解檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵對(duì)于進(jìn)一步做好檔案數(shù)字化管理具有重大幫助：

1）檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建。檔案數(shù)字化管理的根基在于檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，具體來(lái)說(shuō)要投入一定的資金購(gòu)進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件設(shè)備，建立完善的國(guó)企局域網(wǎng)絡(luò)，然后在此基礎(chǔ)上通過(guò)框架結(jié)構(gòu)的科學(xué)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和資源的共享。

2）檔案數(shù)字化資源收集。完善的答案信息資源是檔案數(shù)字化管理的基本情況前提，國(guó)企加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理實(shí)際是要將相關(guān)的信息資源進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，同時(shí)做好檔案信息資源的收集和整理工作，為檔案的數(shù)字化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

2 國(guó)企檔案數(shù)字化管理存在的突出問(wèn)題

近年來(lái)，各國(guó)企在檔案數(shù)字化管理方面做出了積極嘗試和探索，但是從總體上來(lái)看依然存在不少問(wèn)題，具體如下：

1）檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄。雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的騰飛階段，但是依然有不少國(guó)企對(duì)這種歷史的必然發(fā)展趨勢(shì)無(wú)動(dòng)于衷，在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)方面比較滯后[2]。比如不少國(guó)企認(rèn)為花費(fèi)資金進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有必要，檔案管理由人工進(jìn)行操作即可，這種淡薄的意識(shí)在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化管理水平的提升，對(duì)于國(guó)企的長(zhǎng)久發(fā)展來(lái)說(shuō)是十分不利的。

2）檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施較差。當(dāng)前不少國(guó)企在檔案的數(shù)字化方面缺乏足夠的資金，導(dǎo)致檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施較差，難以滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。比如國(guó)企的檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)設(shè)置應(yīng)該具有防火墻，而且一般是獨(dú)立存在的，這樣諸如病毒和黑客等已不能對(duì)國(guó)企的檔案信息安全構(gòu)成威脅，但是不少國(guó)企并沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的防火墻，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)攻擊和威脅日益頻繁和多樣，使得檔案信息系統(tǒng)防不勝防，面臨著重大的安全威脅。

3）檔案數(shù)字化管理人才缺乏。檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)專業(yè)的檔案管理人才作為支撐，但是從目前的實(shí)際情況來(lái)看，部分國(guó)企的檔案管理工作并不是由專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才承擔(dān)的，而是由國(guó)企內(nèi)部的普通員工兼任。在這種情況下，國(guó)企檔案的數(shù)字化管理面臨著重大的障礙，無(wú)法取得重大進(jìn)展和突破。尤其是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的數(shù)字化管理所要求的技術(shù)含量越來(lái)越高，專業(yè)人才的缺乏將會(huì)對(duì)國(guó)企檔案數(shù)字化管理帶來(lái)更大的掣肘作用。

4）檔案數(shù)字化安全問(wèn)題凸顯?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，既給國(guó)企檔案管理的進(jìn)一步提升帶來(lái)了新的契機(jī)，又使得其檔案管理的安全性受到了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。從目前的實(shí)際情況來(lái)看，有不少國(guó)企的檔案管理員在日常的檔案維護(hù)和管理過(guò)程中不太注重安全防護(hù)，有時(shí)候會(huì)使用帶著病毒的U盤以及硬盤等去檔案系統(tǒng)中拷貝資料，這樣就會(huì)使計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入到國(guó)企的檔案管理系統(tǒng)中，既容易造成檔案信息丟失，又容易導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的崩潰。此外，還有部分國(guó)企所采用的檔案管理系統(tǒng)本身帶有巨大的安全漏洞，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境內(nèi)容易受到黑客攻擊，造成關(guān)鍵檔案信息和資料被盜取，這也應(yīng)該引起相關(guān)國(guó)企的特別重視和警惕。

3 國(guó)企檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑

通過(guò)上述分析可知，國(guó)企檔案數(shù)字化管理還面臨不少問(wèn)題，相關(guān)國(guó)企應(yīng)該從以下幾個(gè)方面采取措施促進(jìn)國(guó)企檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化與提升：

1）重視檔案數(shù)字化建設(shè)完善相關(guān)管理制度。在當(dāng)前的歷史時(shí)期，數(shù)字化和智能化是國(guó)企檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，因此作為國(guó)企來(lái)說(shuō)要從戰(zhàn)略高度重視檔案管理，并積極引入“互聯(lián)網(wǎng)+”，做好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，推動(dòng)國(guó)企的檔案管理買上新臺(tái)階。此外，根據(jù)檔案管理的新需求，引進(jìn)更高水平的檔案管理人才，充實(shí)目前的檔案管理隊(duì)伍，然后在此基礎(chǔ)上明確各自的職責(zé)，同時(shí)制定和完善檔案數(shù)字化管理制度，將國(guó)企的檔案數(shù)字化管理工作落到實(shí)處。

2）投入資金加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。充足的資金投入是加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的必要保障，作為國(guó)企來(lái)說(shuō)應(yīng)該樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略思維，不要為了眼前的“蠅頭小利”耽誤了國(guó)企的未來(lái)發(fā)展。本文建議相關(guān)國(guó)企在現(xiàn)有盈利水平的基礎(chǔ)上盡量投入足夠的資金為國(guó)企檔案數(shù)字化建設(shè)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和軟件設(shè)備，然后在此基礎(chǔ)上完善相關(guān)的配套措施，推動(dòng)檔案的數(shù)字化管理取得更大進(jìn)步。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來(lái)看，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必然會(huì)提升國(guó)企的生產(chǎn)力，使國(guó)企獲得更大的利潤(rùn)，實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

3）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才做好相關(guān)培訓(xùn)。通過(guò)上述分析可知，國(guó)企員工自身的素質(zhì)對(duì)于國(guó)企信息安全的影響是直接而重大的，然而部分員工對(duì)于數(shù)字化技術(shù)知之甚少，因此必須要努力加強(qiáng)國(guó)企員工的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握更多的數(shù)字化技術(shù)。首先，國(guó)企要為員工開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班和培訓(xùn)課程，同時(shí)通過(guò)輪班等方式使員工能夠有時(shí)間參加培訓(xùn)活動(dòng)。其次，切實(shí)做好考核與評(píng)比工作，通過(guò)考核與評(píng)比倒逼員工重視數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并將自己學(xué)到的知識(shí)和技術(shù)應(yīng)用到國(guó)企的檔案管理中去，這樣對(duì)于推動(dòng)國(guó)企檔案管理的數(shù)字化建設(shè)有極大的幫助。

4）應(yīng)用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)維護(hù)檔案安全。國(guó)企的檔案資料非常重要，必須維護(hù)其安全與穩(wěn)定，筆者建議國(guó)企從以下幾個(gè)方面做好檔案的安全管理和維護(hù)：第一，引進(jìn)和優(yōu)化“隔離卡”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的即時(shí)連接與隔斷，避免互聯(lián)網(wǎng)中的病毒傳播到國(guó)企的檔案管理系統(tǒng)中。第二，使用漏洞掃描技術(shù)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行“體檢”，一旦發(fā)現(xiàn)安全漏洞及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行修復(fù)，防止更大安全隱患的出現(xiàn)。第三，緊跟時(shí)代步伐，不斷了解最新的系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新和升級(jí)，確保檔案管理系統(tǒng)的高效安全運(yùn)轉(zhuǎn)，維護(hù)檔案安全。

4 結(jié)論

綜上所述，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠在很大程度上提升檔案管理的實(shí)際效率，并且能夠有效節(jié)省人力，保證檔案信息的完整性，提高檔案管理的便捷性。各國(guó)企在檔案數(shù)字化管理方面做出了積極嘗試和探索，但是從總體上來(lái)看依然存在不少問(wèn)題，如檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄、檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施較差、檔案數(shù)字化管理人才缺乏、檔案數(shù)字化安全問(wèn)題凸顯等。因此本文建議相關(guān)國(guó)企重視檔案數(shù)字化建設(shè)完善相關(guān)管理制度，投入資金加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，然后在此基礎(chǔ)上引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才做好相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)維護(hù)檔案安全，只有這樣才能夠真正做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)。