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        論如何做好國(guó)企檔案管理工作

        2021-04-14 20:04:31
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)設(shè)施管理系統(tǒng)檔案管理

        鄭 倩

        (中鐵十八局集團(tuán)第四工程有限公司,天津 300350)

        近年來(lái),互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使我國(guó)各個(gè)行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)出現(xiàn)了根本性變化,產(chǎn)生了新的生產(chǎn)力。推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè),能夠在很大程度上提升檔案管理的實(shí)際效率,并且能夠有效節(jié)省人力,保證檔案信息的完整性,提高檔案管理的便捷性。但是對(duì)于不少國(guó)企來(lái)說(shuō),其檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀并不容樂(lè)觀,還存在各種各樣的問(wèn)題,嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化管理的實(shí)際質(zhì)量和水平。因此,進(jìn)一步具有論如何做好國(guó)企檔案管理工作具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

        1 檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵

        先進(jìn)的理論是指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)取得重大進(jìn)展的先導(dǎo),深入了解檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵對(duì)于進(jìn)一步做好檔案數(shù)字化管理具有重大幫助:

        1)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建。檔案數(shù)字化管理的根基在于檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建,具體來(lái)說(shuō)要投入一定的資金購(gòu)進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件設(shè)備,建立完善的國(guó)企局域網(wǎng)絡(luò),然后在此基礎(chǔ)上通過(guò)框架結(jié)構(gòu)的科學(xué)設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)檔案信息和資源的共享。

        2)檔案數(shù)字化資源收集。完善的答案信息資源是檔案數(shù)字化管理的基本情況前提,國(guó)企加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理實(shí)際是要將相關(guān)的信息資源進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變,同時(shí)做好檔案信息資源的收集和整理工作,為檔案的數(shù)字化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

        2 國(guó)企檔案數(shù)字化管理存在的突出問(wèn)題

        近年來(lái),各國(guó)企在檔案數(shù)字化管理方面做出了積極嘗試和探索,但是從總體上來(lái)看依然存在不少問(wèn)題,具體如下:

        1)檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄。雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的騰飛階段,但是依然有不少國(guó)企對(duì)這種歷史的必然發(fā)展趨勢(shì)無(wú)動(dòng)于衷,在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)方面比較滯后[2]。比如不少國(guó)企認(rèn)為花費(fèi)資金進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有必要,檔案管理由人工進(jìn)行操作即可,這種淡薄的意識(shí)在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化管理水平的提升,對(duì)于國(guó)企的長(zhǎng)久發(fā)展來(lái)說(shuō)是十分不利的。

        2)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施較差。當(dāng)前不少國(guó)企在檔案的數(shù)字化方面缺乏足夠的資金,導(dǎo)致檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施較差,難以滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。比如國(guó)企的檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)設(shè)置應(yīng)該具有防火墻,而且一般是獨(dú)立存在的,這樣諸如病毒和黑客等已不能對(duì)國(guó)企的檔案信息安全構(gòu)成威脅,但是不少國(guó)企并沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的防火墻,導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)攻擊和威脅日益頻繁和多樣,使得檔案信息系統(tǒng)防不勝防,面臨著重大的安全威脅。

        3)檔案數(shù)字化管理人才缺乏。檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)專業(yè)的檔案管理人才作為支撐,但是從目前的實(shí)際情況來(lái)看,部分國(guó)企的檔案管理工作并不是由專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才承擔(dān)的,而是由國(guó)企內(nèi)部的普通員工兼任。在這種情況下,國(guó)企檔案的數(shù)字化管理面臨著重大的障礙,無(wú)法取得重大進(jìn)展和突破。尤其是隨著信息化時(shí)代的到來(lái),檔案的數(shù)字化管理所要求的技術(shù)含量越來(lái)越高,專業(yè)人才的缺乏將會(huì)對(duì)國(guó)企檔案數(shù)字化管理帶來(lái)更大的掣肘作用。

        4)檔案數(shù)字化安全問(wèn)題凸顯?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái),既給國(guó)企檔案管理的進(jìn)一步提升帶來(lái)了新的契機(jī),又使得其檔案管理的安全性受到了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。從目前的實(shí)際情況來(lái)看,有不少國(guó)企的檔案管理員在日常的檔案維護(hù)和管理過(guò)程中不太注重安全防護(hù),有時(shí)候會(huì)使用帶著病毒的U盤以及硬盤等去檔案系統(tǒng)中拷貝資料,這樣就會(huì)使計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入到國(guó)企的檔案管理系統(tǒng)中,既容易造成檔案信息丟失,又容易導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的崩潰。此外,還有部分國(guó)企所采用的檔案管理系統(tǒng)本身帶有巨大的安全漏洞,在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境內(nèi)容易受到黑客攻擊,造成關(guān)鍵檔案信息和資料被盜取,這也應(yīng)該引起相關(guān)國(guó)企的特別重視和警惕。

        3 國(guó)企檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑

        通過(guò)上述分析可知,國(guó)企檔案數(shù)字化管理還面臨不少問(wèn)題,相關(guān)國(guó)企應(yīng)該從以下幾個(gè)方面采取措施促進(jìn)國(guó)企檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化與提升:

        1)重視檔案數(shù)字化建設(shè)完善相關(guān)管理制度。在當(dāng)前的歷史時(shí)期,數(shù)字化和智能化是國(guó)企檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì),因此作為國(guó)企來(lái)說(shuō)要從戰(zhàn)略高度重視檔案管理,并積極引入“互聯(lián)網(wǎng)+”,做好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù),推動(dòng)國(guó)企的檔案管理買上新臺(tái)階。此外,根據(jù)檔案管理的新需求,引進(jìn)更高水平的檔案管理人才,充實(shí)目前的檔案管理隊(duì)伍,然后在此基礎(chǔ)上明確各自的職責(zé),同時(shí)制定和完善檔案數(shù)字化管理制度,將國(guó)企的檔案數(shù)字化管理工作落到實(shí)處。

        2)投入資金加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。充足的資金投入是加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的必要保障,作為國(guó)企來(lái)說(shuō)應(yīng)該樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略思維,不要為了眼前的“蠅頭小利”耽誤了國(guó)企的未來(lái)發(fā)展。本文建議相關(guān)國(guó)企在現(xiàn)有盈利水平的基礎(chǔ)上盡量投入足夠的資金為國(guó)企檔案數(shù)字化建設(shè)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和軟件設(shè)備,然后在此基礎(chǔ)上完善相關(guān)的配套措施,推動(dòng)檔案的數(shù)字化管理取得更大進(jìn)步。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來(lái)看,檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必然會(huì)提升國(guó)企的生產(chǎn)力,使國(guó)企獲得更大的利潤(rùn),實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

        3)引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才做好相關(guān)培訓(xùn)。通過(guò)上述分析可知,國(guó)企員工自身的素質(zhì)對(duì)于國(guó)企信息安全的影響是直接而重大的,然而部分員工對(duì)于數(shù)字化技術(shù)知之甚少,因此必須要努力加強(qiáng)國(guó)企員工的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn),使他們掌握更多的數(shù)字化技術(shù)。首先,國(guó)企要為員工開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班和培訓(xùn)課程,同時(shí)通過(guò)輪班等方式使員工能夠有時(shí)間參加培訓(xùn)活動(dòng)。其次,切實(shí)做好考核與評(píng)比工作,通過(guò)考核與評(píng)比倒逼員工重視數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),并將自己學(xué)到的知識(shí)和技術(shù)應(yīng)用到國(guó)企的檔案管理中去,這樣對(duì)于推動(dòng)國(guó)企檔案管理的數(shù)字化建設(shè)有極大的幫助。

        4)應(yīng)用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)維護(hù)檔案安全。國(guó)企的檔案資料非常重要,必須維護(hù)其安全與穩(wěn)定,筆者建議國(guó)企從以下幾個(gè)方面做好檔案的安全管理和維護(hù):第一,引進(jìn)和優(yōu)化“隔離卡”技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的即時(shí)連接與隔斷,避免互聯(lián)網(wǎng)中的病毒傳播到國(guó)企的檔案管理系統(tǒng)中。第二,使用漏洞掃描技術(shù)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行“體檢”,一旦發(fā)現(xiàn)安全漏洞及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行修復(fù),防止更大安全隱患的出現(xiàn)。第三,緊跟時(shí)代步伐,不斷了解最新的系統(tǒng)維護(hù)技術(shù),對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新和升級(jí),確保檔案管理系統(tǒng)的高效安全運(yùn)轉(zhuǎn),維護(hù)檔案安全。

        4 結(jié)論

        綜上所述,推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè),能夠在很大程度上提升檔案管理的實(shí)際效率,并且能夠有效節(jié)省人力,保證檔案信息的完整性,提高檔案管理的便捷性。各國(guó)企在檔案數(shù)字化管理方面做出了積極嘗試和探索,但是從總體上來(lái)看依然存在不少問(wèn)題,如檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄、檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施較差、檔案數(shù)字化管理人才缺乏、檔案數(shù)字化安全問(wèn)題凸顯等。因此本文建議相關(guān)國(guó)企重視檔案數(shù)字化建設(shè)完善相關(guān)管理制度,投入資金加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),然后在此基礎(chǔ)上引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才做好相關(guān)培訓(xùn),應(yīng)用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)維護(hù)檔案安全,只有這樣才能夠真正做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

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