楊麗莉

（上海金山新城自來水有限公司，上海 200540）

面對新的改革發(fā)展形勢，企業(yè)對檔案管理工作的要求進一步提高。要真正提升檔案管理的質(zhì)量水平，需要在實際工作中，轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作方式，從整體上提高管理創(chuàng)新的質(zhì)量水平。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的觀念比較陳舊，管理的方式也存在著不夠科學等問題。為能從整體上提高檔案管理的質(zhì)量，改變傳統(tǒng)的檔案管理作法，創(chuàng)新工作方式成為實現(xiàn)管理創(chuàng)新目標的重要舉措。

1 檔案管理的重要性

在信息化時代，進行檔案管理的主要目的是將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需的信息，并通過檔案獲取發(fā)展的經(jīng)驗。與此同時，在對檔案進行管理時，主要是利用計算機技術對檔案進行編撰、整理以及保護，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效地節(jié)省，而且實體檔案的生命也能得到有效地延長，從而提高檔案的安全性。檔案記錄了一個企業(yè)的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件可為企業(yè)進行決策、管理提供相關的依據(jù)。對檔案進行管理不僅符合社會發(fā)展的需要，而且企業(yè)以此為依據(jù)制定的改革策略可以減少“走彎路”的概率，從而節(jié)約企業(yè)的人力資源費用，減少企業(yè)財務不必要的支出，企業(yè)的資金使用率也將會得到提高。信息化時代，將現(xiàn)代技術運用于企業(yè)檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進行數(shù)字化管理，從而更加有效地對檔案進行管理且能夠有效地延長實體檔案的壽命，具有十分重大的現(xiàn)實意義和歷史意義[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理措施

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識

想要做好企業(yè)檔案管理的信息化建設，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，樹立檔案信息化的決心，從意識上認識到檔案信息化管理的重要性，逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。對于檔案管理的信息化要重點關注資源整合、資源共享意義和作用，制定整體解決方案，將檔案信息化作為公司管理水平推動管理水平升級的重要抓手。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認清檔案發(fā)展的大方向，加強工作責任感，樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領導與職工的共同努力，實現(xiàn)檔案信息化建設的進一步發(fā)展。

2.2 健全檔案管理相關制度

要想確保企業(yè)檔案管理工作的有效開展，就需要系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗。首先，檔案管理制度的內(nèi)容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發(fā)利用工作，制度種類可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，要總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗，要征求各相關單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會的大背景下，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發(fā)揮出來[2]。

2.3 充分運用現(xiàn)代化技術

檔案室中也包含著很多紙質(zhì)資料，因此檔案室需要切實做好“八防”工作。檔案管理人員需要對消防設備及檢測設備定期檢查，及時更換老舊設備及故障設施，從而將影響檔案安全的危險因素扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案會越來越多，為了優(yōu)化人力資源，方便利用者查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標簽系統(tǒng)，當利用者查閱檔案時，只需要打開電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置。此外，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及集消毒于一體的設備，從而使檔案室處于一個相對穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長紙質(zhì)檔案以及電子設備的壽命。檔案室還需配備攝像頭、傳感器等設備，檔案管理人員可以隨時通過監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時采取措施。最后，檔案室需要做好防盜工作?？梢岳帽O(jiān)控、門禁等設備做好相關工作，要對可以進入檔案室的人員給予相應的權限。還需做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄。

2.4 注重檔案管理人才建設

注重檔案管理創(chuàng)新人才的建設發(fā)展，保障人才戰(zhàn)略在實踐中有效發(fā)揮作用，才能為企業(yè)檔案管理目標實現(xiàn)打下堅實基礎。人才是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的動力，也是企業(yè)生存的關鍵力量。因此，在檔案管理創(chuàng)新工作的落實過程中，需要有相應的創(chuàng)新人才作為支撐，不僅要能對檔案管理工作有充分的認識了解，熟悉各種工作業(yè)務，還要有創(chuàng)新的觀念，對檔案管理工作的創(chuàng)新提供新的思路和方案檔案管理創(chuàng)新人才的建設要采用多樣化的途徑來實現(xiàn)，可通過企業(yè)培養(yǎng)以及招聘引進等方式，為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展儲備人才，從整體上提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量水平[3]。

2.5 改善檔案管理條件

企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實在思想上高度重視企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升企業(yè)檔案管理效能提供必要的技術支持。要根據(jù)企業(yè)檔案管理實際需要，嚴格按照企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設標準和要求，改善檔案管理環(huán)境，為企業(yè)檔案管理配置先進的管理設備和器材。提前做好企業(yè)數(shù)字化檔案館建設規(guī)劃、科學研究檔案館建筑結(jié)構和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴格按照“八防”的標準和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡云、辦公自動化App、檔案檢索網(wǎng)絡化、智能化等，切實改善企業(yè)檔案管理軟硬件條件。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展、信息技術的不斷完善、企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進一步探索企業(yè)檔案管理工作的開展方向和技術創(chuàng)新需要，強化檔案信息化管理，改善檔案管理條件，從而為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展奠定基礎。