杜慧琴

（靈丘縣勞動人事爭議仲裁院，山西 大同 034400）

1 前言

信息時代的到來，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了極大的便利條件。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了檔案信息的高效傳遞，在文件存儲和保存方面，解決了存儲空間和長久性的難點。但是由于事業(yè)單位的檔案管理仍處于初步階段，在檔案管理制度、專業(yè)性人才和檔案標(biāo)準(zhǔn)化軟硬件設(shè)施方面存在諸多不足，下面重點從以上幾點分析，為國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程出謀劃策。

2 事業(yè)單位檔案管理問題分析

2.1 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

越來越多的中高層管理者意識到事業(yè)單位的檔案管理工作的重要性，并將檔案管理的注意事項、操作章程等納入了事業(yè)單位的日常操作章程。但是在實際操作過程中，由于檔案管理并沒有對事業(yè)單位的發(fā)展、活動開展等產(chǎn)生直接的影響和約束，因此很多員工在日常操作中，忽視了檔案管理制度，并沒有依據(jù)規(guī)定進(jìn)行定期更新，導(dǎo)致一旦中高層管理者需要統(tǒng)計某些信息的時候，檔案管理庫內(nèi)的數(shù)據(jù)失去了時效性，并不能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息資源，檔案管理規(guī)范化建設(shè)的功效無從施展。

事業(yè)單位在制定檔案管理的相關(guān)制度，是需要結(jié)合實際工作情況，進(jìn)行不斷修訂和調(diào)整的，因此在前期，檔案管理制度并不完善，針對沒有按照規(guī)定管理檔案，檔案信息錄制失誤等問題，并沒有設(shè)定相應(yīng)的獎懲措施，很多檔案管理工作中的問題一旦被發(fā)展，責(zé)任推諉現(xiàn)象頻發(fā)。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作對于從業(yè)人員的信息處理能力、分析能力要求極高，目前事業(yè)單位內(nèi)很多檔案管理工作者并不是專業(yè)出身，沒有經(jīng)受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，很多工作都是依據(jù)經(jīng)驗判斷來展開的。事業(yè)單位的從業(yè)人員，無論是檔案管理的理念思路還是檔案管理的實質(zhì)性操作方面，都不足以滿足檔案管理信息系統(tǒng)所要求的高度。

事業(yè)單位的檔案管理人員任命和選拔，沒有專業(yè)的考評機(jī)制，人員流動大，發(fā)展前景不是十分明朗，存在臨時調(diào)動人員后，并沒有完成充分的交接工作，接任的人員的綜合素質(zhì)無法滿足檔案管理的工作強(qiáng)度和難度的需要。檔案管理工作的從業(yè)者對于視頻、圖片等的處理操作并沒有進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致很多重要的文件信息沒有被有效保存，在管理信息系統(tǒng)錄入階段，信息丟失現(xiàn)象較嚴(yán)重。

2.3 檔案管理硬件設(shè)施不足

很多事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施比較落戶，隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，檔案信息的數(shù)據(jù)量十分龐大，但是目前部門事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，采取紙質(zhì)版存儲和登記入庫的方式，在信息查詢和分析階段，失誤率較大，很多可公開的檔案信息無法實現(xiàn)資源共享，需要統(tǒng)計某些信息，還需要隨時進(jìn)行統(tǒng)計分析工作，極大地浪費人力資源、信息資源和時間成本。由于事業(yè)單位很少有足夠的空間進(jìn)行完整的檔案信息存儲，對于特殊材質(zhì)的檔案材料，難以提供科學(xué)專業(yè)的存儲環(huán)境，導(dǎo)致很多重要信息的丟失和浪費。

3 事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化策略提升

3.1 重視事業(yè)單位檔案管理人才梯隊建設(shè)工作

在高速發(fā)展的信息時代，各行各業(yè)的競爭就是人才的競爭，對于事業(yè)單位檔案管理工作而言同樣如此，傳統(tǒng)的檔案管理人員和管理模式已經(jīng)不能滿足新時代的要求，完善檔案管理人才梯度，為事業(yè)單位組建專業(yè)的檔案管理人才刻不容緩。要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，在檔案管理中加大對專業(yè)性人才的投入力度。一方面，針對已經(jīng)在職的事業(yè)單位的檔案管理人才，組織專業(yè)性檔案管理培訓(xùn)，規(guī)范各項檔案管理工作的操作章程，實現(xiàn)各個模塊的檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)一致，提高檔案信息的通用性。

事業(yè)單位的檔案科室人員聘用和選拔，需要制定嚴(yán)苛的面試選拔環(huán)節(jié)，針對學(xué)歷、工作經(jīng)驗、工作態(tài)度等指標(biāo)進(jìn)行綜合考量，提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，規(guī)避檔案管理操作失誤風(fēng)險，旨在為事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理提供人才保障。

3.2 建立事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制

重視事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)，明確規(guī)范的檔案管理機(jī)制對于事業(yè)單位的各項工作開展而言，起到不容忽視的作用，極大地提高了事業(yè)單位內(nèi)部門間工作的協(xié)調(diào)性。通過定期組織學(xué)習(xí)和會議的方式，形成事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人人參與的氛圍。成立專門的檔案管理科室，針對人員檔案、業(yè)務(wù)檔案、事業(yè)單位發(fā)展史等檔案信息進(jìn)行分類管理，并保障信息數(shù)據(jù)的實時更新，任命各部門派出一人組建檔案監(jiān)察小組，提高事業(yè)單位內(nèi)全員對于檔案信息規(guī)范化建設(shè)的參與感，同時，對各部門各模塊的檔案管理工作的管理職責(zé)和管理權(quán)限進(jìn)行細(xì)分，一旦出現(xiàn)問題，能夠做到責(zé)任到人，專人專責(zé)。

提高事業(yè)單位的檔案規(guī)范化建設(shè)程度，通過科學(xué)分工，保障各檔案管理模塊的信息錄入、統(tǒng)計和分析工作能夠分開進(jìn)行，且能夠合理的綜合分析，一方面為事業(yè)單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者決策提供精準(zhǔn)有效的數(shù)據(jù)信息；另一方面，一旦某一分支的檔案管理信息失誤等，不會對其余的檔案管理信息造成影響，最大限度的保障事業(yè)單位的檔案信息。

3.3 加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理信息建設(shè)工作

加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)的管理信息系統(tǒng)建設(shè)，對行業(yè)內(nèi)的管理信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)測評，對于信息傳遞高效性、存儲保障性、信息安全性等提出極高的要求，通過事業(yè)單位各部門同時應(yīng)用統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)，并對文件信息的存儲方式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，對文本的標(biāo)記顏色、符號等進(jìn)行規(guī)范，方便事業(yè)單位內(nèi)由于人員更替導(dǎo)致的檔案管理工作交接順利開展。

事業(yè)單位重視檔案管理操作，為檔案管理提供充足的硬件設(shè)施條件，設(shè)置專門的檔案管理室，針對特殊的文件材料進(jìn)行防潮、防蛀蟲和防水處理，針對電子文件進(jìn)行備份存儲，防止文件丟失。

4 結(jié)束語

如今，事業(yè)單位的中高層管理者越來越重視組織文化和工作氛圍的培養(yǎng)，認(rèn)為只有優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境，形成良好的組織文化，增加員工的工作參與感和熱情，進(jìn)而提高各部門的工作效率，實現(xiàn)事業(yè)單位的快節(jié)奏發(fā)展。而檔案管理作為事業(yè)單位科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵所在，為管理者的科學(xué)決策提供了關(guān)鍵精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息，通過加大對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)進(jìn)度的關(guān)注力度，引進(jìn)專門的管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享，實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作更加簡單易操作，更好地為社會服務(wù)。