李玉萍

（鄆城縣丁里長街道辦事處退役軍人服務站，山東 菏澤 274700）

事業(yè)單位作為一個服務單位，應當承擔更多的社會責任，因此保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分重要。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著其發(fā)展，因此事業(yè)單位必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到當前工作存在的問題和難點，并結(jié)合實際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員素質(zhì)不高。由于受到傳統(tǒng)思想以及客觀歷史因素的影響，當前事業(yè)單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理中的人員素質(zhì)普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導致當前檔案管理工作質(zhì)量得不到有效提升。事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在三個方面：第一，缺乏對檔案管理工作的重視。該項工作一般都是由年紀較大或者專業(yè)水平不高的人員擔任，不僅業(yè)務能力低下，學習能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓制度。關(guān)于檔案管理人員的專業(yè)培訓，大多是流于形式，培訓作用得不到有效發(fā)揮，人員素質(zhì)無法提升。第三，人才引進制度不夠完善，人才引進數(shù)量和質(zhì)量無法滿足檔案管理發(fā)展的需求。

2）人事檔案管理信息化建設嚴重滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化時代對人事檔案的管理工作產(chǎn)生了重要影響，傳統(tǒng)的人事檔案監(jiān)管設備已很難符合社會的要求，限制了人事檔案監(jiān)管工作的推進。部分事業(yè)單位沒有落實檔案管理工作的信息化建設，依然采用傳統(tǒng)的手工操作，阻礙了檔案管理工作的開展。大部分管理人員在工作中依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗進行，缺乏技術(shù)性和科學性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質(zhì)量。

3）缺乏現(xiàn)代化檔案管理方法。在信息化檔案管理的實踐過程中，不僅需要有相關(guān)的信息設備作為基礎，還需要有先進的現(xiàn)代化檔案管理方法。信息化建設雖然能夠簡化檔案管理流程，但不少事業(yè)單位依舊會采用傳統(tǒng)的檔案管理方法展開對事業(yè)單位內(nèi)部檔案的管理，實際效率不言而喻。之所以會出現(xiàn)這一狀況，主要原因在于許多事業(yè)單位并沒有現(xiàn)代化檔案管理方法，缺乏對檔案管理的準確認識。一些單位雖然配套了現(xiàn)代化管理方式，但信息化建設的進度較為緩慢，實際的檔案管理效率并不是很高。如果事業(yè)單位能夠在提高檔案管理信息化程度的基礎上，逐步優(yōu)化檔案管理工作方法，不僅能夠提高檔案管理質(zhì)量，還能夠綜合挖掘檔案信息中的潛在價值，從而加強對各類檔案信息的合理應用，進而推動事業(yè)單位的科學發(fā)展。

2 加強事業(yè)單位檔案管理的對策

1）加強電子檔案的建設。要提高檔案管理的工作質(zhì)量，促進其規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位要重視實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，加強電子檔案的建設。只有實現(xiàn)了電子化檔案，才能對檔案信息進行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業(yè)單位要重視檔案管理的電子化管理，結(jié)合當前信息技術(shù)的應用水平制定新的管理目標，重新構(gòu)建內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，從而更好地提高檔案的標準化和信息化水平。在進行電子檔案管理過程中，事業(yè)單位要重視對管理方法和理念的引入，加強對專業(yè)軟件的應用，完善內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的共享效果。此外，事業(yè)單位要重視辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建，結(jié)合當前檔案管理工作的需求，加強對辦公軟件的調(diào)整，加強對系統(tǒng)功能的拓展，進而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅實的信息基礎。

2）提高檔案管理人員的素質(zhì)。由于檔案管理人員的素質(zhì)會對檔案管理產(chǎn)生直接影響，因而提高檔案管理人員素質(zhì)便顯得尤為重要。事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作中，應當主動加強對檔案管理人員的綜合培訓，邀請專家開辦檔案管理講座，為檔案管理人員提供先進的管理理念和方法，促進其不斷提高檔案管理能力。同時，還應積極引進高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是信息技術(shù)實踐能力較強的復合型人才。通過對這些管理人才的合理引進，能夠迅速彌補檔案管理的不足之處，持續(xù)提高檔案管理水平。此外，事業(yè)單位還應當建立檔案管理責任制，確保所有的工作流程都有對應的人負責，不會出現(xiàn)檔案資源丟失或者損壞的狀況。

3）將信息化建設應用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應引進信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對檔案的調(diào)取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應用為人事檔案的儲存節(jié)省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率。

4）與各個部門做好協(xié)調(diào)工作，共同推進檔案管理現(xiàn)代化建設。在推進檔案管理現(xiàn)代化的具體措施中，有兩個方案可以參考：首先，公布檔案信息管理現(xiàn)代化建設相關(guān)方案，將各個部門都納入其中，這樣讓檔案信息管理現(xiàn)代化建設變成每個部門必須完成的工程，從而有效提升檔案信息管理現(xiàn)代化建設的速度和質(zhì)量，這是非常重要的。其次，面對檔案管理工作中的實際困難，對各個部門的人員進行檔案信息管理現(xiàn)代化建設相關(guān)思想教育，讓這些人從根本上支持檔案信息管理現(xiàn)代化建設，這樣才能保證這項工作是每個部門人員都發(fā)自內(nèi)心完成的，檔案信息管理現(xiàn)代化建設能夠起到最大的效果，保障企業(yè)的發(fā)展。

5）優(yōu)化檔案管理基礎設施。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量之所以不高，主要是因為長期以來都是采用使用人工方式進行紙質(zhì)檔案的收集和整理，這樣不僅不能提升工作效率，也無法保證管理質(zhì)量。而實現(xiàn)檔案的信息化管理可以大大提升工作效率，所以事業(yè)單位要加強對信息化管理的設備投入、資金投入，保證檔案管理工作設備的齊全性，輔助檔案管理人員更好地建立電子檔案。此外，事業(yè)單位也要加強對檔案管理網(wǎng)絡平臺的建設，以便于檔案管理人員在平臺上進行檔案信息的查找、修改、更新等操作，保證檔案管理工作的高效開展，也有利于提高對檔案信息的利用效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟與信息技術(shù)的提升與進步，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，也是未來的主要發(fā)展趨勢，在當今信息化時代，若想全面提升基層事業(yè)單位的檔案管理工作，務必需要加強檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培訓，以及他們對現(xiàn)代化檔案管理的認知與了解，管理層需要高度重視現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性以及在單位發(fā)展進程中的重要意義，檔案管理現(xiàn)代化是當前事業(yè)單位發(fā)展的一項重要任務，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展應該放在首位，不但可以推進事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展，還可以在很大程度上促進社會穩(wěn)定發(fā)展進程。