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        試論技師學(xué)院檔案管理模式服務(wù)的知識(shí)理念

        2021-04-14 20:04:31陳偉霞
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:技師檔案資料學(xué)院

        陳偉霞

        (魯南技師學(xué)院,山東 臨沂 276000)

        在知識(shí)產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展的同時(shí),與之相匹配的知識(shí)服務(wù)也逐步健全。當(dāng)前階段,檔案管理工作模式可以完成檔案資料的基本存儲(chǔ),然而卻未實(shí)現(xiàn)對檔案資料的最大化利用,因此檔案資料的隱性價(jià)值難以得到發(fā)揮。基于此,檔案管理工作應(yīng)在時(shí)代發(fā)展變化的同時(shí)進(jìn)行工作模式的創(chuàng)新,這就需要了解知識(shí)服務(wù)下的檔案管理新模式,并探尋基于知識(shí)服務(wù)構(gòu)建檔案管理新模式的有益路徑。

        1 當(dāng)前技師學(xué)院的檔案管理建設(shè)狀況及優(yōu)化思路分析

        通過分析技師學(xué)院檔案管理人員的績效考核評價(jià)狀況分析,其檔案管理人才的素質(zhì)還需進(jìn)一步提升,應(yīng)加強(qiáng)檔案管理建設(shè)本質(zhì)的教育與強(qiáng)化,并對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)進(jìn)行提升。應(yīng)針對技師學(xué)院檔案管理的客服人員展開系統(tǒng)性培訓(xùn),更新其管理服務(wù)理念,強(qiáng)化其科學(xué)管理技術(shù),并以理念及技術(shù)的掌握情況進(jìn)行客服人員素質(zhì)的評價(jià)?;谥R(shí)服務(wù)的檔案管理模式,推進(jìn)檔案管理建設(shè)工作的創(chuàng)新性發(fā)展。然而這屬于系統(tǒng)性較強(qiáng)且相對科學(xué)的管理模式,其所提出的管理要求更高,且管理難度更大,因而技師學(xué)院應(yīng)對當(dāng)前的檔案管理機(jī)制進(jìn)行進(jìn)一步的完善與優(yōu)化,并提高檔案管理的系統(tǒng)性,從而實(shí)現(xiàn)更加全面化與規(guī)范化的檔案管理。

        2 知識(shí)服務(wù)下檔案管理模式分析

        1)以知識(shí)的編碼為基礎(chǔ)?;谥R(shí)服務(wù)的檔案管理模式是通過更為精準(zhǔn)的形式進(jìn)行知識(shí)的展現(xiàn)與共享,可使知識(shí)提供者與需求者進(jìn)行深度交流與互動(dòng),從而使雙方都獲得益處。這是以知識(shí)的創(chuàng)新與改進(jìn)為基礎(chǔ)的知識(shí)理念,可使知識(shí)向顯性化的方向發(fā)展,可對知識(shí)結(jié)構(gòu)的發(fā)展更加規(guī)范化與有序化。換言之,可通過知識(shí)編碼的實(shí)現(xiàn)搭建一個(gè)利于檔案管理工作開展的良性平臺(tái),在此基礎(chǔ)上全面化與精準(zhǔn)化進(jìn)行客戶檔案信息的收集與匯總,可使檔案管理工作更為便利,通過檔案規(guī)律的總結(jié)與價(jià)值的發(fā)掘而為決策的制定提供依據(jù)。因此,知識(shí)編碼可為知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式創(chuàng)新奠定基礎(chǔ),可使這一模式更加契合社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。

        2)提供更為人性化的服務(wù)。檔案管理中融入知識(shí)理念,除了可依據(jù)行為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、整理與利用之外,還需結(jié)合客戶需求而為之提供更為人性化的服務(wù)。應(yīng)在檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程中,加快用戶服務(wù)反饋機(jī)制的建立與完善,回訪所有接受檔案服務(wù)的用戶,對檔案管理工作的缺陷問題進(jìn)行了解與改進(jìn),同時(shí)也可使用戶獲得更好的服務(wù)體驗(yàn),提升用戶滿意度,從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的良性發(fā)展,使知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式更加完善。在市場競爭越來越激烈的大環(huán)境下,實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的人性化發(fā)展可使之競爭優(yōu)勢進(jìn)一步提升,同時(shí)也可為檔案管理機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展提供有力驅(qū)動(dòng)。

        3)可實(shí)現(xiàn)資源共享。面對體量日趨龐大、內(nèi)容日益復(fù)雜的檔案資料,單獨(dú)依靠一個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面化開展,因此,需要以科學(xué)發(fā)展的眼光,強(qiáng)化行業(yè)內(nèi)聯(lián)合,通過檔案資源的共享而使之利用價(jià)值得到更好地展現(xiàn),也可通過資源互換而減少檔案管理的費(fèi)用,這可為檔案管理機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)型與發(fā)展產(chǎn)生有益的促進(jìn)。因此,在檔案管理中融入知識(shí)服務(wù)理念勢在必行。但這并不是鼓勵(lì)檔案管理機(jī)構(gòu)分享用戶的檔案資料,而是指在統(tǒng)一化的平臺(tái)之上,對部分非隱私信息進(jìn)行公開,通過信息資源或知識(shí)技術(shù)的共享利用,從而使檔案管理工作的效率可得到進(jìn)一步的提升。

        3 以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)構(gòu)建技師學(xué)院檔案管理模式的可行性路徑分析

        1)加大知識(shí)服務(wù)研究力度。知識(shí)服務(wù)理念的融入,可對技師學(xué)院教學(xué)與科研工作的開展提供充足的知識(shí)服務(wù),可滿足其圖書借閱等所有需求,可最大化展現(xiàn)檔案管理的功能價(jià)值,可使知識(shí)服務(wù)理念的應(yīng)用意義得到展現(xiàn)。通過知識(shí)服務(wù)研究力度的提升,利用知識(shí)對社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn),也可對其可持續(xù)發(fā)展領(lǐng)域的先進(jìn)性進(jìn)行提升,通過對未開發(fā)資源的有效利用而強(qiáng)化知識(shí)保護(hù)成果,開辟有利于技師學(xué)院教育改革的新模式,優(yōu)化其辦學(xué)條件,推進(jìn)其辦公管理,并為教學(xué)及科研工作的開展提供更具價(jià)值的發(fā)展導(dǎo)向。

        2)實(shí)現(xiàn)與技師院校檔案管理工作模式的有效融合。技師院校檔案管理工作應(yīng)將知識(shí)理念融入其中,并實(shí)現(xiàn)與信息綜合管理的有效結(jié)合,通過文化模式的構(gòu)建為檔案管理的集中化與分布式發(fā)展提供保障。知識(shí)管理的發(fā)展成效可作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的衡量標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)其也是知識(shí)管理階段所誕生的創(chuàng)新性產(chǎn)物之一,通過實(shí)踐中知識(shí)理論的有效運(yùn)用,實(shí)現(xiàn)全面化的知識(shí)創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變,為檔案管理提供知識(shí)服務(wù),可以促進(jìn)信息管理創(chuàng)新成效。對于技師院校而言,完善化的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建與檔案管理模式安全性的提升將是其主要發(fā)展方向。

        3)深入了解內(nèi)涵,推進(jìn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式建設(shè)。在以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式之下,檔案收集管理模式得以創(chuàng)新,并且有利于技師學(xué)院新型檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。在檔案管理工作開展中,可以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托,優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入、分類、匯總、整理各個(gè)環(huán)節(jié),也可對檔案資料檢索與查詢所需應(yīng)用的技術(shù)手段進(jìn)行提升??砷_發(fā)與技師學(xué)院相契合的一體化的檔案管理軟件,且可規(guī)范專業(yè)檔案數(shù)據(jù),提升檔案管理工作的完善性。同時(shí),技師學(xué)院可基于知識(shí)服務(wù)而進(jìn)一步強(qiáng)化電子數(shù)據(jù)的安全保密系統(tǒng),構(gòu)建集顯性與隱性兩類知識(shí)內(nèi)容保護(hù)的安全管理模式。同時(shí),應(yīng)引入檔案管理集成管理軟件,并在其基礎(chǔ)上對知識(shí)服務(wù)檔案管理的功能進(jìn)行進(jìn)一步拓展,且應(yīng)對檔案管理集成軟件功能進(jìn)一步完善,從而使技師學(xué)院的檔案管理工作逐步向知識(shí)信息數(shù)據(jù)庫管理模式轉(zhuǎn)變。

        4)對檔案管理知識(shí)服務(wù)模式加以完善。檔案管理屬于系統(tǒng)性強(qiáng)且具有組織性的管理模式,可利用分類管理法進(jìn)行檔案資料的分類挑選,可對文件傳遞進(jìn)行優(yōu)化、規(guī)劃性進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的收集與匯總并嚴(yán)格把控資格證書評估過程,可使技師學(xué)院的檔案管理分類體系進(jìn)一步完善,構(gòu)建更新穎的檔案知識(shí)服務(wù)形式,也可促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)評估方式的進(jìn)一步優(yōu)化。面對規(guī)模化數(shù)據(jù)信息,可運(yùn)用多元化的方式、不同的載體類型實(shí)現(xiàn)信息的安全保存,可在以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式下促進(jìn)知識(shí)與技能的提升,從而強(qiáng)化服務(wù)品質(zhì)。可基于技師學(xué)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)通過檔案管理系統(tǒng)集成化分析數(shù)據(jù)信息,為檔案管理決策中安全、應(yīng)用以及存儲(chǔ)等多種因素的綜合考量與正確應(yīng)用提供保障。

        4 結(jié)語

        市場經(jīng)濟(jì)背景下,技師學(xué)院的檔案管理已是其發(fā)展中的重要部分,在知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)上促使檔案管理模式呈現(xiàn)出日益科學(xué)與完善的發(fā)展趨勢,是技師學(xué)院檔案管理的必然。技師學(xué)院應(yīng)于檔案管理的同時(shí)持續(xù)性進(jìn)行工作問題的分析與匯總,從而推進(jìn)檔案管理集成軟件的人性化發(fā)展。還應(yīng)對檔案管理模式的內(nèi)涵予以深入的分析與掌握,在知識(shí)理論基礎(chǔ)上開展實(shí)效性與科學(xué)性管理操作,為知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式的構(gòu)建奠定基礎(chǔ),進(jìn)而促進(jìn)其在技師學(xué)院檔案管理中服務(wù)價(jià)值的完全彰顯。

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