王 蘇

（中國(guó)冶金地質(zhì)總局山東局，山東 濟(jì)南 250102）

無(wú)論是在國(guó)家機(jī)構(gòu)還是企業(yè)中，人力資源工作中的人事檔案管理都是至關(guān)重要的。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，存在諸多不足，如何解決這些不足，值得思考。時(shí)代在發(fā)展進(jìn)步，在人才管理方面，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類和管理，不斷提高管理的效率和水平。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理為人才資源管理和利用提供重要依據(jù)。當(dāng)前，人才競(jìng)爭(zhēng)在現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)首要位置。人事檔案是相關(guān)部門在進(jìn)行人員選用、聘用、獎(jiǎng)懲、管理培訓(xùn)等系列工作中逐漸形成的，它記錄個(gè)人的思想道德品質(zhì)、政治覺悟、社會(huì)實(shí)踐能力、業(yè)務(wù)水平、職稱評(píng)價(jià)、養(yǎng)老保險(xiǎn)管理、出國(guó)、家庭成員、社會(huì)關(guān)系和身體狀況等，它能為相關(guān)單位提供一個(gè)人系統(tǒng)全面的信息，有利于用人單位作為參考，從中發(fā)現(xiàn)和研究人才的個(gè)性特點(diǎn)和發(fā)展?jié)摿?，有利于用人單位挖掘人才、培養(yǎng)人才和使用人才[1]。

2 人事檔案管理制度與模式存在的問(wèn)題

首先，過(guò)于注重隱秘性。在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理工作往往有極強(qiáng)的保密性，檔案的調(diào)動(dòng)必須得到多層審批，而事實(shí)上，在政審中查閱人事檔案除了要關(guān)注保密性問(wèn)題外，應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要對(duì)其進(jìn)行合理調(diào)用，以免浪費(fèi)檔案資源。而且，由于傳統(tǒng)模式中的檔案管理隱秘性太高，導(dǎo)致管理過(guò)程中的監(jiān)督管理不到位，很可能埋下工作人員徇私枉法的隱患。毫無(wú)疑問(wèn)，適度的隱秘性可以對(duì)員工信息起到保護(hù)作用，但過(guò)度，則可能帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。

其次，人事檔案管理人員專業(yè)能力有限。隨著人事檔案管理工作不斷專業(yè)化，許多先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)備引入工作環(huán)節(jié)，如果員工的專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)該項(xiàng)工作的重視不足，就可能導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量長(zhǎng)期得不到提升，進(jìn)而給單位成經(jīng)濟(jì)利益上的損失。

再次，封閉式管理限制人才流動(dòng)。由于人事檔案牽涉員工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封閉性，這就導(dǎo)致該項(xiàng)工作脫離整個(gè)單位的整體運(yùn)營(yíng)。加上行政力量對(duì)檔案管理的干涉，封閉式也可能造成“隨意性”的后果，部分領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)閭€(gè)人喜好的原因，憑借主觀情緒在員工檔案上動(dòng)手腳，這種現(xiàn)象也和人事檔案的封閉化管理脫不了干系。缺少對(duì)于管理工作的重視，目前很多企業(yè)的人事檔案管理部門都沒有認(rèn)識(shí)到合理保存檔案的重要性，工作人員沒有樹立正確的管理意識(shí)，所以會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、虛假，甚至是丟失檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致人員的流動(dòng)出現(xiàn)問(wèn)題，不利于管理工作的開展。

3 新時(shí)代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢(shì)

第一、實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)。人事檔案的電子化存儲(chǔ)方式相對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式不易受到外界自然的干擾，并且也不容易受到損壞，例如紙質(zhì)檔案可能會(huì)受到氣溫空氣濕度以及自然災(zāi)害的影響，簡(jiǎn)短使用壽命或者出現(xiàn)損毀的狀態(tài)，但是人事檔案電子化存儲(chǔ)方式不盡。保存時(shí)間長(zhǎng)，而且可以進(jìn)行拷貝，在不同的環(huán)境下都能夠進(jìn)行備份，存儲(chǔ)的質(zhì)量更高。在查找上也更加方便，能夠讓工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單地復(fù)制粘貼或者修改，由此可見電子化存儲(chǔ)在未來(lái)的工作中實(shí)用性更強(qiáng)也是一種趨勢(shì)所在[1]。

第二、實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。人事檔案實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化是時(shí)代所趨。為了能夠讓人事檔案管理你得到電子信息技術(shù)的輔助，實(shí)現(xiàn)有效地對(duì)相應(yīng)的文書進(jìn)行處理和協(xié)調(diào)，也將二者有效地聯(lián)系在一起，還需要每天做好歸檔工作，做好信息的錄入工作，讓電子檔案變得更加完善和完整，在檢索時(shí)能夠更有保障。作為檔案的基礎(chǔ)，工作人員必須要真實(shí)的、全面的、連續(xù)的進(jìn)行信息的錄入，通過(guò)自動(dòng)化的方式準(zhǔn)確地反映出工作實(shí)際。在使用的過(guò)程中能夠精準(zhǔn)的快速的找到所用信息。

第三、在檔案管理方面，可以嘗試實(shí)行“人檔分離”。當(dāng)個(gè)人因各種原因產(chǎn)生工作上的變動(dòng)，原單位會(huì)保留檔案幾年，不移交給新單位。新單位會(huì)重新建立一份人事檔案，也就是說(shuō)，檔案會(huì)因工作等變動(dòng)重新開始積累。對(duì)社會(huì)福利、保險(xiǎn)等情況所需的數(shù)據(jù)和材料，可集中管理，記錄社會(huì)保障號(hào)，信用報(bào)告等，是能否享受足額社會(huì)福利的重要依據(jù)。同時(shí)，人事檔案可對(duì)本人開放。

4 人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新措施

4.1 采用創(chuàng)新式管理理念和方法

在人事檔案管理過(guò)程中，不只是要保證檔案的安全性、保密性，更要注意對(duì)檔案進(jìn)行有效利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值[2]。針對(duì)人們對(duì)人事檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，相關(guān)管理人員要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行必要的宣傳，使得該項(xiàng)工作得到單位管理人事工作的領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在新的時(shí)代背景下，用人單位更要明確人才流動(dòng)的社會(huì)化趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到人才流動(dòng)不應(yīng)因?yàn)槿耸聶n案管理變成一種限制性因素，相反，必要的流通能夠增進(jìn)人才的互相溝通交流，這對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，也是一種吸納人才的途徑，通過(guò)這樣的創(chuàng)新式的人事檔案管理理念及方法，能夠帶領(lǐng)人力資源管理工作走向新的發(fā)展方向。

4.2 明確人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

隨著人事改革的不斷深入，特別是為了適應(yīng)人事制度改革和政府職能轉(zhuǎn)變，各級(jí)政府和組織部門成立的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)，也將流動(dòng)人才的檔案委托或授權(quán)給他們來(lái)管理。無(wú)論人事檔案的管理權(quán)如何轉(zhuǎn)變，人事檔案管理始終具有公共服務(wù)性質(zhì)，屬公益類工作，政府應(yīng)維持其日常管理費(fèi)用。

4.3 綜合運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理

如今正處在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足目前管理工作的需求，所以必須要將現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合。紙質(zhì)檔案不容易保存，紙張的顏色、規(guī)格等都容易導(dǎo)致資料的混亂，而且紙質(zhì)檔案能夠隨意更換涂改，會(huì)影響到記載信息的真實(shí)性和客觀性；而電子版的檔案在修改時(shí)會(huì)有后臺(tái)的記錄，而且要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的身份驗(yàn)證才能進(jìn)入修改程序，這樣就很好地保證了記載信息的真實(shí)性[2]。另外，電子檔案的保存不受環(huán)境的影響，可以長(zhǎng)久保存；也不會(huì)占用空間和太多的人力，必要時(shí)更方便調(diào)取使用，能夠極大地提高管理的工作效率，推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是有效溝通人才和各項(xiàng)組織機(jī)構(gòu)的平臺(tái)，在提升人才就業(yè)率的基礎(chǔ)上，不斷提高企業(yè)或國(guó)家機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)力，但我國(guó)人事檔案管理制度和模式也存在不完善和落后的情況。相關(guān)工作人員需要明確新時(shí)代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)把握當(dāng)前人事檔案管理制度中的問(wèn)題，采用創(chuàng)新式管理理念和方法，構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)人事檔案管理工作平臺(tái)。