劉莉莉

（天津市救災(zāi)物資儲備站，天津 300000）

1 檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度尚不完善。由于有些企業(yè)不夠重視檔案管理工作，缺少專業(yè)的檔案管理人員，致使企業(yè)并未建立起一個相對完善的檔案管理制度，對于相關(guān)工作的開展沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，雖然相關(guān)的檔案法規(guī)已經(jīng)出臺，但這些企業(yè)并沒有認(rèn)真的落實。長期下來，檔案管理制度一直得不到有效的完善，致使檔案管理工作效率低質(zhì)量差。

2）檔案管理人員專業(yè)能力弱。在我國，企業(yè)的檔案管理工作起步較晚，最開始的絕大部分檔案管理人員也并非專業(yè)出身，沒有接受過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，很多都是從其他崗位借調(diào)過來的，沒有進行過相關(guān)的崗前培訓(xùn)，所以對檔案管理工作缺少清楚地認(rèn)識。隨著信息化時代的到來，如果仍然沿用以往的工作方式，不知變通，將無法適應(yīng)時代發(fā)展。與此同時，由于有些企業(yè)對于檔案管理工作不夠重視，在人力物力財力方面都未能給予足夠的支持，檔案管理人員大多都是兼職，所以無法全身心地投入到檔案管理工作中，這樣不僅檔案管理人員的專業(yè)能力無法得到有效地提升，而且檔案管理質(zhì)量和效率也會受到影響。

3）檔案管理信息化程度不足。檔案管理工作主要是對繁復(fù)的信息等進行歸類匯總，之后對其進行存檔管理，也許這些檔案會擱置很長時間，但需要時要能夠快速地找到所需的檔案信息。然而隨著時間和數(shù)量的不斷累積，將會形成海量的數(shù)據(jù)，如果不能得到妥善地處理，工作效率會極低。隨著計算機的廣泛應(yīng)用，使得工作效率得到了極大地提升，尤其是近幾年來大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，可以利用云計算實現(xiàn)信息化檔案管理，這樣不僅能夠提供工作效率，而且還能有效地避免出錯，因此，檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)計算機相關(guān)知識，熟練使用檔案管理系統(tǒng)。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

1）創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案管理制度。當(dāng)前，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況制定檔案管理制度，在遵循相關(guān)法規(guī)的基礎(chǔ)上，充分考慮檔案工作的特點，進一步強化檔案資源體系、安全體系以及服務(wù)體系等方面的制度創(chuàng)建，并對檔案管理各個環(huán)節(jié)予以明確的規(guī)定，如歸檔、分類及整理等相關(guān)要求和細則，應(yīng)以公文形式分發(fā)到各部門。與此同時，管理制度在內(nèi)容上應(yīng)以檔案和管理人員為主，制定相應(yīng)的管理制度。例如規(guī)范檔案管理各環(huán)節(jié)的操作流程，縮短立卷歸檔時間，以條形碼代替檔案編號等措施。明確劃分各崗位具體職責(zé)，將責(zé)任落實到位，構(gòu)建一個良好的檔案管理環(huán)境。企業(yè)的管理人員組建檔案領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，以檔案部門和專職的檔案工作人員組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各級職責(zé)，進一步加強對檔案工作的管理力度和服務(wù)水平，確保檔案部門能夠更好地發(fā)揮其保管利用和監(jiān)督指導(dǎo)的雙重職能。另外，將檔案管理工作的質(zhì)量的檢查納入管理責(zé)任制當(dāng)中，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度辦事。

2）強化檔案管理數(shù)字化運行模式。這里所說的數(shù)字化模式，就是指檔案資源的數(shù)字化和信息化，當(dāng)有人想要查閱所需檔案時，只要輸入關(guān)鍵詞就能進行檔案查詢。這種數(shù)字化管理模式可以讓檔案管理人員更加快速便捷地對企業(yè)檔案進行管理。例如企業(yè)檔案管理人員在創(chuàng)建數(shù)字檔案館時，要先考察整個企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)平臺，挑選出適合創(chuàng)建數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。之后，企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)的信息人員和檔案管理人員將企業(yè)原有的檔案信息錄入到數(shù)字檔案館當(dāng)中，這樣能夠讓企業(yè)的檔案管理效率得到整體的提升。與此同時，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)定期查看數(shù)字檔案館的運行狀況，這樣一旦發(fā)現(xiàn)其存在問題，就能夠及時地進行解決，避免造成不必要的損失。企業(yè)通過采用信息化的檔案管理模式，能夠在管理質(zhì)量和效率上得到有效地提升，并以用戶需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

隨著時代的發(fā)展進步，檔案管理也要做到與時俱進，尤其是在人工智能方面，應(yīng)充分借助信息化技術(shù)，對檔案存儲載體進行不斷創(chuàng)新，從而使檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化。一方面，采用掃描錄入、相機翻拍等方式，將那些珍貴的紙質(zhì)檔案資源進行妥善地處理，從而使原有的檔案資源可以被更好的存儲和保護起來。另一方面，根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度和規(guī)范性文件，對電子文件的形成、辦理以及收集等工作進行規(guī)范，從而使電子文件不論是前端控制還是全程管理都能夠得到有效地保障。而作為企業(yè)的檔案管理者必須要具有創(chuàng)新意識，緊跟時代發(fā)展趨勢，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等媒介和技術(shù)對檔案存儲載體進行創(chuàng)新升級。

而就檔案使用者而言，通過搜索相關(guān)的關(guān)鍵詞就能夠獲取所需信息的數(shù)據(jù)處理功能極為的重要。這就需要在創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)平臺的時候，進一步加強檔案數(shù)據(jù)編碼的研究開發(fā)力度，使其更加的全面化。另外，對于維護檔案數(shù)據(jù)的工作人員來說，應(yīng)加強防火墻技術(shù)、數(shù)字證書及簽名等安全防護技術(shù)的使用，有效提升其安全性。

3）加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度。首先，注重素質(zhì)培養(yǎng)，培養(yǎng)檔案管理人員具有盡職盡責(zé)、廉潔奉公等良好的品質(zhì)，切實提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而營造良好的工作氛圍；其次，培養(yǎng)專業(yè)技能，檔案管理人員必須要熟練地運用企業(yè)運營系統(tǒng)，確保收集的資料更加的全面，在進行分類時能夠清晰明確；此外，對創(chuàng)新能力進行培養(yǎng)，隨著時代的發(fā)展進步，檔案管理人員必須要具備創(chuàng)新思維和能力才能適應(yīng)檔案管理工作的實際發(fā)展需求，尤其是在引進信息化管理系統(tǒng)之后，更加需要他們具備較強的適應(yīng)力和創(chuàng)新能力，與此同時，還應(yīng)對檔案管理人員的實操能力進行定期的培訓(xùn)，強化專業(yè)技能，盡最大可能避免出錯；最后，培養(yǎng)法紀(jì)意識觀念，為了進一步約束檔案管理人員的行為，避免他們在工作中違反相關(guān)法律條文，應(yīng)著重培養(yǎng)他們的法紀(jì)意識。

4）加強對檔案管理工作的監(jiān)督。在新的發(fā)展時期，企業(yè)在開展檔案管理工作過程中，相關(guān)部門必須要切實加強對檔案編制、流程及操作等方面的監(jiān)管力度。首先，負責(zé)監(jiān)管的工作人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際情況對檔案編制進行管理，對檔案服務(wù)模式進行創(chuàng)新，充分利用計算機等技術(shù)創(chuàng)建智能化管理，從而更好地服務(wù)于用戶。同時，創(chuàng)建檔案信息監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案各工作環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)管，并能夠在檔案發(fā)生丟失、損毀等意外的時候響起預(yù)警，切實提升工作效率；其次，隨著各類信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對于相關(guān)的流程應(yīng)進一步加強監(jiān)管，確保管理工作能夠萬無一失；由此可見，加強監(jiān)管力度，嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)管制度，不僅符合企業(yè)發(fā)展要求，還能確保工作質(zhì)量得到有效提升。

3 結(jié)語

總之，在社會快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)檔案管理工作要想適應(yīng)時代發(fā)展就必須要不斷提高其自身的科學(xué)化水平。而就當(dāng)前情況而言，部分企業(yè)在檔案管理工作過程中仍存在著一些問題，導(dǎo)致其發(fā)展相對滯后，在一定程度上影響了企業(yè)的運營，因此，必須要采取相應(yīng)的策略，提升檔案的科學(xué)化管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。