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        文物檔案管理之我見

        2021-04-14 20:04:31李玉紅
        卷宗 2021年14期
        關(guān)鍵詞:文物檔案管理

        李玉紅

        (貴州省地質(zhì)博物館,貴州 貴陽 550009)

        近年來,由于信息技術(shù)的發(fā)展,各行各業(yè)也都在高速發(fā)展,檔案管理也不例外。我們傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式方法都發(fā)生了很大變化,基本實現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化、存儲集成化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)利用智能化。實際上,文物檔案管理相對于整體檔案行業(yè)來說,它的發(fā)展是比較落后,它在一定程度上制約著文物管理以及開發(fā)利用。

        文物檔案是記述和反映文物事業(yè)管理和文物的保護、研究、利用等工作歷史記錄。它直接記述以及反映了國家在重要文物活動中形成的原始記錄,它具有重要的現(xiàn)實以及歷史價值。文物是文博單位陳列研究的物質(zhì)基礎(chǔ),所以對文物檔案進行有效的、科學(xué)的管理和深入研究,是歷史賦予文物工作者的神圣職責(zé)。隨著信息化時代的發(fā)展,文物檔案管理信息化建設(shè)也是文博事業(yè)發(fā)展的必然要求。

        1 當(dāng)前文物檔案管理存在的弊端

        傳統(tǒng)的文物檔案管理方法其工作量大、程序多,因此難免存在一些問題。

        1)經(jīng)手人員多,文物檔案建立很難達到規(guī)范和統(tǒng)一,在建立文物登記簿時,要求經(jīng)手人員字跡工整、清晰。比如有訂正,用墨水筆劃雙線,由經(jīng)辦人員在訂正處蓋章等等。在文物檔案建立過的程中,類似這樣強的規(guī)范性操作隨時都有。但是,由于經(jīng)手人員多,每一個人在文物檔案建立與管理中難免有所疏忽,這樣會對文物檔案的建立帶來很大的影響。而且文物檔案經(jīng)多人填寫,不同的字跡、書寫習(xí)慣和填寫詳略不一,導(dǎo)致文物分類不統(tǒng)一,文物分級標準不明確,文物定名不規(guī)范等。在文檔展出、交流、借閱中疏于記錄。在紙質(zhì)檔案保存中,忽略環(huán)境的濕度、溫度和光線等。電子檔案保存中,忽略磁場、射線的影響等。文物檔案的建立、存儲、管理需進一步規(guī)范化和標準化。會對文物的研究帶來很多不便。

        2)文物數(shù)量和種類龐雜,文物檔案管理疏漏。當(dāng)文物提取出庫時,空出的位置不應(yīng)以其他文物填補,而應(yīng)保留其空位,待文物回庫時歸回原位。不然的話就難以保證文物秩序,造成排架錯亂,以至丟失時也不容易及時發(fā)現(xiàn)。隨著對文物研究的不斷 深入,文物檔案內(nèi)的資料會越來越豐富,若不及時整理就會混淆,關(guān)鍵時刻找不到需要的東西。

        3)不利于文物檔案的保管。維護文物檔案的質(zhì)量,不僅取決于其材料質(zhì)地,還取決于它所處的環(huán)境,環(huán)境因素直接影響到文物檔案的保存年限以及提供利用。不同質(zhì)地的文物對保管環(huán)境有不同的要求,光線、溫度、濕度等這類自然破壞力雖然進行緩慢,破壞輕微,但長久就會對檔案造成嚴重的威脅。有些重要的文物是文博工作者研究的重點和熱點,該文物檔案會被多人、多次借閱,會給文物檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失,影響文物檔案的管理。

        2 完善文物檔案管理的制度

        1)完善文物檔案管理制度。首先必須健全和落實文物檔案基本管理制度,對檔案資料收集、錄制轉(zhuǎn)換、歸檔移交,日常保管、借閱、利用等各環(huán)節(jié),都要制定嚴格的制度,如《綜合文物檔案室工作職責(zé)》、《文物檔案人員工作職責(zé)》、《文物檔案庫房管理制度》、《文物檔案保密制度》、《文物檔案利用制度》、《文物檔案鑒定、銷毀制度》等。其次要根據(jù)文物檔案管理現(xiàn)代化的需要,健全如文物檔案信息采集、收錄、轉(zhuǎn)換制度,文物檔案數(shù)據(jù)庫保存、安全制度,文物檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸交流管理制度等。依靠科學(xué)完善的制度,實現(xiàn)文物檔案的科學(xué)管理。

        2)按照“分散建檔、集中歸檔”的原則有序管理。文物檔案,涉及的范圍廣、內(nèi)容多。幾乎涵蓋了相關(guān)文物的全部情況以及其工作單位管理機構(gòu)保護、維護、展覽、研究等全部業(yè)務(wù)工作。其管理工作如果靠幾個人是很難勝任的,必須成立專門小組,確定對其中某個課題研究最深、某項工作最熟悉的人進行檔案材料的收集、積累,再移交給檔案人員進行整理、編目、歸檔。

        3)加強檔案法規(guī)宣傳,強化全社會檔案法律意識。隨著我國各項制度建設(shè)的不斷完善,重點文物工檔案管理方面的法規(guī)也在不斷地完善。這些法律法規(guī)的頒布實施,對搞好文物檔案管理具有重要作用,也是搞好重點文物檔案的重要保障,因此,我們要多方式、多渠道、多層次的進行宣傳教育活動,不斷強化金社會檔案法律意識。

        4)改進方法,搞好服務(wù),實現(xiàn)文物檔案管理的良性發(fā)展。面對新的形勢,我們檔案工作者如果還守著舊思維,用老辦法,必然導(dǎo)致文物檔案收集工作的被動,因此我們必須立足實際,創(chuàng)新思維,改進方式,全面開拓檔案收集工作的新局面。要采取建立網(wǎng)絡(luò),強化監(jiān)督,擴大收集范圍。建立網(wǎng)絡(luò),強化監(jiān)督是擴大文物檔案收集 范圍,提高收集文件材料質(zhì)量,滿足文物建設(shè)不斷發(fā)展需要的途徑的手段。要建立以檔案室為中心,各個相關(guān)單位為網(wǎng)點的重點文物檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各有關(guān)部門,單位的檔案室是重點文物工程檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ),必須制定一套實用的收集辦法和措施,通過網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),使其落到實處,使得文物工程檔案收集完整、準確、齊全。要采取綜合手段,加大管理力度。文物檔案面廣量大,我們要通過各種手段綜合運用,才能保證管理工作的力度。我們要運用行政、經(jīng)濟、法律等各種手段,保證管理工作的權(quán)威性,這是文物檔案管理工作走上規(guī)范化制度化的必由之路。還可以結(jié)合文物管理特點,借鑒專業(yè)檔案管理經(jīng)驗,引進現(xiàn)代管理手段,推進文物檔案管理現(xiàn)代化。一是利用數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù),實現(xiàn)文物檔案信息資源數(shù)字化。對于收錄性檔案進行有重點的數(shù)字轉(zhuǎn)化,形成數(shù)字檔案。對于記錄性檔案可直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案,建立文物檔案數(shù)據(jù)庫。二是運用現(xiàn)代電子計算機技術(shù),建立文物檔案電子管理系統(tǒng),提高文物檔案管理效率。三是運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立文物檔案交流傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺,提升文物檔案的使用價值和效率。

        檔案工作人員還要采取多種形式開展文物檔案管理工作。比如開展重點文物檔案工作競賽評比活動,對重點文物檔案移交工作做得好的單位進行表彰和獎勵來調(diào)動他們的積極性。我們還要積極開展捐贈重要歷史重點文物檔案材料的活動,對捐獻珍貴重點文物工程檔案資料的單位和個人,要酌情給予一定的物質(zhì)獎勵。做好文件建檔后的補充和完善。文物建檔后其文物檔案內(nèi)容不應(yīng)該是一成不變的,它應(yīng)該隨著社會發(fā)展、以及文物被在不同的歷史時期,而使該文物檔案產(chǎn)生或獲得新的補充和完善,也顯示出不同歷史時期的社會現(xiàn)狀。只有在文物保管和使用過程中不斷補充和完善其檔案記載,才能更加豐富而準確地記錄下該文物的歷史價值、科學(xué)價值以及藝術(shù)價值。文物檔案補充和完善的內(nèi)容包括以下幾個方面:文物的使用記錄,損壞記錄;使用文物著書、出版圖冊、寫論文和文物介紹等已發(fā)表的文章,報刊、捐贈者來館看文物的活動記錄等等。

        3 結(jié)語

        綜上所述,各地文管所要重視文物檔案工作。在管好文物、用好文物、完善檔案、提高文物檔案質(zhì)量上下好功夫、下足功夫,運用科學(xué)的、現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段,把文物檔案的建立與完善作為一項經(jīng)常性業(yè)務(wù)開展,使文物檔案在文物研究、陳列展覽、社會宣傳等方面的作用得以有效發(fā)揮。

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