楊喻童

（鹽城市大豐區(qū)教育局，江蘇 鹽城 224100）

教育局是我國(guó)教育系統(tǒng)的管理機(jī)構(gòu)，需要對(duì)眾多學(xué)校的檔案資料和信息資料進(jìn)行日常管理，工作量十分龐大，工作內(nèi)容十分繁瑣。現(xiàn)階段在教育局日常管理工作中并沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視和關(guān)注，同時(shí)也沒(méi)有科學(xué)合理的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，這樣也就不能有效地對(duì)教育檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)一步的提升。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，教育局需要從多個(gè)方面、多個(gè)角度對(duì)檔案管理工作采取多舉措進(jìn)行改革和完善。

1 現(xiàn)階段教育局在檔案管理工作中存在的若干問(wèn)題

1）教育局檔案載體形式發(fā)生了根本性的變化，提高了檔案管理、收集工作的難度。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和完善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以發(fā)展和廣泛應(yīng)用，教育局的日常管理工作中出現(xiàn)了大量的電子文件，相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)方式也必然向數(shù)字化發(fā)展，現(xiàn)階段教育局檔案管理工作正處于紙質(zhì)檔案與電子文件共存的特殊時(shí)期。教育局檔案管理工作的內(nèi)容隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的跨越式發(fā)展而發(fā)生著日新月異的變化。隨著教育局檔案載體形式的不斷變化，檔案管理、收集工作的難度越來(lái)越大。

2）教育局文件檔案材料不完善，有遺漏?，F(xiàn)階段教育局文件檔案材料大多都只是記錄活動(dòng)的結(jié)果，而過(guò)程往往收集的都不充分存在著大量的遺漏。近些年隨著教育局機(jī)構(gòu)編制和用人制度不斷的發(fā)生變革和完善，教育局每個(gè)科室的檔案管理人員變動(dòng)都很頻繁，走的人和新來(lái)的人在交接工作方面沒(méi)有銜接好，新來(lái)的檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉甚至是渾然不知，不知道哪些資料需要報(bào)送教育局綜合檔案室，這樣直接導(dǎo)致教育局檔案材料不完備，存在遺漏。現(xiàn)階段教育局的大多數(shù)科室都存在不及時(shí)整理和歸檔檔案材料的問(wèn)題，導(dǎo)致教育局檔案資料內(nèi)容空泛、大量缺漏[1]。

3）教育局檔案管理工作隊(duì)伍素質(zhì)不高。教育局檔案管理工作由于不是直接服務(wù)于學(xué)校師生和社會(huì)群眾，因此不能直接反映出其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，也就造成教育局各科室不重視提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，導(dǎo)致教育局檔案管理工作隊(duì)伍相對(duì)不穩(wěn)定、配備不全?，F(xiàn)階段教育局檔案管理人員大多都是兼職，工作開(kāi)展不具備連續(xù)性，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響。

2 教育局針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷強(qiáng)化的多種舉措

1）通過(guò)提高管理隊(duì)伍素質(zhì)來(lái)加強(qiáng)教育局檔案管理工作。教育局要想把檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行有效地提升首先就要從檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面進(jìn)行不斷地強(qiáng)化。教育局要選擇專門(mén)的人員進(jìn)行檔案管理工作，并提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促使其檔案管理工作具有針對(duì)性，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，這樣才能使其檔案管理的專業(yè)技能得到有效地提升，要求檔案管理人員在業(yè)務(wù)培訓(xùn)結(jié)束后取得相應(yīng)的證書(shū)，只有持有相關(guān)的證書(shū)才能從事檔案管理工作。教育局還要邀請(qǐng)一些相關(guān)的專家學(xué)者對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的檢查和指導(dǎo)，以此來(lái)對(duì)教育局的檔案管理工作進(jìn)一步的規(guī)范[2]。

2）通過(guò)提高投資力度來(lái)加強(qiáng)教育局檔案管理工作。教育局要在社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展的驅(qū)使下不斷地提高對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，并保證資金科學(xué)合理的、有效的應(yīng)用。教育局對(duì)檔案管理加大資金的投入能不斷的完善檔案管理工作人員的配備，能更加科學(xué)合理的購(gòu)置檔案管理的設(shè)備裝置，能為檔案管理工作的正常、安全運(yùn)行提供保障。充足的資金還能對(duì)教育局檔案管理工作的硬件設(shè)備進(jìn)行更新和完善，能夠統(tǒng)一、集中的對(duì)檔案進(jìn)行管理，能把教育局的客觀要求和未來(lái)的發(fā)展作為基礎(chǔ)不斷地強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，能配置更好的防護(hù)設(shè)備提高教育局檔案的安全性，能配置查閱記事本更好的記錄檔案號(hào)、單位名稱、查閱人等外界信息，與此同時(shí)還能提高教育局檔案管理工作的信息化水平，不斷地更新和完善電子檔案信息系統(tǒng)，從而促進(jìn)教育局檔案管理工作具有規(guī)范化和信息化的特點(diǎn)。

3）通過(guò)提高工作意識(shí)來(lái)加強(qiáng)教育局檔案管理工作。教育局檔案管理工作的相關(guān)人員要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流對(duì)自身的工作意識(shí)不斷地加強(qiáng)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和完善，制定教育局好檔案歸檔、管理、借閱、保密等制度的時(shí)候要結(jié)合客觀的工作情況，同時(shí)要加強(qiáng)檔案文件的收集工作，并對(duì)檔案的銷(xiāo)毀工作進(jìn)行有效的監(jiān)督和鑒定，從而達(dá)到科學(xué)合理的管理教育局檔案的目的。教育局檔案管理工作要應(yīng)用科學(xué)合理的措施避免出現(xiàn)火災(zāi)、盜竊等事故提高教育局檔案的安全性。為了進(jìn)一步提高教育局檔案管理工作程序的規(guī)范性和有效性就需要建立和完善管理制度。教育局檔案管理工作還要對(duì)文書(shū)檔案管理做好規(guī)范，明確的指定檔案工作的責(zé)任和義務(wù)[3]。

4）通過(guò)優(yōu)化歸檔和整理分類(lèi)文化來(lái)提高教育局檔案管理工作。教育局檔案具有種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大的特點(diǎn)，因此要想提高檔案管理工作的質(zhì)量需要進(jìn)一步的優(yōu)化檔案的歸檔、分類(lèi)整理文件的工作。教育局檔案管理工作要基于法律法規(guī)開(kāi)展進(jìn)一步的管理工作，要對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的收集和歸檔，與此同時(shí)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、歸檔工作也要進(jìn)一步的做好、做完善。針對(duì)教育局檔案的年度歸檔工作來(lái)說(shuō)，要對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)整理，同時(shí)也科學(xué)合理的完成年度立卷裝盒工作。在教育局檔案管理工作中要把人事檔案和業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分開(kāi)管理，并對(duì)人事檔案不斷加強(qiáng)保密工作。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展加強(qiáng)和深入完善檔案的電子歸檔制度，對(duì)文件要進(jìn)行系統(tǒng)的記錄和管理，要真正的落實(shí)保管制度。為了真正的提高教育局檔案管理工作的質(zhì)量不但要不斷地對(duì)管控技術(shù)進(jìn)一步的提高，還要給予管理效率充分的重視。

5）通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)督管理來(lái)提高教育局檔案管理工作。教育局檔案管理工作的順利進(jìn)行離不開(kāi)監(jiān)督管理，制定好的檔案管理制度雖然十分重要，但是一旦離開(kāi)了有效的監(jiān)督和管理就會(huì)失去實(shí)施和落實(shí)制度的動(dòng)力。只有對(duì)教育局檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都開(kāi)展科學(xué)的有效的監(jiān)督和管理，才能對(duì)其中存在的錯(cuò)誤及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和改正。教育局相關(guān)工作人員要做好檔案管理工作的監(jiān)督工作，尤其要對(duì)檔案借閱程序做好監(jiān)督和管理工作。教育局相關(guān)部門(mén)要嚴(yán)格按照檔案管理和保密法的具體要求對(duì)檔案管理工作和保密工作進(jìn)行自查，管理工作的開(kāi)展要嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，對(duì)檔案的查閱和登記要具有針對(duì)性。要及時(shí)的、完整地記錄教育局檔案交接的情況，要清點(diǎn)相關(guān)的所有手續(xù)。為了進(jìn)一步提高教育局檔案管理工作的安全性，需要做好登記造冊(cè)的工作[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

教育局檔案管理工作在社會(huì)不斷發(fā)展的大背景下顯得越來(lái)越重要，在信息收集方面所起到的作用也就越來(lái)越大。教育局要從多個(gè)角度、多個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作在管控和建設(shè)方面的全面性、系統(tǒng)性、高效性，要加大對(duì)檔案管理工作的資金支持力度，要不斷地提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，要不斷的完善和更新檔案管理的硬件設(shè)施，要不斷提高教育局檔案管理工作人員的工作意識(shí)，要把檔案管理制度真正的落到實(shí)處，要加強(qiáng)對(duì)檔案的整理、分類(lèi)、歸檔，要加強(qiáng)絕對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度，只有做到這些才能真正的從根本上提高教育局檔案管理工作的質(zhì)量和效率。