田 雪

（通榆縣退役軍人服務(wù)中心，吉林 白城 137200）

信息技術(shù)時代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作融入信息化技術(shù)和手段，事業(yè)單位檔案的信息化管理是指利用計算機等智能化工具代替人工對檔案實施管理，是一種創(chuàng)新的管理模式，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，能夠極大降低事業(yè)單位檔案管理工作的人力和物力投入，更好的落實事業(yè)單位的檔案管理工作，提升檔案管理工作的高效性和規(guī)范性。為此，工作人員需積極探索檔案信息化管理，制定合理規(guī)劃，確保檔案信息化管理工作持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)涵

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位一項重要工作組成，檔案管理工作不僅追求規(guī)范整理、歸檔保存等，同時還要注重調(diào)用靈活性，操作簡單方便等特點。檔案管理工作主要包括以下幾個方面的管理：合同材料、單位內(nèi)部上下級之間的文件往來、單位相關(guān)建設(shè)項目的證明材料、財務(wù)部門的單據(jù)與報表、研究性報告、單位決策以及單位工作人員的調(diào)動資料等。

隨著社會科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟水平的上升，我國逐漸增強了對信息的重視程度，這對于檔案管理工作，同樣有較大影響。在這種社會環(huán)境下，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的完善和創(chuàng)新?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位中的檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)保管資料或文件，或業(yè)務(wù)往來中的產(chǎn)生的各種資料、工作規(guī)范、條例、會議記錄、財務(wù)報表等。上述類型資料的管理，都是檔案管理部門日常工作，文件數(shù)量較多，而且種類繁雜，因此檔案管理部門日常工作并不輕松，在保證工作細(xì)致入微的同時，還應(yīng)保證較強專業(yè)性，且需要具備較多工作經(jīng)驗，可以在確定檔案資料類型的基礎(chǔ)上，從速歸納資料，并保證資料可以妥善分門別類。另外，應(yīng)當(dāng)保存檔案的掃描件，防止原件丟失，丟失全部資料。

當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展背景下，檔案管理工作內(nèi)容也存在較大改變，傳統(tǒng)檔案管理工作方式，已經(jīng)在信息資源量如此龐大的情況下，顯得捉襟見肘，力不從心，尤其在調(diào)取和檢索信息檔案時，難以達(dá)到速度要求。這就需要檔案管理工作重視調(diào)取過程的快捷性，實時調(diào)取檔案，并降低調(diào)取的失誤率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

1）存儲保管方面。隨著檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程的加快，信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理，存放保存的載體主要是紙質(zhì)材料，易受潮，破損，保存難度大且提取利用不便。由傳統(tǒng)的人工錄入存儲轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊浫敕绞?，檔案的載體發(fā)生改變，實現(xiàn)檔案管理的無紙化和電子化，數(shù)字化和無紙化檔案更易存儲和保管，不會造成檔案的損毀或缺失，同時節(jié)約存儲空間，減少人力和物力的投入，節(jié)約了檔案管理的各項投入。

2）提檔利用方面。以紙質(zhì)載體存放的檔案，耗費空間，查找提取費時耗力，管理工作人員工作強度大且工作效率低下，檔案難以進(jìn)行細(xì)化分類。信息技術(shù)和手段的介入，利用信息化管理系統(tǒng)，使眾多的檔案按照一定順序和規(guī)律整理和排列，提取時只需輸入關(guān)鍵詞，就可以輕松獲取需要的檔案，提升檔案管理工作的高效性，優(yōu)化服務(wù)水平。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

1）缺乏檔案管理信息化觀念。檔案管理部門員工相對年齡較大，對于新興技術(shù)知識接受能力弱，甚至認(rèn)為利用信息技術(shù)管理檔案存在安全風(fēng)險。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)檔案管理意識的束縛，缺乏創(chuàng)新管理意識，信息化管理意識不足，進(jìn)而影響信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用[1]。

2）缺乏專業(yè)信息技術(shù)人才。事業(yè)單位檔案管理部門專業(yè)技術(shù)人才的缺失是制約檔案管理工作發(fā)展的重要因素，人才建設(shè)培養(yǎng)機制和體制方面存在漏洞，人才選拔錄用標(biāo)準(zhǔn)低等，人才隊伍更新不及時，嚴(yán)重影響檔案管理的信息化進(jìn)程。

3）缺乏先進(jìn)的辦公硬件設(shè)施。信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用，不但需要專業(yè)的人才，也需要相應(yīng)的硬件配套。目前，一些一、二線城市基本實現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公設(shè)備的提供，但是一些縣級市和偏遠(yuǎn)地區(qū)很難配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，加之信息化管理觀念缺乏，設(shè)備更新不及時，導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用成為空談。

4）檔案文件儲存方式安全性不強。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案文件和資料的形式為電子版，在硬盤中存儲，同樣風(fēng)險較大，若硬盤中毒，會直接威脅硬盤安全性，而且會存在黑客盜取的可能性。

4 加強信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的措施

1）強化檔案管理信息化意識。觀念是行動的先導(dǎo)。先進(jìn)的、現(xiàn)代化、信息化的管理觀念是優(yōu)化檔案管理的根本。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)信息化意識薄弱，創(chuàng)新意識缺乏，認(rèn)為檔案管理工作只是對檔案的保管和儲存，不愿意投入更多經(jīng)費和人才培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案信息化管理流于形式[2]。同時，一些檔案管理工作人員信息化理念認(rèn)知、新思想、新思維和整體信息技術(shù)知識儲備薄弱。為此，強化檔案管理信息化意識，從上往下使整個事業(yè)單位檔案管理部門認(rèn)識信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，深入開展調(diào)研工作，制定科學(xué)合理的信息技術(shù)應(yīng)用管理的總體規(guī)劃，設(shè)立工作目標(biāo)，使信息化檔案管理工作有據(jù)可循，逐步持續(xù)推進(jìn)。

2）強化人才隊伍建設(shè)。人才是第一生產(chǎn)力，專業(yè)的信息技術(shù)人才是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。加強對人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，具體在實踐過程中重視培訓(xùn)，加強對先進(jìn)、專業(yè)檔案信息化管理知識學(xué)習(xí)掌握，并設(shè)立考核檢驗學(xué)習(xí)成果，同時要把所學(xué)用到實際工作中[3]。設(shè)立嚴(yán)格的考核評價體系，形成倒逼機制，促使工作人員的管理工作水平提升。

3）強化檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。實施檔案信息化管理，不僅需要人才軟件方面的支持，更離不開硬件基礎(chǔ)的支持[4]。目前，部分事業(yè)單位檔案管理部門設(shè)備陳舊，維修不及時，制約檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。為此，要加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)、現(xiàn)代化的計算機設(shè)備，及時維修設(shè)備。

4）健全信息化檔案管理制度。統(tǒng)一、規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)能較好約束、規(guī)范檔案管理工作，利用相關(guān)制度和獎懲機制設(shè)立，幫助管理人員樹立正確的觀念，激發(fā)利用信息技術(shù)管理檔案的主動性，提升檔案管理工作的效能[5]。

5 結(jié)語

隨著社會改革的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，積極利用信息技術(shù)管理檔案是社會發(fā)展的必然需求，強化檔案管理信息化意識，強化人才隊伍建設(shè)，完備基礎(chǔ)設(shè)施，健全信息化檔案管理制度，將會使檔案管理工作進(jìn)入一個嶄新的階段。