史曉華

（山東省物資儲備管理中心，山東 濟南 250012）

文件管理數(shù)字化建設在機關事業(yè)單位中有非常重要的地位，同時也是確保公司和行業(yè)正常運行的基本保障，需要對制度的充分理解和合理安排。這也是保證制度為社會提供服務的前提?，F(xiàn)在是信息化為主的新時代，是各領域融合信息化建設的新道路，也是中國事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎。由于科學技術的快速發(fā)展，信息化建設的進程也在不斷推進，所以機關事業(yè)單位的信息化建設尤為重要，信息技術的充分融合給文件管理工作帶來了很多優(yōu)勢，工作效率達到了可視化的提高。這也是機關事業(yè)單位的主要發(fā)展目標，文件管理信息化建設中也存在一些困難和負面問題，我們應該充分重視，將通過本文進行了詳細的論述，供同行參考，使事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作效率得到提高

1 新形勢下機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)代化設備配備不足

目前，我國大部分都是紙質文件在使用，數(shù)字文件管理系統(tǒng)普及率不高，數(shù)據(jù)庫內容不完整，不全面。針對這個問題，大多數(shù)機關事業(yè)單位并沒有足夠的為了保證數(shù)字文件管理發(fā)展的硬件設施，部分單位有文件管理堆積情況，也沒有好的保管場所和適當?shù)谋９芊椒?，會受天氣等因素的影響，出現(xiàn)文件受潮破損的情況，對于文件的完整及安全性也會產(chǎn)生影響，同樣也限制了有效地利用檔案資源。

1.2 檔案管理人員綜合素質與專業(yè)水平不高

檔案管理人員綜合素質水平不高，為了完成項目單位的數(shù)字文件管理工作，檔案管理人員必須具備相應的工作素養(yǎng)，實現(xiàn)數(shù)字文件管理設備的有效利用。但是現(xiàn)階段的檔案管理人員必須具備相應的業(yè)務素養(yǎng)，實現(xiàn)數(shù)字文件管理設備的有效利用。部分檔案管理人員年齡較大，接觸網(wǎng)絡信息較少，接受信息知識的速度較慢，學習效率不高。

1.3 檔案檢索速度低

檔案文件資源搜索效率較低，現(xiàn)階段大部分工作單位還依舊使用人工搜索，沒有用電腦進行搜索的效率高。這在一定程度上影響了文件檢索的速度和準確性，增加了檔案管理工作量以及文件檢索的效率。

1.4 缺乏思想認識

人們受傳統(tǒng)思想認識的限制，對機關工作單位的文件管理工作缺乏思想認識，對文件管理工作的技術缺乏專業(yè)性的重視，認為文件管理業(yè)務沒有技術含量，無法充分發(fā)揮文件資源所隱藏的價值。

2 機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策

2.1 實現(xiàn)現(xiàn)代化數(shù)字文件管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術的快速發(fā)展使得數(shù)字文件管理更加便捷。機關事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理需要相對較多的內容實施管理，對數(shù)字文件管理系統(tǒng)提出了更高的要求，機關事業(yè)單位可以結合自身實際情況，深入放大自身優(yōu)勢，通過有效利用自身優(yōu)勢實現(xiàn)數(shù)字化文件管理體系現(xiàn)代化，有效控制文件資源的安全性和存儲質量，消除相關硬件風險，更有效地推進單位數(shù)字化文件管理工作。

2.2 提高檔案管理人員的工作素質

檔案管理者的主要業(yè)務是管理和維護數(shù)字化文件，是整個過程的實施者和操作者，因此他們對文件管理任務質量的影響非常大，為了提高文件管理者的綜合素質，需要事業(yè)單位和組織要采取多種方法。如不斷提高工作能力，定期評估最新設備知識的學習和水平，加強檔案管理員對最新設備的學習，實施數(shù)字化文件管理的培訓，并對自己的業(yè)務發(fā)展需求進行保障和促進，使文件作者不斷提高專業(yè)水平，實現(xiàn)數(shù)字文件管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 提高數(shù)字文件管理效率

首先是提高文件管理能力；充分發(fā)揮數(shù)字化文件管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理工作效率；利用磁盤和光纖的連接排列，提高數(shù)字化文件管理系統(tǒng)性能的提高，提高系統(tǒng)內部存儲空間，更好地做好事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理服務。其次是保護文檔資源的安全，對磁盤排列產(chǎn)品的硬件和結構進行嚴格要求，使數(shù)字文件管理更加可靠，為數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能的更新打下堅實的基礎，并且磁盤排列需要更高水平的保護，要確保數(shù)字文件管理系統(tǒng)的安全性，有效地保護文件資源。再者就是數(shù)字文件管理系統(tǒng)的安全性。提高文件管理系統(tǒng)的性能，為了提高系統(tǒng)的維護性能，在選擇數(shù)字文件管理排列產(chǎn)品時，要選擇CD排列產(chǎn)品，實現(xiàn)數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能的在線升級，開放性系統(tǒng)網(wǎng)絡文件管理員為查詢和訪問文件的資源提供了保障，提高了數(shù)字文件管理系統(tǒng)的性能。

2.4 提高對文件管理的認識

機關事業(yè)單位的文件資源是事業(yè)單位決策的重要依據(jù)，可以決定制度的決策是否合理，可以決定制度的無形資本認知與否。機關事業(yè)機構積極推廣和宣傳有關文件管理的制度知識，使全體員工認識到文件管理的重要性，了解文件管理的意義。使全體員工正確認識到文件的價值，讓文件管理工作得到全體員工的支持和理解，有效防止全體員工輕視文件管理工作。機關事業(yè)單位應將文件管理工作納入議事日程，及時掌握文件管理中存在的問題和困難，得到有效解決。在招聘數(shù)字化文件管理相關人員時，應以專業(yè)功能和業(yè)務執(zhí)行精神為前提，制定相關激勵政策要提高日管理者的積極性，加強數(shù)字文件管理的資金支持，使數(shù)字文件管理更加方便快捷。

3 結束語

綜上所述，隨著中國經(jīng)濟科技的發(fā)展，文件管理數(shù)字化建設越來越重要，各單位必須重視文件管理的發(fā)展，并通過不斷的教育，提高文件管理者的專業(yè)水平和綜合素質。目前機關事業(yè)單位要盡快實施和創(chuàng)新數(shù)字化建設的新方案。不僅應實施信息化建設的要求，還應隨著時代的潮流加快數(shù)字化建設的效率，這無疑是文件管理者的一個重要挑戰(zhàn)，也是一個難點，我們將繼續(xù)實踐、創(chuàng)新、數(shù)字化建設中出現(xiàn)的新篇章。積極克服問題，采取有效措施解決問題，一定程度上可以促進中國機關事業(yè)機構的健康可持續(xù)發(fā)展。