陳 娟

（內(nèi)蒙古商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的環(huán)境下，高校的文書檔案管理人員在實際工作中如果還是受限于傳統(tǒng)工作管理模式，沒有創(chuàng)新管理理念，那么很難滿足應(yīng)信息話時代的要求。因此，對從事文書檔案管理工作的老師來講，一定要客觀地分析傳統(tǒng)管理工作中存在的缺陷，積極借助信息化辦公軟件進行工作，創(chuàng)新管理理念和方式，以此來提升文書檔案管理的工作效率，提升資料的利用率。

1 文書檔案管理的概念及特點

文書檔案管理指的是在高校的實際生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中逐漸形成的各種會議資料、工作計劃以及報告等。這些從高校的文書資料轉(zhuǎn)化形成的檔案資料，真實反映了學(xué)校的生產(chǎn)和管理情況，有極高的參考價值。文書檔案管理主要是對高校中的這些資料進行集中分類、管理，根據(jù)科學(xué)性原則進行儲存和使用。

文書檔案管理具有以下特點：

1）綜合性。文書檔案涵蓋了高校所有的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中所有類型的檔案，例如：人事管理、會議記錄、基礎(chǔ)建設(shè)、黨務(wù)研究以及設(shè)備管理等多個方面。它是高校內(nèi)部進行的綜合性管理工作。此外，文書檔案的來源渠道有多種，它可以是上級印發(fā)的文件資料，可以是選民登記、選票，也可以是人事合同，也可以是業(yè)務(wù)或規(guī)章制度方面的文件資料等。這些都體現(xiàn)出文書檔案來源豐富，渠道多種多樣，因此它具備綜合性檔案管理特點。

2）專業(yè)性。文書檔案資料是高校真實工作內(nèi)容的體現(xiàn)，是企學(xué)校生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營過程中文書的集合。因此，不同高校的文書檔案資料反映的專業(yè)不同，例如業(yè)務(wù)拓展計劃、學(xué)校長期發(fā)展規(guī)劃等。這些都與高校的實際生產(chǎn)和經(jīng)營內(nèi)容緊密相連。

3）保密性。文書檔案資料對外開放的程度低，它只是學(xué)校內(nèi)部人員在管理工作中查閱使用的，不是所有人都能查看的。這體現(xiàn)出它的保密性特性。

4）階段性。文書檔案管理是高校在不同生產(chǎn)、經(jīng)營和管理階段文書資料的體現(xiàn)，它體現(xiàn)了學(xué)校不同階段的管理內(nèi)容和資料信息。文書檔案管理者應(yīng)注重階段性特點，借助這一特點通過季度或年度的方式進行資料內(nèi)容的整理，保證學(xué)校檔案資料的連貫性和完整。

2 信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新的意義

首先，文書檔案管理創(chuàng)新有助于推動文書檔案數(shù)字化發(fā)展和管理。信息科技具備強大的存儲、大數(shù)據(jù)計算以及語言自動翻譯等多種功能，因此為文書檔案的創(chuàng)新提供技術(shù)手段和支持。文書檔案借助數(shù)字化技術(shù)，其發(fā)展和管理會更規(guī)范科學(xué)，其工作效率更效率。

其次，文書檔案管理創(chuàng)新讓資料信息的傳遞更加安全、高效、快捷。學(xué)校內(nèi)部通常都會建立內(nèi)部局域網(wǎng)，便于高校內(nèi)部文書檔案資料的傳遞和查閱。信息化的文書檔案管理可有效防止紙質(zhì)資料的損壞、遺失等問題，確保傳遞過程中資料的安全和完整。此外，與傳統(tǒng)管理模式相比，文書檔案管理中借助數(shù)字化信息技術(shù)，可極大縮短文書檔案管理者書寫時間。傳統(tǒng)管理模式下，管理者搜索查找資料極其浪費時間。信息化時代，管理者只需要檢索相關(guān)檔案的日期、名稱等關(guān)鍵詞，就能快速找到資料，極大的縮短查找時間。

最后，文書檔案管理創(chuàng)新有助于資料的共享。信息化時代，文書檔案管理能夠滿足不同高校、不同用戶、不同使用群體間文書檔案資料的搜索、查閱、儲存等多種服務(wù)。用戶借助信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對資料進行檢索、查看，讓資料在網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。

3 信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新研究

1）文書檔案管理理念的創(chuàng)新。思想是行動的先導(dǎo)，唯有思想轉(zhuǎn)變才能帶動行動的轉(zhuǎn)變。因此，文書檔案管理創(chuàng)新，首先需要管理理念的創(chuàng)新，才能調(diào)動管理者的工作積極性。首先，高校管理層要創(chuàng)新文書檔案管理理念，管理層的決定直接影響著高校的發(fā)展方向和具體的工作內(nèi)容。只有管理層樹立創(chuàng)新管理理念，同時在工作中積極落實管理理念，才能帶動高校形成自上而下的全新的文書檔案管理理念，并貫徹實施下去。其次，培養(yǎng)和帶動文書檔案管理者的創(chuàng)新思想。通過向員工展示信息化數(shù)字化檔案管理的快捷、高效等優(yōu)點，逐步增強員工對信息化檔案管理創(chuàng)新的理解，讓它們認識到該工作的重要性和必要性，為創(chuàng)新管理工作做好思想工作。

2）文書檔案管理方式的創(chuàng)新。在不同的管理階段，對信息化文書檔案的創(chuàng)新要求不同。從當(dāng)前的創(chuàng)新管理方式來看，需要在以下兩個方面做好工作。首先，增強教師基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平和能力。通過借助信息化、數(shù)字化技術(shù)對文書檔案進行編輯、存儲，借助編號命名等促使紙質(zhì)檔案成為記憶資料。例如在建立人事檔案時，可把教師的經(jīng)濟、就職單位、離職原因等原始資料展示出來。此外，還要業(yè)務(wù)管理和文書檔案在計劃、實施和檢驗上同步進行，業(yè)務(wù)管理工作的程度要與文書檔案管理工作相一致。其次，積極做好對接和學(xué)習(xí)。信息化時代，跨界高校間的合作日益增多，這就需要文書檔案管理人員間進行信息資料的對接。借此機會，管理人員可以了解和學(xué)習(xí)其他高校文書檔案管理的先進經(jīng)驗，借助其優(yōu)秀經(jīng)驗和創(chuàng)意，優(yōu)化自身的檔案管理工作，提升自己所在高校的文書檔案管理工作效率。

3）文書檔案管理價值要不斷挖掘。信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文書檔案管理的價值不言而喻。高校文書檔案資料的真實可靠性為高校的生產(chǎn)經(jīng)營和管理提供了預(yù)測、分析和輔助決策等多種作用。因此，它在高校的實際經(jīng)營和管理中發(fā)揮著重要價值作用。首先，在文書檔案管理中要予以重視，加強自上而下的領(lǐng)導(dǎo)管理，并給予資金、技術(shù)和財力等多方面支持，提升它的使用價值。其次，向技術(shù)軟件研發(fā)的高校尋求合作或幫助，彌補文書檔案“輕軟件”的不足。通過硬件日常維護，借助軟件的數(shù)據(jù)挖掘、分析和預(yù)測能力，從用戶的實際需求出發(fā)，實現(xiàn)軟硬件同步發(fā)展。最后，構(gòu)建信息共享平臺。文書檔案管理信息平臺的建設(shè)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，實現(xiàn)資料信息的多次重復(fù)利用，而且還能檢索出高價值和利用率高的資料，為高校提供高質(zhì)量信息資料內(nèi)容。為了快速識別原始文書檔案資料，要借助數(shù)字化技術(shù)對資料進行區(qū)分。例如，在文書檔案原始文件中可嵌入數(shù)字水印，方便識別原始文件。

4 結(jié)束語

信息化時代的特點要求文書檔案管理工作要創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，增加數(shù)字化管理內(nèi)容。信息化時代文書檔案管理工作的創(chuàng)新有助于提高工作成效，為高校生產(chǎn)、經(jīng)營、盈利提供科學(xué)資料。高校在文書檔案管理信息化創(chuàng)新過程中，要為其提供必要的技術(shù)、財力和物力支撐，推動生產(chǎn)管理系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。此外，文書檔案管理者要熟知高校對文書檔案的要求，對文書檔案實施多樣化、多元性管理，實現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。