劉 蕾

（天津北辰科技園區(qū)管理有限公司，天津 300405）

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問題

1.1 檔案數(shù)字化橫向發(fā)展不均衡

目前，各等級檔案管理的職能部門都非常重視數(shù)字化檔案的建設(shè)，然而一些基礎(chǔ)相對薄弱的檔案管理部門卻忽視了檔案數(shù)字化建設(shè)資本的投入。希望進(jìn)一步完善和優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)體系，就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)型人才和配套技術(shù)。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，需要得到計算機服務(wù)器以及其他設(shè)備的支持，以往的紙質(zhì)檔案全面實現(xiàn)數(shù)字化管理，需要得到硬件和軟件的雙重配合，在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，投入更多精力和人力。與此同時，檔案管理工作部門還需要通過優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行完善的管理。對于級別相對較低的檔案管理工作部門來說，無論是未來的檔案管理工作，生存與發(fā)展都面臨著很多挑戰(zhàn)，更無暇去進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的資本投入。

1.2 檔案管理觀念落后影響檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案管理工作人員沒有真正的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，忽視了數(shù)字化建設(shè)的真正價值與內(nèi)涵，都會影響檔案管理數(shù)字化的體系建設(shè)。檔案管理信息體系屬于檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)模具和板塊，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要工作人員認(rèn)識到，改變過去管理方法和理念的重要性，同時構(gòu)建一個規(guī)范化的管理體系。之前檔案信息化管理屬于日常工作內(nèi)容，工作人員一味依賴紙質(zhì)檔案，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)和電子檔案存在不安全性，這一觀念也影響了大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息管理工作進(jìn)一步開發(fā)與應(yīng)用。

1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

由于缺乏整體規(guī)劃，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)行過程中遇到阻礙問題。沒有細(xì)致進(jìn)行整體規(guī)劃和部署，盲目的引入并不符合實際工作的檔案管理體系，或者是缺乏實現(xiàn)檔案管理集成工作目標(biāo)的技術(shù)，都會導(dǎo)致檔案管理工作存在缺失問題。在實際工作過程中購買的管理信息體系，不僅不能夠滿足傳統(tǒng)檔案管理工作的要求，也不能提高整體工作效率，還會引起各體系中檔案信息出現(xiàn)不兼容和信息資源處理能力降低的情況，導(dǎo)致檔案管理部門出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)障礙問題。

1.4 檔案管理人員缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)工作能力

目前，檔案管理工作人員缺乏專業(yè)技能，也會導(dǎo)致其無法勝任檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體內(nèi)容。日益完善的檔案管理工作模式，對工作人員的知識結(jié)構(gòu)和工作技能提出了更多要求，在傳統(tǒng)理念指導(dǎo)下，檔案管理工作人員認(rèn)為自身的管理工作應(yīng)當(dāng)配合計算機技術(shù)人員同時進(jìn)行，將其視為單純的技術(shù)運行，而實際的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)是由具備計算機能力和檔案管理信息處理能力的檔案管理工作人員完成。

1.5 檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和有效安全保障

缺失檔案數(shù)字化統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和有效性安全保障的檔案管理工作存在嚴(yán)重問題。保證完整的傳統(tǒng)檔案信息，并與基礎(chǔ)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一，才是構(gòu)建檔案數(shù)字化管理與建設(shè)體系的重要基礎(chǔ)，如果檔案的質(zhì)量存在參差不齊的情況，會導(dǎo)致檔案館數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案存在范疇嚴(yán)格受限的情況。檔案記錄了相關(guān)項目從開始到結(jié)束的整個過程，并存在大量寶貴的數(shù)據(jù)和機密信息，因此，保證信息儲存和應(yīng)用的安全性，具有非常重要的價值。檔案管理工作人員對于自身工作安全意識不足，也可能會導(dǎo)致信息檔案存在被黑客攻擊等風(fēng)險。檔案信息的泄露，都會造成檔案管理工作出現(xiàn)重要安全問題。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新舉措

2.1 賦予檔案新內(nèi)涵

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，不斷優(yōu)化和完善檔案管理方法，需要提出創(chuàng)新的舉措，進(jìn)而賦予檔案全新的內(nèi)涵。例如，在醫(yī)院檔案管理工作中構(gòu)建大型的數(shù)字檔案館，將其中具有實際價值的相關(guān)記錄信息視為檔案。醫(yī)院每時每刻都會更新生成全新的數(shù)據(jù)信息，將所有的信息收集并記錄到計算機當(dāng)中，通過通訊設(shè)備保存到數(shù)據(jù)柜。在需要的時候，可以通過訪問大數(shù)據(jù)的文件了解到相關(guān)信息。這些工作是人工無法完成和實現(xiàn)的，因為目前的檔案管理技術(shù)手段和人員知識水平，都無法進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的類別劃分。

2.2 及時更新知識結(jié)構(gòu)

檔案的數(shù)字化體系，能夠針對檔案信息進(jìn)行收集整理、劃分類別儲存以及轉(zhuǎn)移，這都需要軟件和硬件技術(shù)的雙向配合。根據(jù)檔案管理的需求配置相關(guān)的設(shè)備，包括計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換器以及其他相關(guān)信息處理設(shè)備，這也是為了配合硬件設(shè)計方面的主要需求。檔案管理的軟件設(shè)計，需要與檔案管理部門進(jìn)行相關(guān)實踐工作的配合，為檔案管理部門提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而構(gòu)建檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)管理應(yīng)用。

2.3 構(gòu)建新檔案收集體系

儲存檔案信息是檔案管理的重要基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)背景時代下文件的收集和整理不能僅依靠人工，需要借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持，從而產(chǎn)生完整的生產(chǎn)鏈條?？茖W(xué)的管理方式，需要掌握每個環(huán)節(jié)當(dāng)中生產(chǎn)的信息和數(shù)據(jù)，從而把握關(guān)鍵信息和鏈接中心，并針對收集到的信息大小和類型進(jìn)行劃分。

2.4 做好安全防護(hù)

信息資源是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的三大戰(zhàn)略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統(tǒng)更有助于敏感信息的保護(hù)及信息資源的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)邊界、責(zé)任主體和防護(hù)要求。一是做好網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)。企業(yè)中檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平臺往往存在不少數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)的交互與網(wǎng)絡(luò)跨區(qū)服務(wù)通常使得檔案管理平臺成為安全防護(hù)的薄弱點，在檔案系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中采用可信可靠的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品及服務(wù)，提升檔案系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備的防護(hù)水平。二是深化態(tài)勢感知能力及防護(hù)體系建設(shè)。持續(xù)完善對檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險監(jiān)測及預(yù)警，定期對檔案系統(tǒng)開展漏洞修復(fù)與安全滲透測試，全面降低安全風(fēng)險。三是做好系統(tǒng)防護(hù)。完善檔案災(zāi)備體系、建立災(zāi)備系統(tǒng)；對系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分級，對權(quán)限進(jìn)行最小化管理；增加面部識別、指紋或聲紋識別等多因子認(rèn)證途徑，避免身份盜用風(fēng)險。

3 結(jié)語

檔案部門屬于數(shù)據(jù)鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數(shù)據(jù)收集模式，都能夠深入挖掘到收集數(shù)據(jù)和信息的重要價值。作為具有科研性工作性質(zhì)的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統(tǒng)的檔案資料和信息，還應(yīng)當(dāng)充分的應(yīng)用信息化文件資源，切實履行自身職能，能夠與時俱進(jìn)的構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，從而科學(xué)實現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略作用和價值。