于 淼

（哈爾濱市產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)院，黑龍江 哈爾濱 150036）

在事業(yè)單位人力資源管理工作中，人事檔案管理工作是較為關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容，特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這也要求事業(yè)單位需要與時(shí)俱進(jìn)，積極推動(dòng)人事檔案管理模式的創(chuàng)新，全面提高人事檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，為人事檔案管理工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 改善人力資源結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位通過做好人事檔案管理工作，可以促進(jìn)單位人力資源結(jié)構(gòu)的改善，積極整合單位職能、崗位和人才，實(shí)現(xiàn)人力資源的充分利用。在實(shí)際事業(yè)單位發(fā)展過程中，需要針對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行隨時(shí)調(diào)整，在人員調(diào)動(dòng)過程中需要以人事檔案作為重要參考，針對(duì)工作人員的具體表現(xiàn)和能力進(jìn)行準(zhǔn)確分析和綜合評(píng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，確保真正做到人盡其才。

1.2 提升人力資源管理效果

事業(yè)單位人事檔案管理工作中，由于需要針對(duì)單位工作人員的個(gè)人經(jīng)歷、崗位表現(xiàn)和職稱變化等信息在檔案中直觀地體現(xiàn)出來。并針對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行有效利用，為人事考核工作提供重要的依據(jù)。而且人事考核結(jié)果還需要在人事檔案中進(jìn)地記錄。因此事業(yè)單位通過做好人事檔案管理工作，并有效地利用人事檔案信息，能夠?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魈峁┲匾闹危龠M(jìn)單位人事管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

2.1 真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案最為重要的一項(xiàng)特點(diǎn)，事業(yè)單位工作人員為具有編制的國家工作人員，因此在人事檔案管理工作中，需要針對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保人事檔案信息的真實(shí)性和完整性。在實(shí)際人事檔案中，由于涉及較多的內(nèi)容，一些檔案信息涉及工作人員的隱私，因此人事檔案具有一定的機(jī)密性，在實(shí)現(xiàn)管理工作中要建立健全保密制度，保證人事檔案信息的安全。

2.2 專門性

由于人事檔案涉及較多的內(nèi)容，能夠?yàn)閱挝粌?nèi)部人事調(diào)動(dòng)提供重要的依據(jù)，因此事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視度，并將人事檔案管理工作納入單位管理工作體系中來，全面提高人事檔案管理工作的專業(yè)化水平，確保具體管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.3 動(dòng)態(tài)性

人事檔案管理工作還具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，這主要是由于單位工作人員具有一定的流動(dòng)性，任何一個(gè)方面發(fā)生變化，則人事檔案信息也需要隨著變化，及時(shí)在人事檔案中進(jìn)行信息更新和補(bǔ)充，保證人事檔案信息的真實(shí)性和實(shí)效性。

3 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，并在實(shí)際工作中積極促進(jìn)人事檔案管理制度的完善，加大投入力度。人事檔案是對(duì)工作人員重要信息的真實(shí)記錄，能夠反映出一個(gè)人的重要價(jià)值，因此在人力資源管理工作中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用。因此事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展的重要意義，并在實(shí)際工作中加大人力、物力和財(cái)務(wù)的投入，全面提高人事檔案管理工作的整體水平。

3.2 完善檔案管理工作體系

為了能夠提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，需要加快構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，推動(dòng)人事檔案管理工作的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。同時(shí)還要重視信息化手段的應(yīng)用，協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作。積極對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，并利用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行保存，確保檔案信息的安全。另外，還要加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為人事檔案管理和服務(wù)水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 提高檔案材料收集的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

當(dāng)前人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)仍處于無序的狀態(tài)，而且存在低端應(yīng)用的情況，這對(duì)于人事檔案工作的開展帶來了較大的制約。在當(dāng)前新形勢(shì)下，需要加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理，積極開發(fā)人事檔案信息資源，使人事檔案信息能夠更好地服務(wù)于人事管理工作和單位的現(xiàn)代化建設(shè)。在人事檔案材料收集工作開展過程中，由于人事檔案內(nèi)容具有分散性，因此事業(yè)單位需要嚴(yán)格要求人事檔案材料的內(nèi)容、歸類和歸檔方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的有效歸納，促進(jìn)人事檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化收集，從而為人事檔案的集中管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 優(yōu)化人事檔案管理模式

傳統(tǒng)人事檔案管理模式相對(duì)落后，管理過程也十分繁瑣，這對(duì)于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的制約。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，因此在實(shí)際工作中，需要積極對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并構(gòu)建人事檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理。同時(shí)還要重視各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，積極開發(fā)人事檔案管理軟件，促進(jìn)檔案信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)的升級(jí)換代。人事檔案管理部門在實(shí)際工作中還要積極與其他部門之間密切配合，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)與單位其他系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息在單位內(nèi)部的共享。并建立健全人事檔案大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的精確和快速查找，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的可視化展示，從而為單位決策和管理工作提供更高效的信息服務(wù)。

3.5 推進(jìn)人事檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

針對(duì)人事檔案信息，宜建立統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并明確歸檔的范圍和要求。積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，推進(jìn)工具設(shè)備的創(chuàng)新，重視人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行深入挖掘，從而促進(jìn)人事檔案服務(wù)工作質(zhì)量的提升。而且在實(shí)際工作中，還要建設(shè)檔案信息檢索平臺(tái)，促進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

3.6 重視信息技術(shù)應(yīng)用的安全保障

由于人事檔案信息與當(dāng)事人的合法權(quán)益息息相關(guān)，因此在人事檔案管理和利用工作中需要保證檔案信息的安全。具體可以應(yīng)用信息技術(shù)手段保護(hù)檔案信息的安全。不僅要重視專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，促進(jìn)人事檔案信息系統(tǒng)的升級(jí)改造。同時(shí)還要構(gòu)建防火墻，防范黑客和不法分子入侵，重視各種先進(jìn)安全技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步保證人事檔案信息的安全，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效開發(fā)和利用。

4 結(jié)束語

人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，而且對(duì)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展具有極為重要的推動(dòng)作用。因此在實(shí)際工作中要加大重視度，并利用先進(jìn)技術(shù)手段推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，全面提高人事檔案管理工作的水平，使人事檔案能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。