張 靜

（山東省濟(jì)寧市任城區(qū)檔案館，山東 濟(jì)寧 272100）

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位而言是非常重要的，檔案管理工作能夠幫助企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的收集和管理，更好地進(jìn)行項(xiàng)目的決策，是企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程的重要保證。但是當(dāng)前我國(guó)部分企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著一些問(wèn)題，因此，有必要對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率的優(yōu)化措施進(jìn)行詳細(xì)的分析，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位是國(guó)家設(shè)置的帶有社會(huì)公益目的的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)、復(fù)雜和機(jī)密性的工作，事業(yè)單位的檔案中包含了事業(yè)單位發(fā)展過(guò)往的歷史資料、文件和重要決策等內(nèi)容，事業(yè)單位的檔案管理工作在一定程度上能夠指導(dǎo)相關(guān)管理人員的決策，為事業(yè)單位的發(fā)展指引方向[1]。另外事業(yè)單位本身隸屬于國(guó)家單位，因此事業(yè)單位的檔案管理工作同樣也是國(guó)家檔案的重要組成部分，檔案管理中收錄了完整的事業(yè)單位發(fā)展資料和項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)，保證信息資料的真實(shí)性和客觀性，這些文件資料和信息數(shù)據(jù)是具有法律效益的，為事業(yè)單位的安全性做出了保障。

1.2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）管理制度不夠完善。事業(yè)單位的檔案文件大多存放在事業(yè)單位的檔案室中，檔案管理工作普遍比較落后。在具體工作中單位管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，很少會(huì)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的工作人員對(duì)文件的存放進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致了檔案管理相關(guān)工作缺乏完整的管理制度，各工作部門(mén)人員進(jìn)行檔案存放缺少記錄，在接下來(lái)的文件檔案查找上造成了很大的困難，影響了整體的檔案管理工作效率。檔案管理制度不夠完善，從而降低了事業(yè)單位的整體工作效率。雖然在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)逐漸完善了相關(guān)的企事業(yè)單位檔案管理的工作形式，但是在具體應(yīng)用中部分事業(yè)單位并沒(méi)有充分結(jié)合單位的實(shí)際情況針對(duì)檔案管理工作制定適合單位的檔案管理制度，沒(méi)有形成完整的事業(yè)單位檔案管理工作體系，從而降低了事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

2）工作人員綜合素質(zhì)低。當(dāng)前我國(guó)的大部分事業(yè)單位普遍存在著對(duì)檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作缺少相關(guān)的規(guī)章制度。在實(shí)際工作中存在著工作人員的能力水平參差不齊，在工作過(guò)程中缺少責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作態(tài)度散漫，使得檔案文件的管理工作混亂，缺少精準(zhǔn)的存放記錄，或者工作內(nèi)容流于表面，不夠細(xì)致，導(dǎo)致文件檔案的破壞或丟失，對(duì)事業(yè)單位造成一定程度上的損失。資料和檔案對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是非常重要的，無(wú)論是合同資料還是檔案文件，任何一部分受到損壞都會(huì)為事業(yè)單位帶來(lái)不小的損失。所以在事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員對(duì)檔案文件要足夠的重視，深刻了解工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展運(yùn)行的重要程度。

3）檔案管理工作模式缺乏創(chuàng)新，檔案管理工作方式落后。檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的決策作用，但是當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，還存在著檔案管理工作缺乏創(chuàng)新，工作方式落后的問(wèn)題。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，科技水平的提升，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到了社會(huì)各個(gè)行業(yè)中，事業(yè)單位要想切實(shí)地提升內(nèi)部檔案管理的工作水平和服務(wù)效率就需要不斷提升單位的相關(guān)工作人員的技術(shù)水平，優(yōu)化工作模式。但是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員存在著年齡較高，思維方式比較落后的問(wèn)題，固守傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，缺乏對(duì)工作的創(chuàng)新意識(shí)，相關(guān)管理部門(mén)缺少對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致現(xiàn)代化工作模式無(wú)法應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中。另外事業(yè)單位對(duì)先進(jìn)檔案管理工作設(shè)備的投入力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展困難，不能夠更好地為事業(yè)單位提供良好的檔案管理服務(wù)工作。

2 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率的優(yōu)化政策

2.1 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

要想切實(shí)地提升事業(yè)單位的檔案管理水平，首先要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理工作規(guī)章制度的設(shè)立能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，事業(yè)單位相關(guān)管理人員要充分結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況制定系統(tǒng)健全的檔案管理工作條例和制度，保證檔案管理工作人員在檔案管理工作中明確自身的工作內(nèi)容，將責(zé)任落實(shí)到工作人員個(gè)人身上，設(shè)立檔案管理的相關(guān)獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作積極性，確保事業(yè)單位檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格遵照相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的工作，從而保證檔案管理的工作規(guī)范性。

2.2 提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，不僅要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的制度建設(shè)，還要全面提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷引進(jìn)檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)型人才，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)。管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位中檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，管理部門(mén)要定期對(duì)事業(yè)單位中檔案管理部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能抽查，保證檔案管理工作人員在實(shí)際工作中的操作規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的全面提升。

2.3 建立健全的事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)體系

事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的健康發(fā)展有著重要的意義，檔案服務(wù)工作包含了對(duì)事業(yè)單位檔案文件的收集歸檔、信息查詢、文件檢索和檔案使用等多個(gè)內(nèi)容，這些內(nèi)容是非常復(fù)雜且繁瑣的，但是這些工作內(nèi)容能夠大大提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，但是同時(shí)也對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員提出了全新的要求[2]。為了更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平和服務(wù)效率，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況建立一套健全的事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)體系，從而保證事業(yè)單位的檔案管理和服務(wù)工作的順利開(kāi)展。另外還要在事業(yè)單位中引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理相關(guān)工作設(shè)備和技術(shù)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)事業(yè)單位中的文件檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，建立合理的計(jì)算機(jī)檢索模式，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，全面提升事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)的效率。

3 結(jié)論

總之，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到我國(guó)各行業(yè)中，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作模式的創(chuàng)新，建立健全的事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)體系，不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，保證工作的規(guī)范性，從而提升我國(guó)事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)的整體工作水平，為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)。