唐姍姍

（大慶油田生態(tài)環(huán)境管護(hù)公司，黑龍江 大慶 163000）

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，做好文書檔案管理工作十分必要。一旦文書檔案管理工作缺失，相關(guān)決策工作，又或者是企業(yè)的戰(zhàn)略方案的制定缺乏依據(jù)，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在當(dāng)今社會(huì)中，由于各學(xué)科之間相互影響交叉發(fā)展，這就需要在文書檔案管理工作中積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)新工作方法，敢于創(chuàng)新和挑戰(zhàn)。從文書檔案管理內(nèi)容到文書檔案管理制度等等都要進(jìn)行進(jìn)一步的完善，同時(shí)加大監(jiān)督管理力度，針對(duì)不足之處做出科學(xué)改進(jìn)，從而提升為主動(dòng)管理效果。

1 文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 管理機(jī)制不夠健全

對(duì)于文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理制度具有直接性的影響，由于管理制度不夠健全，從而會(huì)出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題。根據(jù)現(xiàn)階段實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，監(jiān)督制度不夠完善，未能夠?qū)ΡO(jiān)督方式以及方法作出明確要求，不少為什么檔案管理工作局限于工作人員的自覺(jué)性，相關(guān)監(jiān)督措施也未能落到實(shí)處，這樣就影響了文書檔案管理質(zhì)量，還會(huì)對(duì)相關(guān)機(jī)密文件的保密性帶來(lái)負(fù)面影響[1]。另外，文書檔案管理開(kāi)發(fā)力度有待提升，根據(jù)文書檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，不管是文書檔案的收集，又或者是保存等工作，未能夠進(jìn)行深入的研究，尤其對(duì)文書檔案開(kāi)發(fā)工作不夠關(guān)注，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的整理和歸納，往往無(wú)法實(shí)現(xiàn)文書檔案的潛在價(jià)值，這樣就會(huì)導(dǎo)致我說(shuō)檔案管理工作成為簡(jiǎn)單的行政的工作。

1.2 文書檔案管理建設(shè)力度不足

對(duì)于文書檔案管理工作來(lái)說(shuō)，具有一定的系統(tǒng)性，所投入的資源也比較多，單位領(lǐng)導(dǎo)又或者是文書檔案管理人員都應(yīng)該積極參與其中，進(jìn)一步加大建設(shè)力度，但是，根據(jù)現(xiàn)階段文書檔案管理的實(shí)際建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，其重要性沒(méi)能夠得到統(tǒng)一認(rèn)知，有些領(lǐng)導(dǎo)或者是相關(guān)管理人員也未能夠發(fā)揮自身能動(dòng)性，這樣就阻礙了文書檔案管理建設(shè)進(jìn)程。不僅如此，在文書檔案信息化管理中未能夠全面開(kāi)展，信息化設(shè)備比較缺失，軟件以及硬件的投入力度不足，這樣都會(huì)阻礙文書檔案管理工作的開(kāi)展，無(wú)法取得預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。

2 文書檔案管理工作的實(shí)施策略

2.1 做好文書檔案管理人才培養(yǎng)工作

在文書檔案管理過(guò)程中，做好人才培養(yǎng)工作十分的重要，企業(yè)都需要針對(duì)文書檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的說(shuō)明，作出準(zhǔn)確定位，讓檔案管理部門得到系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。如果受到了人員的限制，無(wú)法成立文書檔案室的情況下，應(yīng)該對(duì)相關(guān)人力資源、會(huì)計(jì)或者是文員等職工進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，保證相關(guān)資料能夠得到規(guī)范化的保存，這樣也能夠?yàn)槠髽I(yè)文書檔案的完整性奠定基礎(chǔ)。通過(guò)科學(xué)安排文書檔案管理人員，有利于推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)程。

2.2 使用數(shù)字化文書檔案管理方法

由于數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，在文書檔案管理中逐漸應(yīng)用了數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及掃描技術(shù)等等，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓檔案信息得到整合、補(bǔ)充。在文書檔案管理中，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)也可以進(jìn)一步建設(shè)文書檔案信息管理平臺(tái)，有利于文書檔案的收集和整理等等[2]。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，文書檔案是無(wú)形資產(chǎn)。經(jīng)過(guò)數(shù)字化建設(shè)，能夠創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)應(yīng)該對(duì)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行積極應(yīng)用，同時(shí)安排專門的管理人員，使其能夠靈活運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，以此提升文書檔案管理水平。

2.3 完善檔案文書庫(kù)房管理機(jī)制

在文書檔案庫(kù)房中，主要是對(duì)文書檔案進(jìn)行存放，要想保證文書檔案的完整性，安全性，需要對(duì)庫(kù)房管理制度進(jìn)行不斷健全，針對(duì)庫(kù)房人員需要作出明確的規(guī)定，無(wú)關(guān)人員等不能隨意輸入，也不能夠攜帶與文書檔案不相關(guān)的東西。在文書檔案入庫(kù)之前，需要做好清點(diǎn)工作詳細(xì)的檢查保證文書檔案的數(shù)量以及質(zhì)量，并且也需要對(duì)出入庫(kù)的文書檔案進(jìn)行詳細(xì)的登記。作為文書檔案管理人員，需要讓上架文書檔案科學(xué)擺放，一些特殊的文書檔案應(yīng)該放在專門的檔案柜之中，避免造成損壞。除此之外，在文書檔案庫(kù)房中，也應(yīng)該做好防火防潮等工作，控制溫度及濕度，認(rèn)真排查各項(xiàng)安全隱患，科學(xué)處理實(shí)際問(wèn)題，以此來(lái)保證文書檔案具有良好的儲(chǔ)存環(huán)境。除此之外，針對(duì)文書檔案管理制度也要進(jìn)行不斷的健全，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況作出科學(xué)的規(guī)定，既要對(duì)本企業(yè)各類文書檔案的歸檔時(shí)間、移交時(shí)間作出明確的說(shuō)明，也需要對(duì)不同部門所上交的文書進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，這樣能夠保證文書排序的科學(xué)性。不僅如此，對(duì)于文書檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展時(shí)，也應(yīng)該在管理制度上說(shuō)明保管要求以及相關(guān)的保管時(shí)間，同時(shí)也要對(duì)這些程序進(jìn)行優(yōu)化，保證文書檔案的節(jié)約有章可循，以此推動(dòng)文書檔案管理的專業(yè)化水平提升。

2.4 保證文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全

在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，電子文書檔案受到了高度關(guān)注，并且應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣，在文書檔案管理的過(guò)程中，加密技術(shù)、簽署技術(shù)以及身份驗(yàn)證等技術(shù)得到了高度關(guān)注，對(duì)于簽署技術(shù)來(lái)說(shuō)，可以讓電子文件具有數(shù)字簽名，相關(guān)檔案管理人員可以在電子文件上進(jìn)行簽名，保證其檢驗(yàn)的真實(shí)性以及原始性。在日常工作中，通過(guò)電子公章簽署，又或者是企業(yè)法人名章簽署，都能夠提升電子文件的傳輸效率，所以，針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)要進(jìn)行升級(jí)，科學(xué)的設(shè)置管理權(quán)限[3]。對(duì)于加密技術(shù)來(lái)說(shuō)，在使用的過(guò)程中可以有效應(yīng)用于文書檔案管理平臺(tái)，針對(duì)文書檔案的提交傳輸以及保存等都能夠進(jìn)行有效的公開(kāi)，又或者是對(duì)其進(jìn)行加密，這樣能夠保證文件的安全性。對(duì)于身份驗(yàn)證來(lái)說(shuō)，可以借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理人員設(shè)置一定的權(quán)限，讓相關(guān)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)管理，只有用戶的身份通過(guò)驗(yàn)證后才能夠獲得相關(guān)資料。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在文書檔案管理中需要對(duì)存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題進(jìn)行充分的分析，還要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要意義，以此促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。由于文書檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，為了滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，需要最先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行靈活應(yīng)用，不斷的優(yōu)化文書檔案管理制度，同時(shí)也要做好人才培養(yǎng)工作，在此基礎(chǔ)上針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全以及平臺(tái)安全進(jìn)行全面的保障，從而在整體上提升文書檔案管理質(zhì)量。