陳江穎

（成都人才服務(wù)中心，四川 成都 610015）

高校畢業(yè)生檔案中涵蓋了學生在校期間的所有表現(xiàn)，集中體現(xiàn)在學生的學習狀態(tài)、精神面貌、實踐能力以及實習經(jīng)歷等多個層面，在大學生擇業(yè)、就業(yè)等方面起到了決定性作用，也為用人單位提供了客觀真實的評判依據(jù)，有助于全面了解與掌握大學生的個人能力、思想道德素養(yǎng)、創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新意識等基本素質(zhì)，為畢業(yè)生就業(yè)工作的選擇提供了可靠參考依據(jù)。因此，高校必須對畢業(yè)生檔案管理工作予以高度重視，為畢業(yè)生提供可靠的服務(wù)保障。

1 高校畢業(yè)生檔案材料的意義

對于每個即將畢業(yè)的學生而言，畢業(yè)檔案的去留問題具有重要現(xiàn)實意義。高校畢業(yè)生檔案作為學生的學籍檔案，在其日后就職和個人發(fā)展中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，并且畢業(yè)生就業(yè)后在學校中的學習檔案也會成為人事檔案的重要評判依據(jù)。其中畢業(yè)生的檔案中主要包括入校期間各類登記表、學習成績、在校獎懲情況、入黨志愿書、歷年體檢報告以及畢業(yè)生報到通知書等重要材料，并且以上信息會在畢業(yè)生檔案的封皮中明確顯示。實際上畢業(yè)生檔案中詳細記錄了學生時期中的所有記錄，具有寶貴的財富價值，在畢業(yè)生日后入黨、考研、報考公務(wù)員、參軍入伍、人事調(diào)動、職位晉升、社保申辦以及年假審核等方面均有著關(guān)鍵性影響。與此同時，畢業(yè)生檔案將會伴隨著其從學校走入社會工作崗位，陪伴著學生邁入全新的發(fā)展階段。因此，學生畢業(yè)離校后，無論是否就業(yè)，不論用人單位是否需要審查學生檔案，檔案都是象征著其身份的檔案，要避免以無謂、敷衍的態(tài)度放棄檔案的管理。另外，畢業(yè)生還應(yīng)及時將自身檔案存儲在享有人事檔案管理權(quán)的用人單位、社會人力資源保障部門以及人才服務(wù)機構(gòu)，從源頭上避免后續(xù)可能發(fā)生的檔案糾紛問題。

2 當前高校畢業(yè)生檔案工作現(xiàn)狀分析

1）畢業(yè)生缺乏對個人檔案的正確認識。在人事制度不斷深化改革的形勢下，一部分私企工作崗位嚴重偏離于人事檔案管理工作軌道，不利于發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)中的最大化作用。與此同時，部分高校畢業(yè)生片面性地認為檔案在現(xiàn)實生活中無明顯用途，企業(yè)招聘人才時注重的是業(yè)績而非檔案，致使高校畢業(yè)生對人事檔案的重要性認知不足，甚至出現(xiàn)棄檔、死檔、斷檔等不良行為，對高校畢業(yè)生個人工作后期造成難以挽回的損失。此外，高校學生臨近畢業(yè)后，有些學校會將學生檔案交由其自主保管，而部分學生出于好奇心違規(guī)打開密封檔案，但實際上學生不具備開封檔案的權(quán)利，這種行為也會對其日后個人發(fā)展造成消極影響。

2）高校畢業(yè)生人事檔案管理的不規(guī)范現(xiàn)象。目前大部分高校畢業(yè)生的檔案管理體制仍有待完善，相關(guān)檔案管理部門也并未結(jié)合實際情況制定具體的實施細則，致使整個畢業(yè)生檔案管理工作流于形式，檔案管理人員僅 片面性地充當檔案保管人的角色，以學?；蚪邮諘r間為標準，將原檔案袋編號入庫，并未對相關(guān)檔案管理資料及時進行歸納與整理。這種不規(guī)范的操作行為不但無法保證檔案信息的真實性和完整性，長此以往還可能導(dǎo)致檔案管理混亂，甚至發(fā)生丟失檔案資料，誤裝檔案材料等問題，在一定程度上弱化了人事檔案管理的嚴謹性，對后續(xù)高校畢業(yè)生檔案管理工作的順利開展造成了一定的阻礙。

3）檔案管理工作效率不高。目前大部分高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)并未達到相應(yīng)的要求和標準，對于檔案管理的信息化建設(shè)也僅局限于檢索和查詢等功能模塊上。另一方面，部分高校的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)遠無法滿足新時代發(fā)展需要，并且其檔案管理人員也多半為兼職，工作任務(wù)僅停留在日常簡單事務(wù)處理方面，尚不具備良好的創(chuàng)新性思維，也未在檔案管理工作中積極引入市面上衍生出的新技術(shù)、新理念以及新設(shè)備，無法從根本上保證高校畢業(yè)生檔案工作效率。

3 加強高校畢業(yè)生檔案工作的建議

1）檔案意識的培養(yǎng)。首先，高?？煞e極為畢業(yè)生提供檔案咨詢服務(wù)，充分利用先進的技術(shù)手段加大人事檔案宣傳力度，要求畢業(yè)生對人事檔案的性質(zhì)、地位以及作用有基本了解和認知，使全體高校畢業(yè)生充分認識到人事檔案在其日后個人發(fā)展中的重要性，尤其是在就業(yè)和工作崗位晉升、評定職稱中起到的決定性作用。其次，檔案可直接反映出畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，相關(guān)用人單位也以此作為評判依據(jù)綜合評價畢業(yè)生的專業(yè)素養(yǎng)，也是定位畢業(yè)生個人發(fā)展方向的重要參考依據(jù)。

2）檔案管理者隊伍的建設(shè)。檔案管理人員作為高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的主體對象，在整個檔案管理工作中起到了決定性作用，但部分高校在專業(yè)化人才培養(yǎng)方面的意識仍有所欠缺，也未積極組建經(jīng)驗豐富的信息化檔案管理者隊伍?；跒楸ＷC高校畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，必須從檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高方面著手，要求其具備良好的責任意識和敬業(yè)精神，發(fā)自內(nèi)心地投入到自身工作崗位，充分認識到檔案管理工作對畢業(yè)生日后就業(yè)發(fā)展的重要性，為人力資源開發(fā)工作的有序開展提供基本保障。另外，高校還可以定期組織現(xiàn)有管檔人員參加技術(shù)培訓(xùn)活動，強化檔案管理者隊伍建設(shè)，要求其不斷拓展檔案管理知識層面，熟練掌握畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理手段，整體提高檔案管理的專業(yè)化水平。

3）建立獨立完整的檔案管理系統(tǒng)。推動高校畢業(yè)生檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和標準化發(fā)展，有助于提高畢業(yè)生、學校、用人單位之間點對點的溝通效率，為高校畢業(yè)生的雙向就業(yè)選擇提供強有力的支撐。因此，相關(guān)高校必須不斷優(yōu)化與改進檔案管理工作模式，靈活運用先進的科技手段，建立獨立完整的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技手段在檔案管理工作中的實效性價值，最大限度地提高高校畢業(yè)生檔案管理工作效率。首先，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。從管理理念、管理手段等方面著手調(diào)整與改進檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，重點關(guān)注檔案資料收集、整理、鑒定以及保管等工作事項的規(guī)范化處理。其次，加強檔案管理信息化建設(shè)，要求檔案管理工作人員靈活運用信息技術(shù)手段提高檔案借閱歸還的效率，在減輕工作負擔的同時提高檔案管理工作的安全性和可靠性，并適當加大高素質(zhì)檔案管理人員的選拔力度，通過提高工資薪酬和待遇的方式避免檔案管理人才的流失。真正為畢業(yè)生提供良好的檔案管理服務(wù)。此外，在畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)中，相關(guān)高校還應(yīng)有意識地加大軟件、硬件設(shè)備的投入與研發(fā)力度。

4 結(jié)語

在現(xiàn)代社會化發(fā)展進程不斷加快的背景下，高校大學生之間的市場競爭愈發(fā)激烈，致使其日后面臨著嚴峻的就業(yè)考驗。但當前大部分高校檔案管理工作中仍存在亟待解決的問題，尤其體現(xiàn)在畢業(yè)生的檔案意識淡薄、管檔人員操作不規(guī)范等方面?；诖?，高校必須堅持“以學生為本”的原則，及時處理檔案管理工作中存在的問題和不足，通過提高畢業(yè)生對檔案管理工作的認知、優(yōu)化檔案管理工作流程等有效措施，保障畢業(yè)生檔案管理工作的有序進行。