董齊魯

（聊城市中心醫(yī)院，山東 聊城 252000）

檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院正常運(yùn)行是非常重要的，它關(guān)系到醫(yī)院與員工的核心利益。運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法有助于提高事業(yè)單位檔案管理的整體效率；同時(shí)，管理人員應(yīng)該要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，有助于解決當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理存在的幾大問(wèn)題。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1）檔案管理制度不完善?，F(xiàn)實(shí)中，多數(shù)事業(yè)單位經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的沉淀，并沒(méi)有形成較好的檔案管理制度。作為一家醫(yī)院的核心部分，檔案管理一直是醫(yī)院與員工之間的橋梁。醫(yī)院通過(guò)檔案了解到員工個(gè)人的基本信息，然后有針對(duì)性地對(duì)員工實(shí)施人性化的管理；另外，如果檔案管理行為上存在漏洞，將會(huì)影響到其他部門(mén)的工作，使得其他程度無(wú)法順利開(kāi)展；檔案管理制度的不完善還會(huì)引起醫(yī)院內(nèi)部矛盾，信息交流存在不準(zhǔn)確性。因此，醫(yī)院務(wù)必要落實(shí)好各項(xiàng)檔案管理措施。

2）檔案管理人員認(rèn)知水平差。檔案管理的整體水平受到檔案管理人員認(rèn)知度的影響。一般來(lái)說(shuō)，專業(yè)的檔案管理人員在工作期間，善于利用自己的專業(yè)知識(shí)處理好工作期間遇到的各種問(wèn)題。相反，一個(gè)并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員由于本身知識(shí)認(rèn)知程度不夠，導(dǎo)致工作管理上容易犯錯(cuò)，并且還會(huì)影響到其他部門(mén)的正常運(yùn)行。

3）人才稀缺。目前，檔案管理人員是非常稀缺的。優(yōu)秀的檔案管理能力雖然很強(qiáng)，但是真正能夠長(zhǎng)久工作的，卻寥寥無(wú)幾。一家醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，一定會(huì)遇到許多問(wèn)題。比如員工離職，人員調(diào)動(dòng)以及其他。這些問(wèn)題都會(huì)涉及檔案管理。由于人才的缺乏，很多醫(yī)院在檔案管理工作崗位上難免會(huì)存在停滯的現(xiàn)象。所以，積極的尋找優(yōu)秀的檔案管理人才，成為醫(yī)院必須要解決的問(wèn)題之一。作為優(yōu)秀的醫(yī)院，必須要著眼于未來(lái)，利用公司現(xiàn)有的有效資源，努力開(kāi)發(fā)優(yōu)秀的人才，為管理崗位做好充足準(zhǔn)備。

2 事業(yè)單位檔案管理的主要對(duì)策

1）加強(qiáng)管理知識(shí)培訓(xùn)。檔案管理人員最重要的是有足夠?qū)I(yè)的管理知識(shí)，能夠清楚認(rèn)識(shí)到其崗位的重要性。因此加強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)培訓(xùn)是必要的。醫(yī)院應(yīng)該要從不同的方面抓起，努力為他們創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，且要利用優(yōu)秀的資源為人員提供知識(shí)來(lái)源保障。其次，管理人員自身要加大學(xué)習(xí)力度，利用多余的時(shí)間去掌握更全面，更豐富的管理知識(shí)，提升個(gè)人管理能力；在工作崗位上，盡量與同事交流學(xué)習(xí)，完善自己不足之處；另外，可以以個(gè)人的名義或團(tuán)隊(duì)的名義報(bào)名參加知識(shí)培訓(xùn)班，充實(shí)自己的實(shí)力，對(duì)于這份檔案管理工作是十分有幫助的。學(xué)習(xí)的過(guò)程中，要做到認(rèn)真聽(tīng)講，積極發(fā)言，消化知識(shí)和掌握專業(yè)技能。

2）加大建設(shè)力度。檔案管理對(duì)于醫(yī)院的人力資源管理是緊密聯(lián)系的。因此，不完善的檔案管理制度容易導(dǎo)致人力資源管理出現(xiàn)問(wèn)題，引起員工與醫(yī)院之間的不和諧。因此，加大建設(shè)力度，完善檔案管理制度是需認(rèn)真對(duì)待，不能馬虎。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理建設(shè)應(yīng)該要融入信息化手段，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，有效地提升管理水平。此外，還要與各部門(mén)之間建立好網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)關(guān)系，做到及時(shí)反饋，及時(shí)糾正，及時(shí)更新等等工作內(nèi)容。實(shí)施人事檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院必然的一個(gè)過(guò)程。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的日常工作中，沒(méi)有信息化技術(shù)手段的幫助，檔案管理顯得十分笨拙。

3）加強(qiáng)管理水平。檔案管理工作是否讓人滿意，要看工作者的管理水平。對(duì)于醫(yī)院或部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，對(duì)于管理者的管理水平要求很高，首先它必須是需要有足夠強(qiáng)的專業(yè)技能。因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須要時(shí)刻保持清晰的頭腦，而且在處理事務(wù)上要做到眼疾手快，且出錯(cuò)率小。掌握專業(yè)的技能外，更加要求人員有足夠強(qiáng)的自律能力。檔案管理的工作需要與其他部門(mén)進(jìn)行溝通聯(lián)系，甚至有時(shí)要與老板商量，所以在進(jìn)行管理的過(guò)程中，務(wù)必要有一顆自律的心態(tài)，對(duì)自己的工作全面負(fù)責(zé)。此外，一個(gè)人的素養(yǎng)也是影響檔案管理工作效率的原因；多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員并沒(méi)有較高的素養(yǎng)，他們認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)不起眼的工作，不受人尊敬。因而出現(xiàn)了工作態(tài)度散漫，不負(fù)責(zé)，隨心所欲等現(xiàn)象。醫(yī)院人事管理人員一定要加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)。

4）加大安全。安全設(shè)施對(duì)于檔案管理工作是非常重要的，尤其是醫(yī)院檔案管理庫(kù)房的環(huán)境，不能有任何的安全問(wèn)題隱患，一旦發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部要起帶頭作用，處理好相關(guān)的事宜。此外，要嚴(yán)格的批評(píng)管理人員，對(duì)于他們的工作懈怠要做出具體的懲罰；此外，醫(yī)院自身要加大安全防范意識(shí)，積極地投入資金和設(shè)備，擴(kuò)大安全范圍和保障度。管理者在任職期間，必須要每天定期排查安全隱患工作，努力做好各項(xiàng)措施，積極與門(mén)衛(wèi)合作。同時(shí)，庫(kù)房的環(huán)境一定要干燥，不能潮濕，要做到經(jīng)常清洗，消毒。對(duì)于一些陳舊的檔案，要及時(shí)做好修護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)和信息的完整性。完整的信息保存便于日后恰部門(mén)的工作，大大提高了工作效率，方便他人的同時(shí)，也保障了醫(yī)院自身的利益。

還有，醫(yī)院要加大安全監(jiān)控，對(duì)于醫(yī)院檔案管理庫(kù)房周圍的環(huán)境要足夠熟悉，安裝多個(gè)監(jiān)控設(shè)備，定時(shí)監(jiān)察人員的走向。必要時(shí)要與監(jiān)管部門(mén)合作，做好監(jiān)控調(diào)取，取證的工作。在一家醫(yī)院人事管理中，檔案管理是起著決定性的作用，它管理者幾乎所有員工的基礎(chǔ)信息，沒(méi)有它的存在，很多相關(guān)的工作就無(wú)法順利展開(kāi)。所以完全有必要對(duì)其安全性做一次有力的保護(hù)。最好是配置經(jīng)驗(yàn)豐富的看守人員，輪班進(jìn)行監(jiān)督，是起到最好防范檔案丟失或因意外事故引起的檔案損失等等。今天，是一個(gè)信息化社會(huì)，任何人在出門(mén)辦事，都必須要用到自己的檔案信息，更何況是一家醫(yī)院，檔案管理工作從實(shí)際的角度出發(fā)，考慮到人事部門(mén)的各項(xiàng)工作利益，積極且完整的保存檔案是管理者的義務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作室一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，需要管理者有足夠的管理經(jīng)驗(yàn)，其次還要有較強(qiáng)的合作意識(shí)。檔案管理工作期間，必須要保持高度的警惕，同時(shí)要對(duì)每一種類的檔案，清楚地掌握它的各個(gè)信息，因此它是個(gè)有挑戰(zhàn)性的工作。如果自身素質(zhì)不提高的話，很難勝任。這時(shí)，醫(yī)院要加大技術(shù)，財(cái)力方面的投入，創(chuàng)造優(yōu)越的管理環(huán)境。