盧生瓊

（成都興城投資集團(tuán)有限公司，四川 成都 610041）

建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)工程實(shí)體的圖、文記載，是工程施工全過(guò)程的真實(shí)寫照，是建設(shè)工程建成后一份最完整、最真實(shí)的記錄，不但具有現(xiàn)實(shí)的實(shí)用價(jià)值，而且具有長(zhǎng)久的歷史價(jià)值。檔案質(zhì)量好壞直接反映建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量。本文從如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理和審查著手，以ISO9000質(zhì)量管理體系中文件和資料控制程序及ISO15489檔案管理通則中文件質(zhì)量特性要求為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案文件從形成到移交流程管控、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案審查等內(nèi)容展開論述，抓好移交流程管理的同時(shí)，注重從文件的齊全完整性、真實(shí)性和規(guī)范性著手開展審查工作，確保歸檔文件如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，保證形成文件的質(zhì)量，使建設(shè)項(xiàng)目檔案經(jīng)得住歷史的檢驗(yàn)。

1 抓好事前培訓(xùn)，做好前端控制

建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在工程開工建設(shè)階段，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)組織建設(shè)單位項(xiàng)目管理相關(guān)人員和檔案人員以及勘察、設(shè)計(jì)、施工、總承包、監(jiān)理、第三方檢測(cè)等參建單位檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、組卷和質(zhì)量提出要求，提高各參建單位對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確參建各方工作職責(zé)，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)文件，工程總承包單位負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)形成的施工竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的監(jiān)理文件的收集、整理、組卷、歸檔工作，監(jiān)理單位同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)施工竣工文件和竣工圖進(jìn)行審查并簽署意見，各單位對(duì)形成文件的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)，為后期項(xiàng)目材料的收集、整理奠定基礎(chǔ)。

2 抓好過(guò)程聯(lián)系，加強(qiáng)事中指導(dǎo)

建設(shè)單位檔案管理人員通過(guò)QQ或微信建立項(xiàng)目檔案工作聯(lián)系群，及時(shí)跟進(jìn)了解項(xiàng)目進(jìn)展和檔案收集情況；通過(guò)定期組織培訓(xùn)會(huì)議、發(fā)送檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理制度等形式，對(duì)各參建單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)；在項(xiàng)目施工過(guò)程中或進(jìn)行到一定階段時(shí)，檔案部門聯(lián)系項(xiàng)目管理部門，利用工地例會(huì)、階段性工作完成驗(yàn)收等形式，組織檔案專業(yè)人員和項(xiàng)目管理部門人員到施工現(xiàn)場(chǎng)檢查資料的收集整理情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出完善意見，有針對(duì)性地進(jìn)行指導(dǎo)，確保現(xiàn)場(chǎng)收集文件持續(xù)規(guī)范。

3 抓好竣工資料審查，確保資料齊全完整

3.1 明確審查流程和責(zé)任

在審查方面制定嚴(yán)格的流程、明確參建各方的審查責(zé)任。施工單位審查施工竣工文件，監(jiān)理單位審查監(jiān)理文件，同時(shí)審查施工竣工文件并簽署意見，對(duì)其真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，建設(shè)單位項(xiàng)目部門對(duì)資料是否真實(shí)反映施工過(guò)程各階段實(shí)際情況，以及是否符合歸檔要求進(jìn)行復(fù)核審查，最后由檔案部門進(jìn)行歸檔符合性審查，根據(jù)各自的職責(zé)不同進(jìn)行分層審查。

3.2 明確審查內(nèi)容。從齊全完整性、真實(shí)性、規(guī)范性進(jìn)行審查，確保文件質(zhì)量

1）齊全性審查。一是從合同要求內(nèi)容進(jìn)行審查。建設(shè)項(xiàng)目從工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收，需要產(chǎn)生大量合同，如勘察、設(shè)計(jì)、施工、檢測(cè)、監(jiān)理等合同，合同內(nèi)容明確規(guī)定了對(duì)方單位的職責(zé)及應(yīng)該提供的相關(guān)資料，因合同一般由建設(shè)單位的合同部門負(fù)責(zé)日常收集，因此項(xiàng)目竣工移交時(shí)，大多數(shù)單位對(duì)合同進(jìn)行收集齊全并歸檔，但對(duì)合同中明確應(yīng)由相關(guān)方提供的資料有些單位卻沒有跟蹤收集，導(dǎo)致資料收集不齊全，不能形成閉合，通過(guò)合同內(nèi)容審查，督促合同對(duì)方提交相應(yīng)成果資料，如勘察合同規(guī)定提交勘察報(bào)告，設(shè)計(jì)合同規(guī)定提交初步設(shè)計(jì)文件、工程概算等，確保文件收集齊全完整。二是前期文件、竣工階段文件審查，這部分資料主要由建設(shè)單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、積累，注重對(duì)整個(gè)工程的項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、征地拆遷、項(xiàng)目管理等項(xiàng)目前期形成的文件，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、進(jìn)館審核意見書等竣工驗(yàn)收階段形成文件按照建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍及項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際進(jìn)行系統(tǒng)梳理、核查，對(duì)缺失的文件通過(guò)發(fā)送工作聯(lián)系單的形式到相關(guān)部門催收，確保整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的成套、系統(tǒng)和完整。

2）真實(shí)性審查。主要從竣工文件、竣工圖、電子文件進(jìn)行審查?？⒐の募饕獙彶椋何募欠駷樵?，文件內(nèi)容填寫及責(zé)任簽署蓋章手續(xù)是否完整，文件提及的依據(jù)性和支撐性材料是否齊全，相關(guān)材料如材料報(bào)審、合格證、試驗(yàn)報(bào)告等是否一致，文件編號(hào)是否連續(xù)、規(guī)范等；竣工圖主要審查：竣工圖是否完整、準(zhǔn)確、清晰、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定、圖紙會(huì)審中提及的內(nèi)容是否一一真實(shí)反映到竣工圖上，更改是否按標(biāo)準(zhǔn)或要求進(jìn)行，如修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號(hào)和條款號(hào)，圖面變更面積超過(guò)20%的應(yīng)重新繪制等，更改是否有遺漏或錯(cuò)誤，更改遺漏或更改錯(cuò)誤，都會(huì)導(dǎo)致提供的竣工圖不準(zhǔn)確，竣工圖是否加蓋竣工圖章，簽字蓋章手續(xù)是否齊全；電子文件審查：電子文件是否有效、可讀，圖樣是否清晰，與紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致，照片對(duì)時(shí)間地點(diǎn)人物等背景信息說(shuō)明是否齊全、完整等。

3）規(guī)范性審查。主要從歸檔組卷質(zhì)量進(jìn)行審查，如卷內(nèi)目錄、案卷題名編制是否符合著錄要求。一是卷內(nèi)目錄應(yīng)客觀詳細(xì)記錄每份文件的內(nèi)容，存在的問題：卷內(nèi)目錄格式不規(guī)范；責(zé)任者填寫不準(zhǔn)確，如合同需填寫甲乙雙方，可以用規(guī)范化簡(jiǎn)稱；日期填寫不準(zhǔn)確，如將竣工圖日期錯(cuò)填為施工圖日期，多個(gè)日期應(yīng)以責(zé)任者日期為主；頁(yè)號(hào)與對(duì)應(yīng)文件不一致；著錄粗略，如施工日志一年著錄為一個(gè)條目，所有監(jiān)理文件著錄為監(jiān)理文件一個(gè)條目；題名：著錄缺乏針對(duì)性，如會(huì)議紀(jì)要、檢測(cè)報(bào)告等無(wú)法反映具體內(nèi)容。著錄不完整，如混凝土檢測(cè)報(bào)告著錄為混凝土檢測(cè)。著錄不準(zhǔn)確，如對(duì)竣工圖填寫為施工竣工圖等。二是案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，包括項(xiàng)目名稱、專業(yè)名稱、卷文件的內(nèi)容。案卷題名編寫常常出現(xiàn)的問題有：編寫不規(guī)范：如，“竣工資料1、竣工資料二”，數(shù)字不統(tǒng)一、檢索不容易；沒準(zhǔn)確揭示案卷內(nèi)容：如“XX項(xiàng)目圖紙”，不確定是施工圖還是竣工圖；題名所寫項(xiàng)目名稱不是核準(zhǔn)名稱；案卷題名與卷內(nèi)目錄不一致，與案卷脊背名稱不一致。因此編寫題名時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫標(biāo)題，題名要簡(jiǎn)明但不能籠統(tǒng)，題名反映的卷內(nèi)文件應(yīng)全面，一般采用“工程名稱+單位工程+主要卷內(nèi)文件”的形式，項(xiàng)目名稱過(guò)長(zhǎng)應(yīng)用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

3.3 指導(dǎo)整改完善，確保經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)

建設(shè)單位對(duì)竣工資料按照相關(guān)要求審查完畢后，檔案管理人員將資料存在的問題列出清單（包含：工程項(xiàng)目名稱檢查內(nèi)容、存在問題、整改情況、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等），以匯總表的形式發(fā)送項(xiàng)目管理部門及施工單位并指導(dǎo)整改、完善，提出整改完成要求及時(shí)間，整改完成后并在整改情況中注明。

4 設(shè)置管控環(huán)節(jié)，確保資料移交齊全

為對(duì)投資負(fù)責(zé)，確保資料移交齊全，便于后期利用，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)資料移交齊全和竣工支付環(huán)節(jié)的管控。對(duì)參建單位合同款支付審批時(shí)審查項(xiàng)目文件的歸檔情況，將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。按照明確的各參建單位對(duì)竣工資料的審核職責(zé)，施工單位將項(xiàng)目竣工文件收集齊全，按檔案管理要求分類、整理、組卷后，依次由施工單位、監(jiān)理單位對(duì)文件的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行全面審查，確保所移交的竣工文件真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并由各方責(zé)任人在竣工文件移交清單上簽署意見，加蓋單位公章，將成套資料移交建設(shè)單位，建設(shè)單位的項(xiàng)目管理部門及檔案管理人員對(duì)施工單位移交資料進(jìn)行審核基本符合要求后共同簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門方可支付結(jié)算款項(xiàng)。