冀 超

（河北省張家口市軍隊離休退休干部服務(wù)管理中心，河北 張家口 075000）

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作過程中，需要耗費巨大的人力物力對相關(guān)檔案信息進行管理，因為傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作是需要人工進行檔案信息的錄入、分類、整理和歸檔?，F(xiàn)階段使用信息化技術(shù)可以用電腦技術(shù)操作這幾個步驟，大大加快了檔案管理的速度，同時因為電腦進行信息處理時，是按照程序進行操作的，所以在一定程度上降低了出現(xiàn)問題的概率。所以信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

1 檔案管理工作中進行信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1.1 提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要對檔案進行手寫入檔，也就是說將需要記錄的檔案信息通過手寫的方式記錄在檔案紙上。之后再根據(jù)檔案的種類和規(guī)格對該檔案進行分類。最后將該檔案置放于檔案管理室中的相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)下。在需要對該檔案進行查詢審閱時，檔案管理工作人員要先根據(jù)檔案的類別，找到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，之后在同一標(biāo)準(zhǔn)下對該檔案進行查找。成功找到后才能實現(xiàn)對該檔案的審閱?，F(xiàn)階段在檔案管理工作中進行信息化建設(shè)能夠有效優(yōu)化相關(guān)檔案管理工作的流程[1]。使用信息化建設(shè)幫助進行檔案管理工作，就是將上面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理工作盡可能的分配給計算機，通過這種方式實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。比如說檔案管理工作人員只需要將需要記錄的檔案錄入電腦系統(tǒng)中，計算機可以自動根據(jù)檔案的類別將檔案信息存入相關(guān)的類別，之后在需要對該檔案進行審閱時，只需要在計算機系統(tǒng)中進行查詢即可。不需要檔案管理工作人員再去翻找，大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1.2 降低人力物力資源的浪費

在傳統(tǒng)的制約檔案管理工作的眾多條件中，對檔案管理工作制約最大的就是傳統(tǒng)檔案管理工作對于大量人力物力資源的需要[2]。傳統(tǒng)檔案管理工作需要較多的管理工作人員以及一個能夠擺放檔案信息的空間。所以說傳統(tǒng)的檔案管理工作很大程度上都是對人力資源和物力資源的浪費。畢竟檔案管理的實際工作中，很多的工作都是枯燥的重復(fù)勞動，將過多的人力資源集中在檔案管理工作中可能會造成單位舍本逐末現(xiàn)象的出現(xiàn)。但是現(xiàn)階段使用信息化建設(shè)在檔案管理工作中，就可以有效地降低人力物力的浪費。相對于需要較多工作人員的傳統(tǒng)工作，現(xiàn)階段只需要兩到三個工作人員就可以實現(xiàn)檔案的信息化管理。相對于需要存放檔案空間的傳統(tǒng)工作，現(xiàn)階段只需要一個容量足夠大的信息儲存裝置即可。大大降低了人力物力資源的浪費。

1.3 可以高速度的實現(xiàn)檔案信息的共享

檔案管理工作的本質(zhì)其實就是信息管理工作，能夠通過對檔案信息的管理實現(xiàn)對單位管理工作經(jīng)驗的總結(jié)，幫助單位更好更快發(fā)展[3]。這才是檔案管理工作的意義。所以檔案管理工作需要將檔案信息進行傳遞和審閱，保證檔案信息的應(yīng)用價值。傳統(tǒng)的檔案管理工作不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高速共享，因為檔案信息需要審閱人員到檔案所在地進行審查，才能實現(xiàn)檔案信息的應(yīng)用價值。而現(xiàn)階段對檔案管理工作進行信息化管理，能夠?qū)M足傳遞要求的檔案通過計算機系統(tǒng)進行傳送，最大程度上跨越時空的距離，能夠?qū)崿F(xiàn)高速度的檔案信息的共享。

2 探索信息化建設(shè)在檔案管理工作中的具體實施對策

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員提高對于檔案管理工作的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的思維模式是指導(dǎo)單位管理工作和檔案管理工作的指南針，所以想要實現(xiàn)高效的信息化檔案管理，首先單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新自己的管理思維，適應(yīng)社會潮流的發(fā)展，促進檔案管理工作的開展，最終幫助單位實現(xiàn)工作目標(biāo)[4]。單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對于檔案管理工作的重視程度。想要實現(xiàn)檔案管理工作信息化，首先就要建設(shè)最基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對于檔案管理部門的資金投入，在資金方面給予檔案管理部門足夠的支持，幫助檔案管理部門引進先進的計算機、打印機、信息儲存裝置等等。同時在檔案管理部門的人員組成上進行重視，比如說單位領(lǐng)導(dǎo)可以成立檔案管理小組對檔案管理工作進行直接領(lǐng)導(dǎo)，將有能力有想法的工作人員調(diào)動到檔案管理部門中進行工作。通過這種重視方式，大大提高檔案管理部門的工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作人員要提高對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該組織對自己部門的員工進行培訓(xùn)，使其明白檔案管理工作對于單位發(fā)展的重要性，激發(fā)員工工作的熱情和積極性。同時可以構(gòu)建良好的績效管理模式，通過物質(zhì)上的獎勵激發(fā)員工提高工作質(zhì)量和工作效率的積極性。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力是能夠直接影響到檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要保證，傳統(tǒng)的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力可能已經(jīng)不能滿足信息化建設(shè)檔案管理工作的要求，所以要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力[5]。

首先就是提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。這就需要單位領(lǐng)導(dǎo)或者檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)積極和地方高校中的檔案管理專業(yè)進行聯(lián)系，組織員工到校園內(nèi)部進行專業(yè)信息化檔案管理的學(xué)習(xí)。或者單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)可以請當(dāng)?shù)馗咝Ｖ袡n案管理專業(yè)的教師到單位內(nèi)部對員工進行有針對性的講座。通過這種方式提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。同時為了保證員工具有強烈的積極性，單位可以擴大員工的獎金占比，通過這種方式激發(fā)員工學(xué)習(xí)的欲望和興趣。其次就是提高將來進入檔案管理部門工作的工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。比如說單位在進行招聘時，首先要對招聘人員的專業(yè)進行限定，最好是招納檔案管理專業(yè)或者計算機應(yīng)用專業(yè)的相關(guān)人才。在通過簡歷篩選和職業(yè)道德的初試之后，可以將招聘人員帶領(lǐng)到實際的檔案管理工作中，通過工作效率和工作質(zhì)量的測試選定招納的人才。通過這種方式可以提高未來進入檔案管理部門中的工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。單位也可以直接對社會上專業(yè)能力較強、工作經(jīng)驗豐富的人才進行招納，通過提高待遇和薪資吸引相關(guān)人才進入到檔案管理部門工作。這樣做還有一個好處，就是能夠直接提高檔案管理部門的信息化工作水平，帶動整個部門工作向好向上發(fā)展。

2.3 建立安全高效的信息化檔案管理系統(tǒng)

針對單位內(nèi)部的檔案信息管理系統(tǒng)，有兩個要求：第一就是安全，第二就是高效。想要提高單位內(nèi)部檔案管理工作的信息化建設(shè)程度，一個高效安全的檔案信息管理系統(tǒng)的建立是不可或缺的[6]。

首先就是安全性，由于事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息的機密性和差異性，檔案信息管理系統(tǒng)的安全性是必須要保證的，安全性的重要程度甚至大于系統(tǒng)的高效性。這就要求檔案管理部門內(nèi)部做好防火墻工作，同時最好設(shè)置相應(yīng)的數(shù)字簽名，保證系統(tǒng)內(nèi)部工作人員進行系統(tǒng)查閱時能夠按規(guī)定等級查閱相關(guān)檔案。同時針對檔案信息管理系統(tǒng)，最好將系統(tǒng)放在單位管理系統(tǒng)的內(nèi)部，使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行審閱和查看，這樣能夠有效降低來自互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險，充分保證檔案信息的安全。其次就是高效性，高效性體現(xiàn)在兩個方面。首先就是檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)硬件，比如說在建立檔案信息管理系統(tǒng)時，選購的系統(tǒng)硬件都是相對高級的配置，像CPU選帶F的，主板選擇微星的，最大程度保證系統(tǒng)能夠高效流暢甚至負載運行。其次就是提高檔案管理人員對于系統(tǒng)的熟悉程度和操作程度。通過這兩方面的提高，能夠有效促進檔案信息管理系統(tǒng)使用的效率。有利于構(gòu)建安全高效的信息化檔案管理系統(tǒng)。

2.4 結(jié)合傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，進行檔案管理工作

檔案管理工作并不是短時的工作，而是長時間對于檔案信息的整理和使用，促進單位管理進步的工作。所以即使現(xiàn)階段使用信息化檔案管理系統(tǒng)，也需要對原來的紙質(zhì)化檔案進行管理。這就要求在進行信息化建設(shè)檔案管理工作的過程中，依然要注意對于紙質(zhì)化檔案的內(nèi)容管理。

首先針對字跡清晰、應(yīng)用價值顯著的紙質(zhì)化檔案，檔案信息管理工作人員可以將這部分檔案用拍照的方式或者字跡錄入的方式轉(zhuǎn)化成電子信息檔案，之后在檔案管理信息系統(tǒng)中進行分類和儲存。通過這種方式提高對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價值。有利于促進檔案信息管理工作質(zhì)量的提高。其次是針對字跡不清醒、但是應(yīng)用價值明顯的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。檔案信息管理工作人員可以結(jié)合字跡辨認技術(shù)對相關(guān)紙質(zhì)檔案進行信息還原，同時將還原之后的信息直接錄入檔案管理信息系統(tǒng)中，通過這種方式提高這部分紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價值。最后就是針對字跡不清晰、應(yīng)用價值不顯著的紙質(zhì)化檔案，檔案信息管理人員可以在和領(lǐng)導(dǎo)申請之后，對這部分檔案進行銷毀。

2.5 規(guī)范檔案管理工作的操作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范檔案管理工作的操作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)是能夠促進檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)之后檔案管理工作質(zhì)量的重要保證。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，可能由于檔案管理工作人員的工作習(xí)慣和工作標(biāo)準(zhǔn)不同，對于檔案管理工作的理解不同，導(dǎo)致部分相同類別的檔案卻儲存在不同的分區(qū)，增加了利用檔案信息應(yīng)用價值的難度。

所以在建立檔案管理信息化系統(tǒng)之后，應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作的操作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)。比如說規(guī)定某一類型的檔案只能儲存在某一硬盤中，或者在進行檔案錄入時，需要提前將檔案的種類和類別在檔案信息管理系統(tǒng)中進行分辨。在規(guī)范檔案管理工作人員的相關(guān)操作過程中，可以適當(dāng)增加獎懲措施，通過這種方法讓員工熟悉檔案信息管理系統(tǒng)的操作方式和操作流程。同時嚴(yán)格的獎懲制度的落實，既能夠增加員工工作的積極性，也能夠盡量避免員工出現(xiàn)失誤的可能性。規(guī)范員工進行相關(guān)操作的動作，能有效提高員工的工作效率和工作質(zhì)量，為檔案信息在接下來的應(yīng)用過程中奠定良好的基礎(chǔ)，進而促進單位管理工作的開展，最終實現(xiàn)整個單位的工作目標(biāo)。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作是能夠促進單位工作進步、單位工作質(zhì)量和效率提高的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段使用信息化建設(shè)檔案管理工作既是時代要求，同時也是單位自我發(fā)展的要求。所以需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門中的工作人員重視信息化對于檔案管理工作質(zhì)量和效率的幫助，最終促進檔案信息實現(xiàn)最大化應(yīng)用價值，促進單位的進步發(fā)展。