簡遠(yuǎn)征

（中共龍巖市永定區(qū)委總值班室，福建 龍巖 364110）

文書在事業(yè)單位中，是一項(xiàng)非常重要的辦公依據(jù)，其對該單位的整體發(fā)展、業(yè)務(wù)進(jìn)程等各類信息皆有記載，更屬于檔案管理工作中不可分割的一部分。事業(yè)單位的工作質(zhì)量及其對社會(huì)所帶來的影響皆離不開文書檔案的記錄。由此可得，要真正開展此項(xiàng)工作，其過程是較為繁雜的。然而，不少相關(guān)人員在對傳統(tǒng)的文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，其管理過程皆具有或大或小的問題，例如，管理效率不夠高，管理程序不夠簡化以及文檔不易保存等等。而此類問題的產(chǎn)生，皆背離了當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下對工作的高效需求。對此，在文書檔案管理工作中，有效的引入計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)，便能在一定程度上，使文書檔案管理工作得到優(yōu)質(zhì)的提升。

1 辦公室文書管理工作信息化的重要性

1）文書檔案管理工作的重要性。文書檔案對于事業(yè)單位而言，是記錄其自身發(fā)展的一項(xiàng)重要載體，更是其對管理工作進(jìn)行完善的重要材料，以及在需要時(shí)，供有關(guān)部門進(jìn)行查閱的重要憑據(jù)。此外，這類資料與檔案也可在國家開展相應(yīng)經(jīng)濟(jì)文化活動(dòng)時(shí)，為其提供相關(guān)數(shù)據(jù)，也能為國家歷史的保存提供一份力量。除上述外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案中所反映的資料，也有效的記載了其業(yè)務(wù)發(fā)展的具體進(jìn)程、資源利用、資金用量等一系列材料。而此，也能為社會(huì)帶來具有利用價(jià)值的相關(guān)信息[1]。

2）發(fā)展辦公室文書管理工作信息化的重要性。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，無疑對社會(huì)工作的開展起到了巨大的推動(dòng)作用。其能有效提高不同行業(yè)工作的效率進(jìn)程，更能有效加快工作制度的有效改革，從而使得不少行業(yè)的發(fā)展規(guī)模愈來愈大。事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，可以在其中有效的引入相關(guān)的信息技術(shù)。如此一來，檔案管理者在對檔案進(jìn)行搜集、歸納與整理時(shí)，其效率便會(huì)更高。而相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行查閱與使用時(shí)，也能更加方便與快速。而信息化系統(tǒng)的加持，更能拓展檔案在線瀏覽業(yè)務(wù)，從而為使用者帶來更大的便利。各單位不同部門人員在進(jìn)行信息交流時(shí)，可以有效利用云儲存技術(shù)，從而令文書檔案的安全性能夠得到更高的保障。而云儲存技術(shù)，也能同時(shí)為外派人員進(jìn)行信息的傳遞與分享，從而使檔案在使用過程中，更加方便、快捷[2]。

2 辦公室文書檔案管理出現(xiàn)的問題

1）信息化技術(shù)認(rèn)識程度不高。信息技術(shù)的使用，從整體社會(huì)發(fā)展而言，雖有所普及，但還未達(dá)到全覆蓋的局面。尤其對于年齡較大的文書檔案管理工作者，其接受新事物能力則要更弱。因此，此類工作者在信息技術(shù)應(yīng)用方面，還較為陌生，也不能對此項(xiàng)新技術(shù)有更深的了解。此種現(xiàn)象也導(dǎo)致了，年紀(jì)較大的工作者們無法真正明白信息技術(shù)對于檔案管理工作所帶來的推動(dòng)作用。如此一來，其自身發(fā)展便會(huì)受到一定的限制，從而也致使了辦公室文書檔案信息化無法在事業(yè)單位得到真正的發(fā)展。

2）工作人員相應(yīng)技術(shù)不夠熟練。不少檔案管理工作人員未經(jīng)過系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)，因而致使了不少檔案管理工作者沒有一定的信息技術(shù)能力。雖大部分原因皆是由于其年紀(jì)過長，或是對信息技術(shù)了解不夠，因而不愿花費(fèi)時(shí)間去學(xué)習(xí)新技術(shù)所導(dǎo)致。但歸根其本質(zhì)，則是未有足夠的自主學(xué)習(xí)能力以及對相應(yīng)信息技術(shù)了解與掌握的能力。此外，事業(yè)單位也未設(shè)置有關(guān)的學(xué)習(xí)課程以供工作者學(xué)習(xí)。如此，也就致使了，檔案管理工作無法真正與信息化建設(shè)相以融合。

3）電子文書檔案安全得不到保障。辦公室文書檔案管理一直未能全面實(shí)現(xiàn)與信息化技術(shù)合為一體，因此，其數(shù)字文書檔案的安全系統(tǒng)也未能真正得到保障。此種現(xiàn)象，也導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)所處環(huán)境危險(xiǎn)，非常容易致使部分信息遺失或被破壞，從而令檔案信息未能趨于完整。對此，管理人員只能采取保密安全登記措施來降低檔案信息被泄露的可能性。而此方法，也在一定程度上令檔案共享變得極為不便，從而引發(fā)了檔案資料利用率被降低等弊端。

4）管理工作不夠完善。從現(xiàn)存狀況來看，辦公室檔案管理工作依然存在著較多的問題，而此類問題也不能全面歸置于辦公室工作的不完善。時(shí)代在飛速發(fā)展，職能部門在緊跟社會(huì)發(fā)展過程中，其革新管理技術(shù)上也需要一定的過渡。但部分辦公室管理工作者在對于檔案管理工作的態(tài)度上，皆認(rèn)為辦公室文書檔案管理工作體系頗為完善，不用再做其他的改變。而此種態(tài)度，則導(dǎo)致了不少檔案管理工作者在實(shí)際工作中皆遵循舊例，一板一眼。而此現(xiàn)象也致使了辦公室設(shè)備更新速度緩慢，無法真正引入新型信息技術(shù)理念對檔案管理工作進(jìn)行切實(shí)發(fā)展。

3 完善發(fā)展辦公室文書檔案管理途徑

1）提供文書管理信息化認(rèn)識。社會(huì)發(fā)展離不開信息化對其本身所產(chǎn)生的推動(dòng)力。而信息化也逐漸影響了社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展與進(jìn)步。其也是令辦公室文書檔案管理工作效率大增及其安全性能得到保障的一項(xiàng)重要技術(shù)方式。對此，檔案管理人員則應(yīng)對自身技術(shù)認(rèn)知進(jìn)行提升，更要對信息化的建設(shè)投入一定的人力、物力與資金。如此一來，檔案管理工作才能真正實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)字化。

2）加強(qiáng)辦公室人員職能培訓(xùn)。在文書檔案管理工作中，管理人員即為其工作中的核心。由此可得，管理人員技術(shù)水平優(yōu)良與否，則直接影響了檔案管理系統(tǒng)的整體發(fā)展。要想令檔案管理信息化建設(shè)能夠真正得到發(fā)展，相關(guān)人員則應(yīng)對檔案管理工作者的專業(yè)水平進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，令其理論水平及技術(shù)水平皆能得到相應(yīng)的保障。如此，信息化技術(shù)才能真正滲入到檔案管理工作中，才能有效協(xié)助檔案信息的整理與采集，從而對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行熟練的應(yīng)用，使檔案資料能夠信息化，令其能夠真正實(shí)現(xiàn)信息存檔與歸類的高度準(zhǔn)確。

3）創(chuàng)新辦公室文書檔案保障工作。辦公室文書檔案管理除了方便相應(yīng)人員查找外，也更是為了令單位信息安全得到一定的保障。對此，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)側(cè)重開展文書檔案的安全保障工作。針對此項(xiàng)工作，事業(yè)單位則可根據(jù)自身?xiàng)l件引入安全有效的安保系統(tǒng)，而安保系統(tǒng)也不僅只為了側(cè)重管理層面的創(chuàng)新，而是基于在整個(gè)辦公室文書檔案管理工作中，將其全面管理職能發(fā)揮到最大所設(shè)立。此外，除了安保系統(tǒng)的設(shè)立，相應(yīng)人員也應(yīng)針對文件檔案設(shè)置一定的儲存系統(tǒng)，令檔案信息能夠順利進(jìn)入檔案資料庫。如此一來，檔案資料的安全性與完整性便能得到相應(yīng)的保障，此外，檔案信息的保密系統(tǒng)與查詢系統(tǒng)也能得到切實(shí)的構(gòu)建，檔案信息的查詢功能也能變得更加的方便、快捷。

4）改善辦公室文書檔案管理方式。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，無疑會(huì)出現(xiàn)部分資料登記不完整等情形。而此類情況，則對辦公室文書檔案的安全造成了一定的威脅，也不能令辦公室的職能得到真正地發(fā)揮。對此，辦公室文書檔案在管理過程中，應(yīng)對其管理方式進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)變。首先，文書檔案的管理應(yīng)切實(shí)明確到各個(gè)負(fù)責(zé)人?？傮w而言，辦公室人員在進(jìn)行文書接收后，應(yīng)對文書檔案的整體收發(fā)流程進(jìn)行準(zhǔn)確的掌握與了解。更要對文書檔案的安全負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任。此外，相關(guān)管理人員在辦公室中也應(yīng)建立系統(tǒng)的分工體系，令辦公室人員能夠在工作中明確自身職責(zé)。而此方式，則能在一定程度上減少辦公室文書檔案管理出現(xiàn)問題的頻率，也能有效促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作正確邁入科學(xué)規(guī)范之路。

5）建立辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)。檢索系統(tǒng)能夠?qū)n案資料的管理進(jìn)行有效的安全保障，也能令檔案資料的查詢和歸檔更加方便。文檔檢索系統(tǒng)總體可區(qū)分為重要文檔與普通文檔兩類。普通文檔在設(shè)立檢索系統(tǒng)時(shí)，可僅建立關(guān)鍵人名稱、文檔名稱以及時(shí)間等基本條目。相應(yīng)人員在需查詢與使用時(shí)，僅需找到系統(tǒng)所顯示的編碼，便能夠有效的查詢到自己所需使用的資料檔案。而重要文檔檢索系統(tǒng)的設(shè)立，其除了需要建立紙質(zhì)文檔備份以外，還需對電子文件進(jìn)行備份與建立。由此可得，文書檔案檢索系統(tǒng)的設(shè)立，能夠有效地對文書檔案管理工作的查詢與使用功能進(jìn)行整體覆蓋，從而大大節(jié)省了使用人的時(shí)間，也同時(shí)方便了管理人員的工作。

6）定期清理過期文檔。在辦公室文檔中，并不是所有資料文檔都有用處，其中也包含著一些過期無效的檔案資料。這些無效文檔在剛產(chǎn)生時(shí)僅在短時(shí)間內(nèi)有效，而一旦超過期限，其便變成了一張廢紙，毫無用處。而若一直將無用文檔進(jìn)行保存，則無疑是在一定程度上浪費(fèi)辦公用品資源。此外，若過期文檔與未過期文檔進(jìn)行了混淆，那么文檔使用者在對文檔進(jìn)行查詢與借閱時(shí)便會(huì)受到一定的阻礙。對此，管理人員應(yīng)定期對辦公室已經(jīng)過期文檔進(jìn)行及時(shí)清理，如此一來，才能有效提高辦公室文檔管理工作的效率。而被清理的過期文檔，若為紙質(zhì)，相應(yīng)人員則可將其作為環(huán)保紙妥善利用。若為普通電子文檔，管理人員則可據(jù)其內(nèi)容對其進(jìn)行直接刪除或是直接壓縮到電子儲存設(shè)備中，并對貯存空間進(jìn)行清空，從而為新的有效電子文檔騰出空間。對于相對重要的文檔，雖其價(jià)值期限等皆較高較長。但仍不排除其會(huì)出現(xiàn)過期失效的情形。若一直對重要的已經(jīng)失效的文檔進(jìn)行循環(huán)保存，則不排除，其會(huì)產(chǎn)生一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)。對此，將失效過期的重要文檔進(jìn)行定期清理，能夠有效確保文檔的安全性。

7）建立監(jiān)督抽查制度。辦公室文檔管理工作從表面來看，僅為普通的行政工作內(nèi)容，但其卻對事業(yè)單位工作發(fā)展有著重要的影響。對此，管理人員應(yīng)對檔案管理工作給予高度的重視。并應(yīng)根據(jù)具體情況來設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督與抽查制度。相應(yīng)人員在進(jìn)行監(jiān)督與抽查工作時(shí)也可視文檔的重要程度進(jìn)行分類管理。對于普通文檔，管理人員可對其采取不定期抽查方式，并可結(jié)合其他有關(guān)工作同時(shí)進(jìn)行。如檔案使用者在對檔案進(jìn)行查閱時(shí)，管理人員則可在借閱文檔時(shí)，同時(shí)對檔案保管工作進(jìn)行檢查。若是重要文檔，管理人員則要對其進(jìn)行定期抽查監(jiān)督，制定以月或季為一個(gè)周期的抽查時(shí)段。并據(jù)最后抽查的結(jié)果來對管理人員進(jìn)行績效考核，從而推動(dòng)檔案管理工作的開展。

4 結(jié)束語

綜上所述，在如今科技不斷發(fā)展的社會(huì)之中。辦公室文書檔案管理工作內(nèi)容也不再僅為過去單一的分類匯總。信息化社會(huì)對文書檔案管理工作的要求越來越高。辦公室要想在短時(shí)間內(nèi)全面適應(yīng)信息社會(huì)的要求，顯然是有一定的困難。但管理工作者只要能夠抓住辦公室檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化中所出現(xiàn)的種種問題，并制定合適的方式對其問題進(jìn)行解決，那么辦公室檔案管理工作依然能夠得到巨大的發(fā)展與進(jìn)步。