陳 玥

（武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院，湖北 武漢 430200）

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)受到各個領(lǐng)域的廣泛關(guān)注。高校檔案管理是高校加強自我建設(shè)的重要組成部分，其信息資源的有效開發(fā)與合理利用作用明顯，能為檔案管理打開新思路。傳統(tǒng)的檔案管理方式受限于紙質(zhì)檔案，而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用有助于建立新的管理理念，也能為逐年增加的檔案資料提供管理辦法。高校檔案館應(yīng)設(shè)立目標(biāo)，力爭快速實現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，全面提高管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及改善過去傳統(tǒng)管理模式，推動高校檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)就是通過云存儲和虛擬化科技，對系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的一種高新技術(shù)，其通過底層的分布式數(shù)據(jù)庫，對信息進(jìn)行分布挖掘和處理，保證處理信息的海量、高速、多樣和真實[1]。大數(shù)據(jù)是一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)，是指在一定時間和空間內(nèi)利用一些工具和軟件采集的數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)是一種資產(chǎn)，利用大數(shù)據(jù)可以獲得足夠的信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，有助于為決策提供科學(xué)的信息和依據(jù)[2]。大數(shù)據(jù)通常是指數(shù)據(jù)量大且數(shù)據(jù)類型多樣的數(shù)據(jù)集，而處理這些數(shù)據(jù)需要用到分布式計算架構(gòu)，在以云計算為代表的技術(shù)創(chuàng)新下，原本很難被收集到的數(shù)據(jù)可以被收集和利用起來，轉(zhuǎn)換為有效資源，為人類創(chuàng)造更多價值。高校檔案信息是信息資源的重要組成部分，高校需要更充分地利用檔案信息，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r值的資源，這對學(xué)校發(fā)展以及檔案管理工作都會帶來積極意義，這也是大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。因此，高校需要充分利用檔案資源，并將此作為檔案信息化建設(shè)發(fā)展的一個方向。

2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，紙質(zhì)檔案的存儲和應(yīng)用越來越困難，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，檔案信息化建設(shè)應(yīng)運而生，在15年國務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》[3]，將檔案數(shù)字化作為了一項各機關(guān)事業(yè)單位必須實行的工作。國家對數(shù)字化檔案建設(shè)也進(jìn)行了很多有意義的探索，檔案管理也初步實現(xiàn)了數(shù)字化管理，為之后的檔案信息化建設(shè)打造了良好基礎(chǔ)。新的管理模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理大相徑庭，使檔案管理更科學(xué)、規(guī)范和有效，并能為檔案利用人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校檔案是對學(xué)?？蒲?、教學(xué)、黨政等各種活動的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發(fā)展和人才培養(yǎng)等多個方面，內(nèi)涵比較豐富，經(jīng)濟價值、歷史價值以及文化價值明顯，能夠?qū)W(xué)校整個發(fā)展過程系統(tǒng)呈現(xiàn)出來，也能使高校持續(xù)發(fā)展獲得歷史依據(jù)[4]。然而目前高校檔案管理中還存在很多問題，還未形成規(guī)范化、信息化的工作模式，管理仍然建立在傳統(tǒng)管理方法上，如果不及時采用有效措施改善檔案信息化工作，其未來發(fā)展必然會受到影響，因此，高校檔案管理工作應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下的先進(jìn)技術(shù)，改變管理模式，全面提高高校檔案管理工作質(zhì)量。

3 高校檔案信息建設(shè)中存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，高校檔案管理也紛紛搭建新的檔案管理平臺，然而在這一階段的發(fā)展中，存在一些值得關(guān)注的問題，本文列舉了三個典型問題，即檔案信息管理人員素質(zhì)有限、檔案信息開發(fā)與利用技術(shù)有限及紙質(zhì)及電子檔案管理尚未達(dá)到平衡，具體內(nèi)容如下：

3.1 檔案信息管理人員素質(zhì)有限

目前，高校檔案信息管理人員需要提升，在大數(shù)據(jù)背景下，信息化建設(shè)需要用到計算機能力，了解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用手段和方法。只了解傳統(tǒng)檔案專業(yè)知識或者只掌握計算機能力對于檔案管理人員來說都是不夠的。有的高校檔案管理人員是由非專業(yè)人員兼任的或者檔案管理人員不固定，這就導(dǎo)致檔案管理工作存在很多漏洞，甚至出現(xiàn)丟失或損壞的情況，嚴(yán)重影響檔案工作的正常開展。另一方面，檔案管理人員沒有意識到檔案信息化管理對于高校運行帶來的積極作用，簡單地將檔案管理理解為保存檔案資料，因此對于提升自身能力的動力不足，也不會投入時間學(xué)習(xí)更多的專業(yè)技能，這也導(dǎo)致目前檔案管理僅僅停留在檔案的保管與取用，無法拓展出更多的功能。

3.2 檔案信息開發(fā)與利用技術(shù)有限

現(xiàn)階段，高校對檔案信息化管理，主要采用儀器掃描錄入紙質(zhì)版本的方式。儀器掃描普遍存在辨識度不高，圖像不清晰的問題，這些問題在老舊的紙質(zhì)檔案掃描中尤為凸顯。高校檔案信息化不需求非常先進(jìn)的信息技術(shù)水平，但是也有一定要求，目前很多高校已經(jīng)建立了檔案系統(tǒng)或檔案管理平臺，但掃描文件存檔的方式還停留在將檔案電子化的層面，沒有將大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)融合進(jìn)來，還不能叫完成信息化建設(shè)發(fā)展過程。同時，高校對檔案信息化管理也需要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全的問題，可能出現(xiàn)的計算機病毒會對電子檔案產(chǎn)生巨大的影響，造成的安全威脅也不得不考慮，系統(tǒng)內(nèi)可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、泄露或者檔案系統(tǒng)崩潰無法正常使用，系統(tǒng)的損壞難以恢復(fù)，而重要數(shù)據(jù)的泄露造成的損失也無法估量。

3.3 紙質(zhì)及電子檔案管理尚未達(dá)到平衡

當(dāng)前檔案管理雖然已經(jīng)應(yīng)用了部分大數(shù)據(jù)的技術(shù)，但是仍然有一定局限性，其發(fā)揮作用的思路仍然是按照傳統(tǒng)的檔案管理辦法來的：首先對紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描然后存檔，然后通過系統(tǒng)上的檢索查找功能發(fā)揮其作用。然而，這其中也會產(chǎn)生步驟的冗余，比如，部分高校內(nèi)各個部門向檔案管理部門提交資料時，首先提交資料部門打印電子版文檔，提交檔案館紙質(zhì)版資料，檔案館再重新掃描紙質(zhì)版文檔形成電子版后進(jìn)行存檔。這種流程反而會造成不必要的資源浪費以及效率低下。那么紙質(zhì)與電子檔案的未來的平衡就需要慎重思考，信息化建設(shè)不意味著完全拋棄紙質(zhì)檔案。過度依賴信息技術(shù)，忽視紙質(zhì)檔案價值，或者過度重視紙質(zhì)檔案，忽視信息技術(shù)的利用都是不可取的。而高校檔案信息化過程中，往往忽視了對于檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃，在文件歸檔、檔案管理上還需要更多的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

4 大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息化發(fā)展的對策

根據(jù)上文描述的高校檔案信息化發(fā)展中存在的問題，為了能夠進(jìn)一步提升檔案管理水平，順應(yīng)大數(shù)據(jù)的時代發(fā)展趨勢，我們需要考慮針對上述問題的對策，

因此，本文提出了以下三個解決對策，即加強管理人員的檔案素養(yǎng)、完善檔案信息化管理及安全管理和轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念，具體如下：

4.1 加強管理人員的檔案素養(yǎng)

隨著信息化的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式勢必要順應(yīng)當(dāng)前趨勢，為了滿足目前更準(zhǔn)確、快速的管理檔案需求，高校檔案管理者也需要強化自身的職業(yè)素養(yǎng)。僅了解檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，鑒定方法等傳統(tǒng)的專業(yè)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要了解更多關(guān)于計算機、電子技術(shù)方面的內(nèi)容。這樣一來，在管理信息化之后的檔案時，能夠改變過去的傳統(tǒng)思路，面對檔案管理系統(tǒng)存在的問題時，能更容易發(fā)現(xiàn)其中的弊端，也能加深對信息化的了解，思考相應(yīng)的改善途徑。除了專業(yè)技能外，檔案管理人員應(yīng)同樣注重檔案管理思想的培養(yǎng)，只有管理人員自身重視檔案信息管理的重要性，才能更好地為檔案信息化建設(shè)提供有力保障。為了改變目前的狀態(tài)，高校檔案館需要采用不同的方法和手段去進(jìn)一步加強檔案信息化的培訓(xùn)和宣傳教育，改變檔案工作人員的管理模式比如，在平時的檔案信息管理中，通過組織檔案管理人員不定期的了解學(xué)習(xí)國內(nèi)、外高校的檔案信息化管理方法，根據(jù)所在高校存檔資料的實際情況，以科學(xué)的視角看待檔案信息化管理，并對系統(tǒng)進(jìn)行完善，制定長期性的規(guī)劃與管理機制。在此基礎(chǔ)上，存檔資料才能更好地被合理利用。

4.2 完善檔案信息化管理及安全管理

大數(shù)據(jù)應(yīng)用于高校檔案還處于比較新的層面，完善檔案的信息化管理不可能一蹴而就，而是需要成熟的信息化管理技術(shù)、適用于高校檔案館的館藏特點、有信息素養(yǎng)的檔案管理人員和資金的支持等多種條件。高校檔案館館藏特點是功能簡單、結(jié)構(gòu)單一，高校檔案的利用者主要是在校學(xué)生、畢業(yè)生以及教職工，而高校檔案館利用大數(shù)據(jù)也是為了更好地服務(wù)于上述群體。完善檔案信息化管理技術(shù)不是一味引入先進(jìn)、高新的信息化管理，而是在適用于高校檔案管理的特點下，進(jìn)一步提高信息化管理技術(shù)，確保館藏資源分類更合理、利用更便捷、查找更準(zhǔn)確完整。同時，完善高校檔案信息化管理技術(shù)后，也要注意完善檔案的安全管理，可以通過設(shè)立防火墻、數(shù)據(jù)加密、建立雙備份機制、物理隔離等手段，加強檔案的安全管理，保障檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全。

4.3 轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念

高校檔案管理工作部門必須更新管理理念，塑造自身形成與檔案信息化管理相適應(yīng)的管理理念[5]。轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念，一方面需要不斷探索新的管理模式，檔案信息化是有助于高效保存及檢索信息資源的，處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，制定具體的符合大數(shù)據(jù)時代的檔案保存規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，重視紙質(zhì)檔案的保存價值，同時完成向電子化的逐步過渡。在此之上，檔案管理人員也不應(yīng)只局限于檔案的保管與查詢，而是應(yīng)該更進(jìn)一步，利用信息化技術(shù)挖掘檔案的內(nèi)在價值，讓檔案的管理成果能夠可視化，更直接的體現(xiàn)出來。另一方面，大數(shù)據(jù)時代，高校檔案人員需要有效利用檔案信息化的管理工具，減少過去檔案管理中的重復(fù)勞動和時間浪費。同時，也可以考慮做好與其它部門的部分信息共享，設(shè)定好各個部門的訪問權(quán)限，這樣一來，其它部門在利用系統(tǒng)中的檔案信息時，通過計算機網(wǎng)絡(luò)的平臺優(yōu)勢，可以更直接快速的按照自己需求搜索資料，避免資源浪費，也更有助于高校檔案信息化管理。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各種信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源的保管和獲取也在不斷地改變，高校檔案信息化的趨勢不可避免，然而根據(jù)目前高校信息化的現(xiàn)狀，檔案信息資源管理工作存在一些挑戰(zhàn)。本文分析了當(dāng)前存在的一些發(fā)展問題，并針對上述問題提出了若干合理有效地應(yīng)對策略，即加強管理人員的檔案素養(yǎng)、完善檔案信息化管理及安全管理和轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念，以期為未來檔案信息化管理提供新的思路。